Penyimpanan arsip merupakan bagian dari pengelolaan kearsipan. Terdapat beberapa asas dalam pengelolaan kearsipan. Asas pengelolaan surat/arsip adalah penentuan kebijakan pengorganisasian kegiatan pengelolaan surat secara baku pada suatu instansi. Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah, warkat) dibuat atau diterima oleh suatu organisasi perusahaan sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi), dan dimusnahkan. Oleh karena itu, di dalam kearsipan terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, penemuan kembali, dan penyusutan arsip.

Untuk keperluan pengelolaan arsip, ada beberapa pilihan asas pengelolaan arsip yang dapat diterapkan sesuai dengan tipe organisasi perusahaan yang bersangkutan, antara lain sebagai berikut:

  1. Asas Sentralisasi
  2. Asas Desentralisasi
  3. Asas Desentralisasi Terkendali (Gabungan)