Hari kedua verifikasi lapangan, Rabu (15/6) dimulai dengan pemeriksaan dokumen-dokumen yang harus ada dalam sebuah Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT). Seperti yang selalu disampaikan oleh Kepala Arsip Universitas, Dr. Budi Santoso, M.Si., “jangan mengatakan ada terkait dokumen yang harus dilengkapi dalam pengawasan ini tapi mana buktinya”. Makna dari kata tersebut adalah jangan hanya sekedar ucapan untuk meyakinkan melainkan berikan bukti dari hasil pekerjaan yang sudah dilakukan.
Para pengawas melakukan verifikasi lapangan langsung dengan memeriksa seluruh bukti dukung yang dipersyaratkan harus ada untuk penilaian. Tidak hanya memeriksa berkas saja, pengawas juga menilai sarana dan prasarana yang masuk juga ke dalam kategori penilaian. Tempat yang pertama dikunjungi adalah record center. Pengawas melakukan pemeriksaan kelengkapan sarana yang harus menunjang dalam sebuah record center, begitupun dengan ruangan-ruangan yang harus ada dalam kegiatan pengelolaan arsip dinamis.
Setelah selesai mengunjungi record center, para pengawas beranjak untuk mengunjungi depot arsip. Sama halnya dengan record center, di depot arsip juga dilaksanakan penilaian terkait ketersediaan ruangan dan peralatan yang harus menunjang untuk pengelolaan arsip statis. Alhamdulillah, berkat adanya rekomendasi dan arahan dari tim pengawas, secara bertahap Arsip Universitas dapat melengkapi kebutuhan demi menunjang pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis. (Santi Nurjanah)