BANDUNG – Tim Pengawas Kearsipan Internal UPI, mengunjungi Fakultas Pendidikan Ekonomi dan Bisnis (FPEB) Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) untuk melaksanakan Verifikasi Lapangan dalam rangka Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2026. Kegiatan ini dibuka oleh Wakil Dekan Bidang Sumber Daya dan Umum FPEB, Dr. Toni Heryana, S.Pd., M.M., CRA., CRP., didampingi Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Kemitraan, Dr. Yana Setiawan, S.Pd., M.M., serta dihadiri pimpinan program studi, kepala seksi, dan tenaga kependidikan pengelola arsip di lingkungan FPEB.
Dalam sambutannya, Dr. Toni Heryana menyampaikan terima kasih dan apresiasi atas pendampingan yang dilakukan tim pembinaan Arsip Universitas, dan terhadap tim pengelola arsip atas terlaksananya pemenuhan intrumen pengawasan kearsipan internal dengan baik. Ia menegaskan bahwa verifikasi lapangan merupakan bagian penting dari proses pengawasan yang berkelanjutan guna meningkatkan kualitas tata kelola arsip di lingkungan universitas. Menurutnya, keberhasilan yang dicapai FPEB tidak terlepas dari komitmen dan kerja sama seluruh pimpinan unit kerja serta tenaga kependidikan yang terlibat dalam pengelolaan arsip.
Pada sesi pemaparan hasil verifikasi sementara, Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan UPI, Asep Mulyana, S.A.P., M.Pd., mengungkapkan bahwa hasil desk evaluation FPEB menunjukkan peningkatan yang signifikan dibandingkan periode sebelumnya. Meskipun masih terdapat beberapa aspek yang perlu disempurnakan untuk mencapai nilai maksimal, capaian tersebut dinilai sangat baik karena menunjukkan pemerataan kualitas pengelolaan arsip di seluruh unit kerja. Ia menambahkan bahwa FPEB mampu meraih hasil yang membanggakan meskipun belum memiliki arsiparis khusus, yang mencerminkan tingginya kesadaran dan komitmen bersama dalam pengelolaan arsip.
Lebih lanjut Asep menekankan pentingnya pengelolaan arsip sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA). Ia mengingatkan agar arsip yang telah memasuki masa inaktif segera diserahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan fakultas maupun Arsip Universitas. Langkah tersebut diperlukan untuk mengurangi penumpukan dokumen di ruang penyimpanan program studi sekaligus memastikan pengelolaan arsip berjalan sesuai ketentuan yang berlaku.
Selain itu, Asep menegaskan bahwa proses pemindahan arsip harus disertai dengan penyusunan daftar arsip dan berita acara serah terima guna menjamin akuntabilitas pengelolaan arsip. Ia juga menyoroti masih adanya beberapa unit yang belum melengkapi daftar arsip aktif serta instrumen kearsipan lainnya. Tim pengawasan akan melakukan pengecekan lanjutan terhadap dokumen yang belum terdokumentasi secara lengkap. Di samping itu, seluruh unit diharapkan menggunakan format agenda surat masuk dan surat keluar yang telah ditetapkan Arsip Universitas agar proses pencatatan, pelacakan, dan pengawasan arsip dapat dilakukan secara lebih efektif dan seragam.
Berdasarkan hasil penilaian sementara Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2026, FPEB menunjukkan adanya peningkatan dibandingkan hasil pengawasan sebelumnya. Capaian tersebut menjadi indikator positif meningkatnya kesadaran dan komitmen seluruh unit kerja dalam menerapkan tata kelola arsip yang baik. Menutup pemaparannya, Asep Mulyana memberikan apresiasi kepada pimpinan FPEB dan seluruh pengelola arsip, serta berharap seluruh rekomendasi hasil verifikasi lapangan dapat segera ditindaklanjuti untuk mewujudkan pengelolaan arsip yang semakin tertib, akuntabel, dan sesuai standar kearsipan yang berlaku.(Agus Tiawan)
