Arsip Universitas Optimalkan Pengisian Dan Pemenuhan Instrumen Pengawasan Kearsipan Internal Unit Kearsipan II Tahun 2026
Bandung, 4 mei 2026 Arsip Universitas Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) menggelar workshop pendampingan kearsipan . Kegiatan ini bertujuan untuk mematangkan kesiapan menghadapi audit eksternal dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang dijadwalkan berlangsung pada Juni mendatang. Workshop dibuka oleh Kepala Arsip Universitas, Dr. Rasto, M.Pd., serta menghadirkan pemaparan dari Kepala Seksi Pengawasan dan Pembinaan Kearsipan, Asep Mulyana, S.A.P., M.Pd. Peserta kegiatan terdiri atas para pengelola arsip dari tingkat fakultas hingga unit kerja di lingkungan UPI.
Dalam sambutannya, pihak kearsipan UPI menekankan urgensi pelaksanaan kegiatan ini mengingat tenggat waktu pengunggahan dokumen instrumen pengawasan eksternal yang jatuh pada minggu ketiga atau keempat Mei. Seluruh unit kerja didorong untuk segera memetakan kelengkapan dokumen serta memastikan setiap persyaratan telah terpenuhi sebelum batas waktu yang ditentukan.
UPI juga memproyeksikan sepuluh unit pengelolaan arsip terbaik, termasuk dari kampus daerah, sebagai garda terdepan dalam penilaian tahun ini. Penentuan unit tersebut didasarkan pada rekam jejak kinerja sebelumnya. Proses pembinaan dilakukan dalam dua tahap, mengingat kompleksitas instrumen penilaian yang mencakup 28 item pada Instrumen Unit Pengolah (UP) dan 18 item pada Instrumen Unit Kearsipan II (UK II), sehingga membutuhkan pembahasan yang mendalam.
Selain fokus pada pemenuhan instrumen, workshop juga menyoroti pentingnya penyusutan arsip, khususnya terkait usul musnah dan usul permanen. Pada kesempatan ini, diperkenalkan Dr. Yudi Kusumah, M.Pd. sebagai Kepala Seksi Pengelolaan dan Pelestarian Arsip yang baru, menggantikan pejabat sebelumnya yang telah purna bakti. Kehadirannya diharapkan dapat memperkuat koordinasi dengan fakultas, terutama dalam pengelolaan arsip inaktif yang menjadi salah satu indikator penting dalam penilaian ANRI.
Sebagai bagian dari inovasi, Arsip Universitas UPI turut meluncurkan platform digital “Si Binwas Artas” (Seksi Pembinaan dan Pengawasan Arsip Universitas) untuk mendukung digitalisasi layanan kearsipan. Melalui portal ini, koordinasi antarunit diharapkan menjadi lebih terintegrasi serta mempermudah pemantauan kinerja dan pengisian dokumen secara daring. Dengan langkah ini, UPI optimistis dapat meningkatkan standar pengelolaan arsip sekaligus memperkuat kepatuhan terhadap regulasi nasional.(AT)