Arsip Universitas UPI Lakukan Pendampingan Pengisian Dokumen Pengawasan Kearsipan Internal di Kampus UPI Di Cibiru Tahun 2026
Bandung, 18 Agustus 2026 — Arsip Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) mellui Seksi Pembinaan dan Pengawasannya, terus memperkuat pelaksanaan pembinaan dan pengawasan kearsipan di lingkungan universitas melalui pendampingan secara langsung kepada unit kerja. Kegiatan ini diarahkan untuk mengevaluasi penyelenggaraan arsip tahun 2025 dan membantu unit kerja dalam mempersiapkan dan melengkapi dokumen yang dibutuhkan dalam pelaksanaan Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2026.
Pelaksanaan kegiatan pendampingan kali ini dilaksanakan di Kampus UPI di Cibiru, sebagai bagian dari upaya mendekatkan layanan pembinaan kearsipan kepada unit-unit kerja yang berada di wilayah kampus tersebut. Kehadiran Tim Pembinaan dn Pengawasan Arsip Universitas di lokasi diharapkan dapat mempermudah proses koordinasi dan percepatan pemenuhan dokumen pengawasan kearsipan.
Dalam kegiatan tersebut, Asep Mulyana, Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan, menyampaikan bahwa pendampingan dilakukan sebagai upaya untuk memastikan setiap unit kerja memperoleh pemahaman dan asistensi yang memadai dalam proses pemenuhan instrumen pengawasan kearsipan internal.
Menurut Asep, koordinasi mengenai jadwal pelaksanaan kegiatan dengan sejumlah pimpinan unit kerja sebelumnya menghadapi berbagai kendala. Keterbatasan waktu dan proses konfirmasi jadwal yang membutuhkan waktu cukup panjang menyebabkan penjadwalan kegiatan tidak selalu dapat terlaksana sesuai rencana. Kondisi tersebut bahkan beberapa kali mengakibatkan jadwal yang telah direncanakan harus menyesuaikan kembali dengan agenda unit kerja lainnya.
“Karena itu, kami mengambil langkah untuk melakukan pendampingan secara langsung. Agar kegiatan dapat tetap terlaksana sama, tanpa mengurangi substansi yang wajib disampaikan, kami memilih untuk hadir dan memberikan pendampingan secara langsung melalui tim pengelola UK II saja,” ujar Asep dalam pengantarnya.
Pada pelaksanaannya di Kampus UPI Cibiru, pendampingan dirancang agar kegiatan dapat berlangsung secara efektif selama dua hari. Tim Pembinaan dan Pengawasan Arsip Universitas hadir secara lengkap untuk membantu unit kerja dalam proses pengisian dan penyiapan dokumen pengawasan kearsipan. Pendampingan tersebut juga memberikan ruang bagi unit kerja untuk berkonsultasi apabila terdapat dokumen atau instrumen yang masih memerlukan penjelasan lebih lanjut.
Data hasil pengawasan internal tersebut memiliki peran penting karena menjadi bagian dari bahan pendukung dalam menghadapi pengawasan kearsipan eksternal yang saat ini juga sedang berlangsung. Dengan demikian, pemenuhan dokumen secara bertahap di setiap unit kerja diharapkan dapat mendukung kesiapan UPI dalam menghadapi proses pengawasan kearsipan secara menyeluruh.
Dalam kegiatan pendampingan, pimpinan unit kerja dan unsur terkait juga diharapkan dapat terlibat secara aktif. Pada hari pertama, kegiatan dapat dihadiri oleh pimpinan unit, termasuk direktur atau dekan sesuai dengan unit masing-masing, untuk memberikan dukungan terhadap pelaksanaan pengelolaan kearsipan. Selanjutnya, proses pendampingan teknis dapat dilanjutkan oleh unsur pengelola arsip pada program studi, seksi, maupun bagian terkait.
Pendampingan ini tidak hanya berorientasi pada pemenuhan administrasi, tetapi juga menjadi kesempatan bagi unit kerja untuk mencermati kembali pengelolaan arsip yang telah dilaksanakan. Apabila dalam proses pemeriksaan dan pengisian dokumen ditemukan hal-hal yang masih perlu diperbaiki atau dikonsultasikan, tim siap memberikan penjelasan dan araha lebih lajut.
Melalui kegiatan tersebut, Tim berharap seluruh unit kerja dapat semakin siap dalam memenuhi instrumen Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2026. Sinergi antara Arsip Universitas dan unit kerja menjadi bagian penting dalam mewujudkan tata kelola kearsipan yang tertib, akuntabel, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Kegiatan pendampingan selama dua hari di Kampus UPI Cibiru ini sekaligus menjadi langkah konkret Arsip Universitas dalam memperkuat pembinaan kearsipan secara berkelanjutan, sehingga pengelolaan arsip di lingkungan UPI tidak hanya memenuhi aspek administratif, tetapi juga mampu mendukung tata kelola universitas yang efektif dan dapat dipertanggungjawabkan.(Agus Tiawan)
“Arsip Tertata, UPI Terjaga.”
Kembali