Asas sentralisasi adalah pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip, baik surat Masuk maupun surat keluar, sepenuhnya dibebankan dan dipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu organisasi yang disebut unit kearsipan. Jadi dengan kata lain unit kearsipan adalah satuan kerja yang kegiatan pokoknya meliputi pengendalian
dan pengurusan surat/arsip. Sedangkan unit kerja adalah satuan kerja tertentu yang menangani suatu bidang dalam suatu organisasi.

Dengan asas sentralisasi ini, maka:
1) Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan serta pengendalian dan penyimpanan surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kearsipan,
2) Surat masuk yang diterima oleh unit pengolah harus disampaikan terlebih dahulu kepada unit kearsipan dan baru boleh diterima oleh unit pengolah setelah dilakukan pencatatan oleh unit kearsipan sesuai dengan tugasnya,
3) Penggunaan sarana pencatatan sudah lebih efisien, baik kartu kendali maupun lembar pengantar, karena cukup dengan rangkap dua.


Asas ini akan berjalan dengan baik dan lancar apabila memenuhi kriteria sebagai berikut.
1) Organisasi masih kecil dan telah memiliki program manajemen kearsipan yang mantap.
2) Adanya jaminan kerahasiaan arsip, khususnya yang terkait dengan kebijakan arsip rahasia, termasuk arsip personil. Seringkali konsep sentralisasi ditolak oleh para pengguna karena khawatir kerahasiaan informasi tidak terjamin, khusunya yang terkait dengan arsip kepegawaian dan keuangan.
3) Kondisi lingkungan gedung tidak terpisah-pisah (saling berdekatan).
4) Adapun keuntungan asas sentralisasi, antara lain sebagai berikut:
5) Adanya keseragaman sistem dan prosedur.
6) Arsip hilang atau kesalahan penyimpanan kecil sekali terjadi, karena arsip dikelola oleh tenaga-tenaga yang telah dipersiapkan untuk tugas pengelolaan arsip (tenaga professional).
7) Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali karena akan segera diketahui apakah arsip yang bersangkutan merupakan duplikasi atau bukan.
8) Penggunaan ruangan dan peralatan lebih efisien dan efektif.
9) Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancer. Secara terprogram akan dapat dilakukan pemusnahan atau pemindahan ke arsip inaktif.
10) Pengawasan lebih mudah.


Selain keuntungan, asas sentralisasi juga memiliki kelemahan, antara lain sebagai berikut.
1) Keseragaman asa belum tentu cocok untuk semua unit kerja.
2) Bagi organisasi kantor yang bagian-bagiannya tidak berada dalam satu kompleks dan terpencar-pencar di beberapa tempat, maka pelaksanaan asas sentralisasi kurang tepat karena pekerjaan menjadi lebih lambat.
3) Petugas kearsipan belum tentu paham dengan permasalahan-permasalahan unit kerja, sehingga dapat terjadi salah persepsi dalam menilai sebuah arsip.
4) Kemungkinan arsip tidak dapat ditemukan besar karena arsip hilang atau terselip