Asas desentralisasi adalah pengendalian kegiatan pengelolaan surat/arsip, baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanaan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Masing-masing unit kerja dalam organisasi melaksanakan dan mempertanggungjawabkan pengelolaan surat/arsipnya, dari penerimaan,
pencatatan, sampai dengan pengiriman surat.

Dengan asas desentralisasi ini, maka:
1) Pengelolaan, pengarahan, dan pengendalian surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengolah,
2) Fungsi dan wewenang unit kearsipan terbatas pada penerimaan dan pengelolaan, serta penyimpanan arsip inaktif,
3) Penggunaan sarana pencatatan surat, baik kartu kendali maupun lembar pengantar.

Adapun keuntungan asas desentralisasi, antara lain sebagai berikut.
1) Unit kerja dapat menerapkan asas pengelolaan kearsipan yang sesuai dengan bidang pekerjaan,
2) Proses kerja lebih lancar sehingga arsip dapat ditemukan dengan cepat.
3) Penetapan nilai guna arsip lebih tepat.
4) Setiap karyawan akan lebih berkembang pengetahuannya tentang kearsipan.


Selain keuntungan, asas desentralisasi juga memiliki kelemahan, antara lain sebagai berikut.
1) Kemungkinan terjadinya ketidakseragaman asas dan prosedur, termasuk peralatan, akan semakin besar.
2) Kemungkinan banyak arsip yang sama disimpan pada tiap unit kerja.
3) Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan tata kearsipan, khususnya pelaksanaan penataan berkas. Penataan berjas pada unit kerja seringkali tidak diperhatikan, karena kegiatan ini dianggap kegiatan yang kurang penting, sehingga mendapat prioritas terakhir. Akibatnya, arsip seringkali tidak terorganisir secara baik bahkan cenderung kacau.
4) Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikut, sehingga pertumbuhan arsip semakin meningkat memenuhi ruang kerja. Pemusnahan arsip dilaksanakan tidak melalui ketentuan yang berlaku, seringkali terjadi pemusnahan arsip dilaksanakan tidak melalui ketentuan yang berlaku, seringkal iterjadi pemusnahan terhadap arsip yang selayaknya dipertahankan. Seingga tidak jarang organisasi kehilangan bahan bukti.
5) Petugas kearsipan di unit-unit kerja kurang memiliki pengetahuan dan keterampilan di bidang kearsian. Hal ini disebabkan pekerjaan kearsipan dianggap bukan pekerjaan pokok mereka.