Arsip Universitas Hadirkan Bimtek Pengelolaan Dokumen untuk Tingkatkan Akuntabilitas dan Transparansi
Sumedang, 12 Desember 2024 – Kampus Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) di Sumedang sukses menggelar Bimbingan Teknis (Bimtek) mengenai pengelolaan dokumen sebagai bukti akuntabilitas. Kegiatan yang berlangsung selama dua hari, mulai 11 hingga 12 Desember 2024, ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman dan keterampilan staf pengelola dokumen di lingkungan Kampus UPI di Sumedang dalam menjaga akuntabilitas dan transparansi pengelolaan arsip.
Bertempat di Ruang Rapat Prodi PGSD, kegiatan ini dihadiri oleh seluruh pimpinan dan staf yang bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen di Kampus UPI di Sumedang. Inisiatif ini diprakarsai oleh Arsip Universitas UPI melalui Seksi Pembinaan Pengelolaan Arsip Dinamis (PPAD) yang dipimpin oleh Asep Mulyana di bawah arahan Kepala Arsip Universitas (Dr. Rasto, M.Pd). Asep menjelaskan pentingnya pengelolaan arsip yang efektif dalam mendukung tata kelola organisasi yang akuntabel dan profesional.
Menurut Asep, pengelolaan dokumen bukan hanya sebatas tugas administratif, tetapi juga merupakan bagian penting dalam mendukung proses pengambilan keputusan berbasis bukti (Evidence-Based Decision Making/EBDM). Setiap kegiatan yang dilakukan dalam organisasi, baik akademik maupun non-akademik, selalu menghasilkan dokumen yang menjadi bukti akuntabilitas, yang jika dikelola dengan baik dapat mendukung keberhasilan institusi.
Materi yang disampaikan dalam kegiatan Bimtek ini mencakup konsep dokumen sebagai bukti akuntabilitas, serta cara mengidentifikasi dan mengelola dokumen dengan baik, berbasis pada proses bisnis dan struktur organisasi yang ada di UPI. Salah satu materi yang disorot adalah pentingnya pemahaman tentang dokumen sebagai alat yang merepresentasikan tanggung jawab institusi, dan bagaimana setiap unit kerja dapat berperan dalam pengelolaan dokumen sesuai dengan standar yang berlaku.
Selain teori, peserta juga mendapatkan kesempatan untuk berpraktik langsung dalam 12 tahapan pengelolaan dokumen, mulai dari penciptaan dokumen hingga penyusutan. Kegiatan praktik ini bertujuan agar peserta memahami secara langsung bagaimana cara mengelola dokumen dalam rangka mendukung akuntabilitas setiap kegiatan yang dilakukan.
Di hari kedua, kegiatan dilanjutkan dengan pembagian peserta menjadi tiga kelompok untuk mempraktikkan pengelolaan dokumen. Setiap kelompok diberi tugas untuk menjalankan tahapan pengelolaan arsip sesuai dengan tugas pokok masing-masing unit kerja. Kegiatan ini diakhiri dengan kunjungan langsung ke beberapa prodi dan seksi di Kampus UPI Sumedang untuk melihat implementasi pengelolaan arsip di lapangan.
Direktur Kampus UPI Sumedang, Prof. Dr. Yuda Munajat Saputra, M.Ed, dalam sambutannya menyampaikan apresiasi atas kegiatan Bimtek ini dan berkomitmen untuk mendukung pengelolaan arsip yang lebih baik di Kampus UPI Sumedang. Ia berharap kegiatan ini dapat meningkatkan kualitas pengelolaan dokumen dan arsip di lingkungan kampus, serta memberikan dampak positif bagi pengambilan keputusan yang berbasis bukti.
Kepala seksi Administrasi Umum dan Sumberdaya Kampus UPI di Sumedang, sebagai salah satu peserta kegiatan mengatakan bahwa, kegiatan ini sangat bermanfaat dan nantinya akan sangat membantu pada saat adanya akreditasi prodi, dimana dokumen akan lebih terberkaskan dengan baik, sehingga akan memudahkan dalam menemukan kembali dokumen-dokumen pada saat diminta atau ditanyakan asesor akreditasi.
Komentar lain disampaikan juga oleh peserta yang kebetulan sehari-harinya bertugas sebagai pengelola kearsipan di Unit Kearsipan II, ia mengatakan bahwa banyak hal-hal yang baru tahu dan baru didapatkan pada saat kegiatan ini, sehingga akan lebih memudahkan dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari.
Melalui Bimtek ini, diharapkan seluruh unit kerja di Kampus UPI di Sumedang semakin memahami pentingnya pengelolaan dokumen yang baik sebagai bagian dari akuntabilitas organisasi. Dengan pengelolaan arsip yang efektif, diharapkan UPI dapat mencapai standar tata kelola yang tinggi, serta memperkuat kepercayaan publik terhadap institusi [Penulis Asep Mulyana]
Kembali