Kegiatan ini menjadi langkah awal untuk memastikan kesesuaian prosedur pengelolaan arsip sebelum proses serah terima resmi dilaksanakan.
Arsip Universitas (UPI) melaksanakan kegiatan monitoring dan verifikasi arsip usul musnah dan arsip usul permanen Fakultas Kedokteran (FK) UPI pada Rabu, 4 Juni 2026, bertempat di Ruang Rapat Fakultas Kedokteran UPI. Kegiatan ini merupakan bagian dari tahapan pra-serah terima arsip guna memverifikasi kesesuaian prosedur yang diajukan oleh Fakultas Kedokteran.
Kegiatan dihadiri oleh kedua belah pihak. Dari Fakultas Kedokteran, hadir Eka Triana Yulian, S.ST., M.M. selaku Kepala Seksi Administrasi Umum dan Sumber Daya, beserta Tim Pengelola Arsip FK. Sementara dari Arsip Universitas, hadir Dr. Yudi Kusumah, M.Pd. selaku Kepala Seksi Pengelolaan dan Pelestarian Arsip, didampingi arsiparis dan pranata kearsipan.
Berbeda dari audit atau penilaian formal, kegiatan ini bersifat monitoring atau pemantauan prosedural. Arsip Universitas melakukan verifikasi langsung ke lapangan untuk menilai sejauh mana prosedur usul musnah dan usul permanen yang diajukan FK telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku, sebelum proses serah terima resmi dilaksanakan.
Sebagai fakultas yang baru berdiri secara kelembagaan pada tahun 2023, FK UPI memiliki keunikan tersendiri dalam hal pengelolaan arsip. Sejumlah dokumen awal bahkan telah ada sejak tahun 2019, sehingga masa simpan dan penilaian nilai guna arsipnya memerlukan kajian yang lebih cermat.
Tim Monitoring mencatat bahwa FK saat ini belum memiliki arsiparis maupun tenaga pengelola kearsipan bersertifikat. Pengelolaan arsip dilakukan oleh staf yang ditunjuk melalui Surat Keputusan (SK) Rektor. Meski demikian, arsip telah diinput ke dalam sistem aplikasi kearsipan RK, sehingga opsi usul permanen dan usul musnah telah tersedia dalam sistem. Secara fisik, arsip juga telah ditata dalam box arsip di ruangan UK2 FK.
Kegiatan monitoring ini diharapkan menjadi momentum bagi FK UPI untuk memperkuat tata kelola kearsipannya secara menyeluruh, sehingga aset informasi institusi dapat terpelihara, terlindungi, dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. (SM)
