Arsip Universitas Gelar Verifikasi Lapangan: Fakultas Kedokteran UPI Siap Menuju Pengawasan Kearsipan Eksternal
Bandung, 3 Juni 2026 – Arsip Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) resmi menggelar kegiatan verifikasi lapangan dalam rangka pengawasan kearsipan internal di Fakultas Kedokteran (FK). Agenda krusial yang berlangsung di lingkungan FK ini dihadiri langsung oleh jajaran pimpinan fakultas, para kepala seksi, serta seluruh pengelola arsip. Melalui momentum ini, FK UPI menegaskan kesiapannya untuk melangkah lebih jauh menuju ajang pengawasan kearsipan tingkat eksternal dengan persiapan yang matang dan terukur.
Dalam sambutannya, Wakil Dekan Bidang Sumber Daya dan Umum FK UPI, Dr. dr. Lucky Angkawidjaja Roring, M.Pd, AIFO., menyampaikan rasa syukur atas kesempatan silaturahmi ini sekaligus menegaskan bahwa verifikasi lapangan merupakan kelanjutan dari rangkaian panjang proses pengawasan yang telah berjalan secara bertahap. Proses tersebut dimulai dari tahap sosialisasi pelaksanaan pengawasan kearsipan internal, pendampingan, workshop pengisian instrumen, pengisian mandiri, hingga tahap desk evaluation. Langkah berlapis ini sengaja dipersiapkan demi menghadapi pengawasan eksternal dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dengan target mempertahankan predikat AA yang diraih pada penilaian mandiri sebelumnya.
Lebih lanjut, Dr. Lucky memaparkan bahwa penilaian kearsipan ini memadukan kontribusi nilai pengawasan internal sebesar 40% dan pengelolaan arsip statis di tingkat universitas sebesar 60%. Kerja keras jajaran FK UPI di bawah komando Dekan dan para Kepala Seksi (Kasi) terbukti membuahkan hasil luar biasa, di mana nilai sementara desk evaluation fakultas melonjak tajam sebanyak 10 poin, dari angka 60-an menjadi 73,85. Dr. Lucky mengapresiasi tinggi keseriusan komunikasi dan kerja terstruktur tim kearsipan FK, serta menyatakan optimismenya bahwa usaha yang solid ini akan menjadi modal kuat untuk mempertahankan predikat terbaik di tingkat universitas.
Pada kesempatan yang sama, Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan, Asep Mulyana, S.A.P., M.Pd., memberikan pemaparan komprehensif mengenai strategi mendongkrak komponen nilai kearsipan statis yang berbobot 60% tersebut. Beliau menekankan pentingnya bagi setiap unit untuk meraih predikat AA guna mengantisipasi celah perbedaan persepsi dengan tim asesor eksternal nantinya. Asep mengkhawatirkan jika porsi pengawasan internal (40%) tidak dioptimalkan secara maksimal, maka hasil pengawasan eksternal secara agregat dikhawatirkan tidak akan berbanding lurus dengan hasil akreditasi institusi yang diharapkan.
Guna mengatasi kendala nilai kearsipan fakultas di lingkungan universitas yang sebagian besar masih tertahan di kategori B dan CC, pihak kearsipan telah melakukan langkah perbaikan besar-besaran dengan memformulasikan instrumen penilaian agar lebih mudah dipahami oleh para auditee. Tim pengawas bahkan menyediakan link khusus yang berisi format rujukan instrumen terperinci hingga ke sub-item, seperti contoh format nota dinas yang benar. Dalam proses evaluasi tersebut, Asep juga menyoroti fenomena unik mengenai dinamika kepatuhan dan pemahaman unit kerja, di mana kepatuhan tinggi dalam menyediakan berkas sesuai arahan terbukti berhasil mengantarkan salah satu unit meraih peringkat kedua sebagai Unit Pengelola (UP) terbaik.
Puncak apresiasi dalam verifikasi lapangan ini diarahkan pada capaian fantastis Seksi Administrasi Umum (Adum) FK UPI yang mencatatkan nilai luar biasa di atas 90 berdasarkan hasil desk evaluation sementara. Keberhasilan mencolok ini sontak memicu rasa penasaran di tingkat universitas mengenai bagaimana fakultas yang tergolong baru seperti FK mampu mengelola kearsipan jauh lebih unggul dibandingkan fakultas-fakultas lain yang lebih senior. Menanggapi hal tersebut, Asep Mulyana menegaskan bahwa arahan pembinaan di seluruh fakultas adalah sama tanpa ada pembedaan, dan berharap verifikasi lapangan ini dapat memvalidasi capaian FK secara riil untuk resmi menjadi rujukan atau role model kearsipan di lingkungan universitas.(Agus Tiawan)