Arsip Universitas UPI Laksanakan Verifikasi Lapangan pengawasan Kearsipan Internal di Fakultas Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial untuk Tingkatkan Akuntabilitas Pengelolaan Arsip
Bandung, 4 Juni 2026 – Fakultas Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial (FPIPS) Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) menerima kunjungan Tim Kearsipan Universitas dalam rangka kegiatan Verifikasi Lapangan Pengawasan Kearsipan Internal Arsip Universitas . Kegiatan ini merupakan bagian dari upaya penguatan tata kelola arsip dan administrasi guna mendukung terciptanya sistem pengelolaan dokumen yang tertib, akuntabel, dan berkelanjutan.
Kegiatan dibuka oleh Wakil Dekan Bidang Sumber Daya dan Umum FPIPS UPI, Wawan Darmawan, S.Pd., M.Hum ., yang menyampaikan apresiasi atas kehadiran tim kearsipan UPI dalam memberikan pendampingan, verifikasi, serta konsultasi terkait pengelolaan arsip di lingkungan fakultas.
Dalam sambutannya, Wawan Darmawan menyampaikan bahwa kegiatan verifikasi lapangan tidak hanya menjadi sarana evaluasi terhadap dokumen dan arsip yang telah dikelola oleh unit-unit kerja, tetapi juga menjadi momentum penting untuk meningkatkan kualitas tata kelola arsip secara menyeluruh.
“Kami mengucapkan terima kasih kepada Tim Kearsipan Universitas Pendidikan Indonesia yang telah hadir dan memberikan pendampingan kepada kami. Kegiatan ini sangat bermanfaat untuk memastikan pengelolaan arsip berjalan dengan baik dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku,” ujarnya.
Menurutnya, arsip memiliki peran strategis sebagai memori institusi yang merekam berbagai kegiatan, kebijakan, dan capaian yang telah dilaksanakan. Oleh karena itu, pengelolaan arsip yang baik menjadi salah satu indikator penting dalam mendukung akuntabilitas, transparansi, serta kualitas tata kelola perguruan tinggi.
Wawan juga menegaskan bahwa keberhasilan institusi dalam mempertahankan berbagai capaian, termasuk akreditasi dan mutu layanan administrasi, tidak terlepas dari peran setiap unit kerja dalam mengelola dokumen dan arsip secara tertib. Ia berharap seluruh unit kerja terus meningkatkan komitmen terhadap pentingnya pengelolaan arsip yang sesuai dengan standar dan regulasi yang berlaku.
Setelah pembukaan, kegiatan dilanjutkan dengan pemaparan dari Asep Mulyana, S.A.P., M.Pd., Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan UPI , yang menjelaskan tujuan serta mekanisme pelaksanaan verifikasi lapangan pengawasan kearsipan internal.
Dalam paparannya, Asep Mulyana menyampaikan apresiasi kepada pimpinan fakultas, pengelola arsip, serta seluruh unit kerja yang telah mempersiapkan berbagai dokumen pendukung untuk proses verifikasi. Ia menegaskan bahwa kegiatan pengawasan kearsipan bukan bertujuan mencari kesalahan, melainkan sebagai bagian dari proses pembinaan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di lingkungan universitas.
“Kegiatan pengawasan kearsipan ini bukan untuk mencari kesalahan, tetapi menjadi sarana pembinaan dan perbaikan bersama agar tata kelola arsip di lingkungan universitas semakin baik dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku,” ungkapnya.
Lebih lanjut, Asep menjelaskan bahwa berdasarkan hasil telaah awal terhadap dokumen yang telah disampaikan, terdapat berbagai upaya positif yang menunjukkan komitmen FPIPS dalam meningkatkan kualitas pengelolaan arsip. Namun demikian, masih ditemukan beberapa aspek yang perlu dilengkapi dan disempurnakan, terutama terkait tata naskah dinas, penomoran surat, kelengkapan dokumen administrasi, serta penerapan kaidah kearsipan.
Ia menekankan bahwa kepatuhan terhadap tata naskah dinas dan pengelolaan arsip yang benar merupakan hal yang sangat penting karena arsip berfungsi sebagai alat bukti, sumber informasi, serta memori organisasi yang memiliki nilai hukum dan administratif.
“Dokumen yang tidak dikelola sesuai kaidah kearsipan dapat menimbulkan berbagai permasalahan di kemudian hari. Oleh karena itu, setiap surat dinas, surat tugas, surat edaran, dan dokumen administrasi lainnya harus disusun secara benar sesuai standar yang berlaku,” jelasnya.
Dalam proses verifikasi lapangan, tim pengawas melakukan pemeriksaan terhadap dokumen fisik dan elektronik, sistem pengelolaan arsip, serta implementasi kebijakan kearsipan pada setiap unit kerja. Hasil verifikasi sementara kemudian disampaikan kepada fakultas sebagai bahan evaluasi dan tindak lanjut.
Sebagai bagian dari proses pembinaan, tim pengawas memberikan kesempatan kepada unit-unit kerja untuk melakukan perbaikan dan melengkapi dokumen yang masih memerlukan penyempurnaan. Fakultas diberikan waktu tindak lanjut selama tiga hari setelah pelaksanaan verifikasi guna memastikan seluruh rekomendasi dapat dipenuhi secara optimal.
Menutup kegiatan, Asep Mulyana berharap pengawasan kearsipan internal ini dapat menjadi momentum untuk memperkuat budaya tertib arsip di lingkungan FPIPS UPI. Ia juga mengajak seluruh sivitas akademika untuk menjadikan pengelolaan arsip sebagai bagian dari budaya kerja yang profesional, akuntabel, dan berkelanjutan.
Melalui kegiatan verifikasi lapangan ini, FPIPS UPI menunjukkan komitmennya dalam meningkatkan kualitas tata kelola arsip dan administrasi sebagai bagian dari upaya mewujudkan tata kelola perguruan tinggi yang unggul, transparan, serta berorientasi pada mutu layanan.(Agus Tiawan)
Kembali