Tim Pengawas Kearsipan Internal UPI Lakukan Verifikasi Lapangan di FPMIPA
Bandung — Tim Pengawas Kearsipan Internal UPI menggelar kegiatan verifikasi lapangan di Fakultas Pendidikan Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FPMIPA) Kegiatan ini dibuka secara langsung oleh Wakil Dekan Bidang Sumberdaya dan Umum FPMIPA, Prof. Dr. Dadi Rusdiana, M.Si., dihadiri oleh segenap tim kearsipan dari seluruh program studi dan unit fakultas di lingkungan FPMIPA.
Dalam sambutannya, Prof. Dadi Rusdiana menegaskan bahwa kegiatan verifikasi lapangan ini akan menghasilkan tingkatan kesiapan FPMIPA dalam menghadapi penilaian kearsipan eksternal yang akan datang. Melalui verifikasi ini, fakultas dapat memperoleh Gambaran secara utuh pengelolaan arsip FPMIPA baik dalam bentuk dokumen fisik maupun digital. "Mudah-mudahan melalui kegiatan hari ini, kita bisa mengetahui berbagai hal terkait kesiapan dan kelengkapan berkas sebagi bukti pengelolaan arsip kita. Dengan begitu, kita memiliki gambaran yang jelas untuk menghadapi pengawasan eksternal nanti," ungkapnya.
Mengingat jadwal monev eksternal yang akan dilaksanakan pada 23 hingga 26 Juni mendatang, Prof. Dadi mengingatkan bahwa waktu persiapan yang tersisa relatif singkat. Ia menginstruksikan seluruh jajaran tim kearsipan di program studi dan unit kerja untuk mencatat secara cermat setiap rekomendasi dari tim pengawas kearsipan UPI. "Mohon dicatat hal-hal yang memang perlu diperbaiki, ditambahkan, atau ditingkatkan. Segala temuan harus segera ditindaklanjuti dan dilengkapi sebelum kegiatan monev eksternal dimulai," tegasnya. Di akhir sambutan, Prof. Dadi secara resmi membuka kegiatan dengan mengucapkan basmalah.
Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan UPI, Asep Mulyana, menyampaikan apresiasi atas kerja keras dan progres yang ditunjukkan oleh para pengelola arsip FPMIPA. Ia menjelaskan bahwa pengawasan kearsipan internal memiliki peran strategis karena menjadi objek penilaian dengan bobot hingga 40% pada instrumen pengawasan kearsipan eksternal, sementara 60% bobot penilaian pengelolaan arsip statis di LKPT. Berdasarkan kalkulasi tim, target untuk meraih nilai dengan predikat tertinggi (AA) diyakini dapat tercapai. "Kami berharap nilai kearsipan FPMIPA tahun ini bisa meningkat dari predikat B pada tahun lalu menjadi predikat AA," ujar Asep optimis.
Tim pengawas memberikan masa perbaikan atau masa sanggah selama tiga hari ke depan, terhitung hingga hari Jumat pukul 00.00 WIB. Seluruh program studi dan unit kerja diminta memanfaatkan waktu tersebut untuk melengkapi kekurangan dan memperbaiki data pada instrumen pengawasan yang telah diisi. Asep juga menegaskan bahwa proses perbaikan yang memerlukan waktu lebih lama tetap dapat berjalan di bawah arahan Wakil Dekan hingga sebelum tanggal 23, sehingga saat verifikator lapangan dari tim eksternal datang, seluruh kekurangan bukti dukung dapat terpenuhi.
Di akhir pemaparannya, Asep Mulyana menekankan bahwa agenda pengawasan ini pada hakikatnya merupakan bentuk pembinaan kearsipan yang berkelanjutan, bukan ajang mencari kesalahan. "Kekurangan yang ditemukan hari ini akan menjadi dasar pembahasan program pembinaan berikutnya," jelasnya. Acara kemudian dilanjutkan dengan pengecekkan instrumen pengawasan yang telah diisi oleh setiap program studi dan unit kerja, mulai dari proses penciptaan arsip hingga tahap penyusutan, dan ditutup dengan sesi dokumentasi serta foto bersama seluruh peserta yang hadir.(Agus Tiawan)
Kembali