Arsip Universitas UPI Laksanakan Monitoring untuk Memastikan Kesiapan Arsip Permanen Kampus UPI di Serang Menuju Akuisisi Arsip Statis
16 Oktober 2026 oleh Arsip Universitas
Bandung, 16 Oktober 2026 — Dalam rangka memastikan kesiapan arsip yang diusulkan untuk diserahkan kepada Arsip Universitas, Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) melalui Divisi Pengelolaan dan Pelestarian Arsip (PPA) melaksanakan monitoring arsip permanen usul serah dari Kampus UPI di Serang pada Jumat, 16 Oktober 2026. Kegiatan dilaksanakan secara daring melalui Zoom Meeting sebagai bagian dari tahapan awal akuisisi arsip statis.
Kegiatan ini merupakan tindak lanjut atas surat Direktur Kampus UPI di Serang Nomor 2335/UN40.C5/AP.00.00/2026 tanggal 13 Oktober 2026 perihal Usul Serah Arsip Berketerangan Permanen dan Musnah Kampus UPI di Serang Tahun 2026. Pelaksanaan monitoring mengacu pada Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 31 Tahun 2011 tentang Tata Cara Akuisisi Arsip Statis. Monitoring dilakukan untuk memastikan kesesuaian, kelengkapan, dan kondisi arsip sebelum memasuki tahapan penilaian dan penyerahan.
Memastikan Kesiapan Arsip Menuju Akuisisi Arsip Statis
Monitoring arsip permanen merupakan bagian penting dalam proses akuisisi arsip statis di lingkungan perguruan tinggi. Kegiatan ini menjadi langkah awal untuk memastikan bahwa arsip yang diusulkan oleh unit kearsipan telah memenuhi persyaratan dan dapat diproses lebih lanjut sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Kepala Arsip Universitas UPI, Dr. Rasto, M.Pd., menegaskan bahwa monitoring arsip permanen memiliki peran strategis dalam menjaga keberlanjutan memori kelembagaan.
“Monitoring arsip permanen merupakan bagian penting dari proses akuisisi arsip statis untuk memastikan bahwa arsip yang akan diserahkan telah memenuhi persyaratan, baik dari aspek kelengkapan, keautentikan, maupun kondisi fisiknya. Melalui kegiatan ini, Arsip Universitas UPI berkomitmen menjaga kesinambungan memori kelembagaan serta memastikan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan dapat dilestarikan dan dimanfaatkan sebagai sumber informasi dan pertanggungjawaban institusi,” ujarnya.
Pemeriksaan Kesesuaian dan Kondisi Fisik Arsip
Dalam pelaksanaannya, monitoring difokuskan pada pemeriksaan kesesuaian antara daftar arsip yang diusulkan dengan kondisi fisik arsip, kelengkapan informasi, penataan, serta kondisi penyimpanannya. Pemeriksaan ini diperlukan untuk mengidentifikasi hal-hal yang perlu ditindaklanjuti oleh Unit Kearsipan II Kampus UPI di Serang sebelum proses berlanjut ke tahap penilaian dan penyerahan arsip statis.
Kepala Seksi Pengelolaan dan Pelestarian Arsip Universitas UPI, Dr. Yudi Kusumah, M.Pd., menyampaikan bahwa hasil monitoring menjadi dasar dalam menentukan tindak lanjut terhadap arsip yang diusulkan.
“Melalui monitoring ini, kami melakukan pemeriksaan terhadap kesesuaian antara daftar arsip yang diusulkan dengan kondisi fisik arsip, termasuk kelengkapan informasi, penataan, dan kondisi penyimpanannya. Hasil monitoring menjadi dasar untuk mengidentifikasi hal-hal yang perlu ditindaklanjuti oleh Unit Kearsipan II Kampus UPI di Serang sebelum memasuki tahapan penilaian dan penyerahan arsip statis,” ungkapnya.
Menjaga Memori Kelembagaan Universitas Pendidikan Indonesia
Arsip statis merupakan rekaman kegiatan yang memiliki nilai kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan. Keberadaannya menjadi bagian penting dalam merekam perjalanan, perkembangan, serta pelaksanaan tugas dan fungsi Universitas Pendidikan Indonesia.
Melalui kegiatan monitoring ini, Arsip Universitas UPI mendorong tertib pengelolaan arsip dan pelaksanaan akuisisi arsip statis secara sistematis, sesuai ketentuan, dan akuntabel. Sinergi antara Arsip Universitas dan unit kearsipan di kampus daerah diharapkan dapat memastikan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan terpelihara dengan baik serta dapat dimanfaatkan sebagai sumber informasi dan memori kolektif universitas.
Kegiatan ini sekaligus memperkuat komitmen Arsip Universitas UPI dalam menjaga autentisitas, keutuhan, dan keberlanjutan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban serta identitas kelembagaan Universitas Pendidikan Indonesia. (YK)
Arsip Terjaga, Memori UPI Terpelihara.
Kembali