Arsip Universitas UPI Dorong Peningkatan Mutu Kearsipan melalui Evaluasi dan Pengawasan Kearsipan Internal di Fakultas Pendidikan Olahraga dan Kesehatan
Bandung — Arsip Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) menggelar workshop kearsipan Dan evaluasi pengawasan di Fakultas Pendidikan Olahraga dan Kesehatan (FPOK) UPI sebagai bagian dari upaya penguatan tata kelola arsip di lingkungan universitas. Kegiatan ini difokuskan pada evaluasi hasil pengawasan kearsipan internal tahun 2025 sekaligus persiapan pemenuhan instrumen pengawasan kearsipan tahun 2026. Workshop berlangsung produktif dengan melibatkan jajaran pimpinan fakultas, Kepala Seksi Administrasi Umum (Kasi Adum), Kepala Seksi Akademik dan Kemahasiswaan (Kasi Akmawa), serta perwakilan staf dari seluruh program studi di lingkungan FPOK UPI.
Dalam sambutan dan arahannya, Wakil Dekan Bidang Sumber Daya dan Umum FPOK UPI, Prof. Mustika Fitri, menegaskan pentingnya tindak lanjut terhadap hasil evaluasi pengawasan kearsipan tahun 2025. Evaluasi tersebut meliputi penilaian pada tingkat Unit Kearsipan (UK) 2 di fakultas maupun Unit Pengolah (UP) yang berada di setiap program studi dan bagian administrasi.
Prof. Mustika Fitri juga menyoroti realisasi pengadaan sarana dan prasarana penunjang kearsipan yang telah diajukan sejak tahun sebelumnya. Menurutnya, pengadaan fasilitas fisik seperti meja kerja, lemari arsip, hingga kebutuhan ruang penyimpanan dokumen kini telah memasuki tahap penyelesaian sebagai bentuk komitmen fakultas dalam mendukung tata kelola arsip yang lebih baik.
“Saya berharap seluruh hasil evaluasi tahun 2025 dapat segera terpenuhi, terutama terkait pengadaan sarana dan prasarana kearsipan, sehingga tata kelola dokumen di lingkungan FPOK semakin tertata dan sesuai standar,” ujar Prof. Mustika Fitri. Ia menambahkan bahwa pengelolaan arsip yang baik akan memberikan dampak positif terhadap efektivitas administrasi dan akuntabilitas institusi secara menyeluruh.
Pada kesempatan yang sama, Kepala Arsip Universitas, Dr. Rasto, menyampaikan pemaparan mengenai pentingnya tata kelola kearsipan sebagai instrumen strategis dalam menjaga akuntabilitas institusi. Menurutnya, kearsipan bukan sekadar aktivitas penyimpanan dokumen, melainkan bagian penting dari sistem administrasi modern yang mencerminkan kualitas tata kelola organisasi.
Dalam penjelasannya, Dr. Rasto,M.Pd. mengibaratkan sistem kearsipan layaknya sebuah film laga, di mana Kantor Arsip Universitas (LKPT) bertindak sebagai koordinator, sementara unit kerja di tingkat program studi dan bagian menjadi pemeran utamanya. Ia menegaskan bahwa keberhasilan pengelolaan arsip sangat bergantung pada keterlibatan aktif setiap unit kerja, terutama menjelang pengawasan eksternal yang akan dilaksanakan oleh tim dari Jakarta.
Sementara itu, Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan, Asep Mulyana,S.A.P.,M.Pd. memaparkan materi mengenai Workshop Pengisian dan Pemenuhan Instrumen Pengawasan Kearsipan Tahun 2026. Dalam paparannya, ia menekankan pentingnya pengisian self-assessment atau audit mandiri sebelum proses verifikasi lapangan dilakukan oleh tim pengawas. Selain itu, setiap unit kerja juga diminta menyiapkan bukti dukung yang valid dan terdokumentasi dengan baik, mulai dari tata naskah dinas hingga klasifikasi arsip.
Workshop kemudian dilanjutkan dengan sesi pemaparan teknis yang dipandu oleh Adhiyana Suryaning Putri, A.Md., selaku Pranata Kearsipan. Dalam sesi tersebut dijelaskan bahwa pada tahap pertama pemenuhan instrumen Unit Pengolah (UP), terdapat 27 aspek penilaian dengan total 70 item dokumen yang wajib diunggah. Di lingkungan FPOK sendiri terdapat 10 Unit Pengolah yang telah mengalami penyesuaian struktur, termasuk pemisahan antara Program Studi Keperawatan dan Program Studi Ners. Melalui panduan teknis yang terstruktur ini, seluruh unit kerja diharapkan mampu melengkapi dokumen kearsipan secara tepat waktu dan akurat guna mewujudkan tertib administrasi yang profesional, akuntabel, dan sesuai standar pengawasan kearsipan nasional.(Agus Tiawan)