Arsip Universitas UPI dan FPEB Perkuat Tertib Kearsipan melalui Penilaian Arsip Usul Musnah
Bandung, 17 September 2026 — Dalam rangka mewujudkan tertib penyusutan arsip di lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia (UPI), Arsip Universitas UPI bersama Fakultas Pendidikan Ekonomi dan Bisnis (FPEB) melaksanakan kegiatan penilaian arsip usul musnah pada Kamis, 17 September 2026. Kegiatan berlangsung di Ruang Rapat Arsip Lantai 2, Gedung Arsip Universitas, mulai pukul 09.00 WIB hingga selesai.
Kegiatan ini merupakan tindak lanjut atas usulan pemusnahan arsip dari FPEB melalui surat Nomor T-4362/UN40.A7/KA.06.01/2026 tanggal 8 September 2026 perihal Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip. Pelaksanaannya mengacu pada Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (Perka ANRI) Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip, yang mengatur bahwa prosedur pemusnahan arsip diawali dengan pembentukan tim penilai arsip.
Kepala Arsip Universitas, Dr. Rasto, M.Pd., menegaskan bahwa pemusnahan arsip tidak berarti menghilangkan informasi. "Pemusnahan arsip bukan berarti menghilangkan informasi, melainkan memastikan bahwa arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dapat disusutkan secara tepat berdasarkan ketentuan, sementara arsip yang memiliki nilai guna tetap terjaga sebagai memori dan bukti kelembagaan," ujarnya.
Penilaian dilakukan oleh Tim Penilai Arsip Universitas berdasarkan Surat Tugas Nomor B-329/UN40.I5/KA.06.01/2026 tanggal 15 September 2026. Tim ini terdiri atas Dr. Rasto, M.Pd. selaku Penanggung Jawab, Dr. Yudi Kusumah, M.Pd. selaku Koordinator, Dra. Ela Rosalina selaku Arsiparis Madya, Tini Kartini, S.Pd. selaku Arsiparis Madya, Agun Gunawan, S.T. selaku Arsiparis Pertama, serta Siti Ma'rifah Yulianti, A.Md. selaku Pranata Kearsipan. Dari FPEB selaku unit pencipta arsip, hadir dua perwakilan sebagai penilai, yaitu Tri Suroso, S.E. dan Tedi Herianto, sesuai permintaan dalam Surat Nomor B-328/UN40.I5/KA.06.01/2026.
Menilai Kelayakan Arsip Usul Musnah
Kegiatan diawali dengan registrasi dan pembukaan rapat, dilanjutkan dengan penjelasan prosedur penilaian arsip usul musnah. Perwakilan FPEB kemudian memaparkan daftar arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan.
Tim Penilai Arsip Universitas bersama perwakilan FPEB selanjutnya memeriksa, menilai, dan menganalisis kesesuaian arsip tersebut dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang berlaku. Arsip yang memerlukan pembahasan lebih lanjut didiskusikan dan diklarifikasi bersama. Seluruh hasil pembahasan dicatat sebagai rekomendasi untuk bahan penyusunan Berita Acara Penilaian Arsip Usul Musnah.
Seluruh anggota tim dan perwakilan FPEB hadir lengkap serta aktif mengikuti rapat hingga selesai. Kegiatan pun berjalan lancar dan tertib sesuai jadwal yang telah ditetapkan.
Penilaian Dilanjutkan pada 28 September 2026
Karena waktu pelaksanaan tidak mencukupi, penilaian pada kegiatan ini baru dapat dilakukan terhadap arsip usul musnah tahun 2010 dan 2011. Adapun arsip usulan tahun 2012 belum dapat dinilai dan akan dilanjutkan pada kegiatan penilaian berikutnya yang dijadwalkan pada 28 September 2026.
Hasil penilaian yang telah disepakati akan dituangkan dalam Berita Acara Penilaian Arsip Usul Musnah. Dokumen tersebut menjadi dasar bagi FPEB untuk mengajukan proses pemusnahan arsip lebih lanjut kepada pejabat yang berwenang, sesuai prosedur dalam Perka ANRI Nomor 37 Tahun 2016.
Memperkuat Koordinasi dan Akuntabilitas
Sebagai tindak lanjut, Arsip Universitas merekomendasikan penyusunan berita acara penilaian, pendokumentasian seluruh proses penilaian, baik arsip yang disetujui maupun yang tidak disetujui untuk dimusnahkan, serta pelaksanaan pemusnahan setelah persetujuan pejabat berwenang diperoleh. Arsip Universitas juga mendorong peningkatan koordinasi dengan unit pencipta arsip dalam pelaksanaan penyusutan arsip pada tahun-tahun berikutnya.
Kegiatan ini menjadi wujud nyata pelaksanaan tugas dan fungsi Arsip Universitas dalam mendukung tertib penyelenggaraan kearsipan di lingkungan UPI. Melalui penilaian yang cermat, akuntabel, dan sesuai ketentuan, UPI berupaya memastikan arsip yang telah habis masa gunanya disusutkan secara tepat, sementara arsip yang bernilai guna tetap terjaga sebagai memori institusi. (YK)
Arsip Tertata, UPI Terjaga.
Kembali