Arsip Jadi Garda Depan Penguatan ZI dan Akreditasi, Kampus UPI di Serang Perkuat Tata Kelola Kearsipan
Serang, 26 Agustus 2026 — Arsip bukan sekadar dokumen yang disimpan, tetapi menjadi rekam jejak yang menjaga keberlangsungan organisasi, memperkuat akuntabilitas, serta menjadi bukti penting dalam pemenuhan Zona Integritas (ZI) dan akreditasi. Pemahaman tersebut menjadi salah satu pesan utama dalam Workshop Pembinaan dan Pengelolaan Kearsipan Internal di Kampus UPI di Serang yang dilaksanakan selama tiga hari. Kegiatan ini menjadi forum strategis bagi pimpinan, pengelola arsip, dan unsur terkait untuk memperkuat pemahaman sekaligus mendorong tata kelola kearsipan yang lebih tertib, terarah, dan berkelanjutan.
Pada pembahasan hari pertama, peserta menyoroti pentingnya pengelolaan arsip sebagai bagian integral dari pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Sejumlah persoalan turut dibahas, terutama mengenai kesesuaian pembuatan surat dengan Tata Naskah Dinas (TND) serta kebutuhan penetapan surat tugas atau surat keputusan bagi pengelola arsip. Keberadaan dasar penugasan tersebut dinilai penting untuk memberikan kejelasan kewenangan dan tanggung jawab, sekaligus menjadi legacy bagi program studi dalam menjaga serta mengamankan arsip yang tercipta dari kegiatan pimpinan, dosen, maupun unsur lainnya di lingkungan unit kerja.
Penguatan peran pengelola arsip selanjutnya diarahkan melalui integrasi kegiatan kearsipan ke dalam Perjanjian Kinerja (PK) dan Rencana Kinerja Individu (RKI). Langkah ini diharapkan dapat memberikan kejelasan bahwa pengelolaan arsip merupakan bagian dari pelaksanaan kinerja staf program studi maupun seksi terkait. Dalam pembahasan tersebut, Dr. Yulianti Fitriani, S.Pd., M.Sn., selaku Wakil Direktur Bidang Sumber Daya dan Kemitraan, menekankan pentingnya sinergi antara Tim ZI dan tim kearsipan yang saat ini berjalan secara paralel dalam penguatan layanan dan penerapan SOP. Menurutnya, kekompakan dan kerja kolektif menjadi modal penting agar proses pembenahan dapat terus berjalan dan menghasilkan kemajuan yang berkelanjutan.
Workshop juga membahas kejelasan tugas, kewenangan, serta mekanisme pengelolaan arsip pada masing-masing unit kerja. Dalam pengelolaan arsip pada program studi dan Kasi Akmawa, Kasi Adum sebagai penanggung jawab UK II memiliki tanggung jawab dan kewenangan dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan. Untuk memperkuat koordinasi dan efektivitas pelaksanaan tugas, peserta didorong untuk menetapkan struktur organisasi pengelolaan arsip di setiap unit kerja. Kejelasan struktur tersebut diharapkan mampu mempertegas pembagian tugas, memperkuat koordinasi, serta mengoptimalkan pembinaan dan pengelolaan arsip di lingkungan Kampus UPI di Serang.
Memasuki hari kedua, kegiatan dibuka oleh Dr. Iik Nurulpaik, S.Pd., M.Pd., M.A.P., selaku Wakil Direktur Bidang Pendidikan, Kemahasiswaan, dan Penjaminan Mutu. Dalam sambutannya, beliau menegaskan bahwa arsip merupakan jantung dalam kehidupan organisasi. Kesadaran mengenai pentingnya arsip, menurutnya, semakin berkembang dalam beberapa tahun terakhir. Arsip tidak lagi dipandang sebagai dokumen yang hanya disimpan, melainkan sebagai sumber informasi, bukti pelaksanaan kegiatan, serta instrumen penting dalam mendukung keberlangsungan, pengendalian, dan akuntabilitas organisasi.
Selanjutnya, Prof. Dr. Supriadi, M.Pd., selaku Direktur Kampus UPI di Serang, menyampaikan arahan strategis mengenai penguatan kearsipan sebagai bagian dari tata kelola institusi. Beliau menekankan pentingnya kearsipan untuk dapat terintegrasi dalam Indikator Kinerja Kunci (IKK) UPI, sehingga pengelolaan arsip memiliki nilai dan indikator kinerja yang jelas. Perhatian juga diberikan terhadap pengelolaan arsip aset, khususnya dokumen legal seperti sertifikat dan Izin Mendirikan Bangunan (IMB). Rencana pemanfaatan gedung lama sebagai ruang penyimpanan arsip menjadi salah satu langkah strategis yang diharapkan dapat mendukung penataan arsip secara lebih teratur sekaligus memperkuat perlindungan terhadap dokumen aset institusi.
Pada sesi evaluasi, disampaikan hasil Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2025 serta arah pelaksanaan pengawasan tahun 2026. Arsip Universitas UPI kembali menegaskan jargon “Arsip Tertata, UPI Terjaga” sebagai semangat dalam membangun penyelenggaraan kearsipan yang tertib dan berkelanjutan. Verifikasi lapangan direncanakan dilaksanakan pada September 2026 untuk memastikan kesesuaian hasil penilaian mandiri unit kerja. Berdasarkan evaluasi yang disampaikan, Kampus UPI di Serang dinilai memiliki potensi untuk menjadi salah satu unit dengan pengelolaan arsip terbaik dan didorong untuk menargetkan posisi lima besar.
Pembahasan kemudian berkembang pada berbagai persoalan teknis yang dihadapi unit kerja, mulai dari pemanfaatan ruang penyimpanan arsip, pembagian peran antara pengelola arsip UK II dan UP, hingga konsistensi penerapan SOP dalam kegiatan persuratan. Peserta juga mendiskusikan pengelolaan surat melalui aplikasi Sinergi, termasuk pemanfaatan fasilitas log untuk memantau surat yang telah ditandatangani serta mekanisme tindak lanjut terhadap surat yang tidak memerlukan disposisi. Dalam kaitannya dengan akreditasi, penataan arsip ditekankan harus dilakukan sejak awal dan tetap menjadi perhatian ketika terjadi perpindahan atau migrasi arsip agar tidak terjadi kehilangan, kerusakan, maupun terputusnya konteks informasi yang terkandung di dalamnya.
Aspek pengelolaan arsip elektronik turut menjadi bagian penting dalam diskusi, khususnya terkait penggunaan tanda tangan elektronik, pengelolaan surat pernyataan, serta penanganan arsip yang bersifat rahasia. Penggunaan tanda tangan elektronik perlu disesuaikan dengan mekanisme penciptaan dokumen dan ketentuan yang berlaku, sementara dokumen konvensional tetap dikelola sesuai mekanisme penciptaannya. Pembahasan juga mencakup kondisi ketika seorang staf menjalankan lebih dari satu fungsi, sehingga pengelolaan arsip perlu disesuaikan dengan fungsi dan tanggung jawab yang melekat pada tugas tersebut dengan tetap memperhatikan keamanan serta kewenangan akses. Dalam pengelolaan arsip Klinik, keterbatasan sumber daya manusia dan pengalaman kehilangan arsip menjadi perhatian yang perlu ditindaklanjuti melalui koordinasi dengan Seksi Adum, khususnya dalam pengelolaan persuratan dan penerimaan surat dari pihak eksternal.
Sementara itu, Asep Mulyana, S.A.P., M.Pd., selaku Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Arsip Universitas UPI, menegaskan bahwa penyelenggaraan kearsipan merupakan tanggung jawab bersama seluruh unsur organisasi, bukan hanya arsiparis maupun pengelola arsip. Penguatan kearsipan perlu didukung oleh kepatuhan terhadap ketentuan, penerapan SOP secara konsisten, penataan arsip aset, serta pemberkasan yang lengkap dan mudah ditemukan kembali. Melalui pembinaan dan pengawasan yang dilakukan secara berkelanjutan, Kampus UPI di Serang diharapkan mampu menjadikan kearsipan sebagai bagian strategis dalam peningkatan kualitas layanan, penguatan akuntabilitas, pemenuhan akreditasi, pembangunan Zona Integritas, serta perlindungan aset institusi. Upaya tersebut sekaligus memperkuat komitmen bersama untuk mewujudkan semangat(Agus Tiawan)
“Arsip Tertata, UPI Terjaga.”
Kembali