Pengelolaan arsip aktif adalah proses pengendalian arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus pada unit kerja secara efisien, efektif, dan sitematis meliputi penerimaan, pembuatan, pendistribusian, pemberkasan, dan pelayanan arsip.

Pembinaan kearsipan adalah upaya peningkatan kualitas penyelennggaraan kearsipan meliputi koordinasi penyelenggaraan, pemberian bimbingan, supervisi dan konsultasi pelaksanaan, sosialisasi, pendidikan dan pelatihan, perencanaan, pemantauan, dan evaluasi kearsipan terhadap unit kerja di lingkungan UPI.

Pengelolaan Arsip Dinamis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, penyusutan arsip, program arsip vital, serta program arsip terjaga.