Arsip Universitas UPI Perkuat Perlindungan Memori Institusi melalui Verifikasi Arsip Vital Museum Pendidikan Nasional
Bandung, 23 September 2026 — Dalam rangka menjamin keamanan, keutuhan, dan keautentikan arsip bernilai strategis, Arsip Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) melalui Divisi Pengelolaan dan Pelestarian Arsip (PPA) melaksanakan penilaian (verifikasi) arsip vital usul pindah UPT Museum Pendidikan Nasional pada Rabu, 23 September 2026, bertempat di Ruang Rapat Lantai II, Gedung Arsip UPI.
Kegiatan bertema "Kenali, Lindungi, Arsip Vital UPI" ini dilaksanakan berdasarkan Surat Tugas Wakil Rektor Bidang Perencanaan dan Keuangan UPI. Kegiatan menjadi salah satu upaya untuk memastikan arsip yang diusulkan unit kerja benar-benar sesuai dengan kriteria arsip vital sebagaimana diatur dalam Peraturan Rektor UPI Nomor 65 Tahun 2024 tentang Program Arsip Vital Universitas Pendidikan Indonesia.
Verifikasi dilakukan oleh tim Arsip Universitas UPI yang terdiri atas Dr. Rasto, M.Pd. selaku Kepala Arsip Universitas/Penanggung Jawab, Dr. Yudi Kusumah, M.Pd. selaku Kepala Seksi Pengelolaan dan Pelestarian Arsip (PPA)/Koordinator, Dra. Ela Rosalina selaku Arsiparis Madya, Tini Kartini, S.Pd. selaku Arsiparis Madya, Agun Gunawan, S.T. selaku Arsiparis Ahli Muda, serta Siti Ma'rifah Yulianti, A.Md. selaku Pranata Kearsipan. Dari UPT Museum Pendidikan Nasional, hadir Deni Mulyana selaku Pengelola Arsip.
Menjaga Memori Institusi Melalui Arsip Vital
Arsip vital merupakan arsip yang keberadaannya menjadi prasyarat bagi kelangsungan operasional organisasi dan tidak dapat digantikan apabila hilang atau rusak karena nilai keasliannya. Bagi perguruan tinggi, arsip vital memuat informasi penting mengenai legalitas kelembagaan, aset, kepegawaian, akademik, serta berbagai data fundamental yang menopang penyelenggaraan Tridarma Perguruan Tinggi.
Kepala Arsip Universitas UPI, Dr. Rasto, M.Pd., menegaskan bahwa arsip di Museum Pendidikan Nasional memiliki makna yang lebih dari sekadar catatan administratif.
"Arsip yang tersimpan di Museum Pendidikan Nasional tidak hanya merekam perjalanan dan perkembangan kelembagaan, tetapi juga menjadi bagian dari memori institusi yang memiliki nilai strategis. Karena itu, penilaian dan perlindungan arsip vital diperlukan untuk memastikan informasi yang merepresentasikan sejarah, identitas, dan keberlanjutan kelembagaan tetap autentik, utuh, dan dapat dipertanggungjawabkan," ujarnya.
Tiga dari Empat Arsip Ditetapkan sebagai Arsip Vital
Dalam kegiatan tersebut, tim menelaah empat item arsip yang diusulkan UPT Museum Pendidikan Nasional. Verifikasi dilakukan dengan mencocokkan setiap arsip terhadap kriteria arsip vital, termasuk analisis hukum dan analisis risiko sebagaimana diatur dalam Peraturan Rektor Nomor 65 Tahun 2024.
Hasilnya, tiga item arsip ditetapkan sebagai arsip vital, yaitu Sertifikat Standarisasi Museum Tahun 2024 yang menetapkan Museum Pendidikan Nasional sebagai Museum Tipe A, sertifikat rekor maraton bermain futsal terlama tahun 2024, serta Sertifikat Registrasi Nasional Museum dari Menteri Kebudayaan Republik Indonesia. Sementara itu, satu item arsip lainnya, yakni Sertifikat Standarisasi Museum Tahun 2019 yang menetapkan Museum Pendidikan Nasional sebagai Museum Tipe B, tidak memenuhi kriteria arsip vital dan direkomendasikan sebagai arsip statis (permanen).
Tindak Lanjut: Serah Terima dan Perlindungan Arsip
Terhadap tiga arsip vital yang telah terverifikasi, tahap selanjutnya adalah serah terima dari Pimpinan UPT Museum Pendidikan Nasional kepada Kepala Arsip Universitas melalui Berita Acara Serah Terima Arsip Vital dan Daftar Arsip Vital yang Diserahkan. Setelah diserahterimakan, arsip menjadi tanggung jawab Arsip Universitas UPI untuk dilindungi melalui duplikasi dan pemencaran (dispersal) serta penyimpanan pada peralatan khusus (vaulting), dengan pengamanan secara fisik maupun informasi.
Adapun arsip yang dikategorikan sebagai arsip statis akan diusulkan kembali ke Arsip Universitas UPI sesuai ketentuan pengelolaan arsip statis, terpisah dari mekanisme program arsip vital.
Mendorong Kesadaran Arsip Vital di Seluruh Unit Kerja
Melalui kegiatan ini, Arsip Universitas UPI juga mendorong sosialisasi berkelanjutan mengenai kriteria arsip vital kepada seluruh unit kerja di lingkungan UPI, termasuk kampus daerah, agar pengusulan arsip vital ke depan semakin tepat sasaran. Arsip yang telah terverifikasi pun diharapkan segera ditindaklanjuti dengan serah terima dan penyimpanan sesuai standar perlindungan arsip vital.
Penilaian arsip vital ini merupakan bagian dari komitmen Arsip Universitas UPI untuk mewujudkan tata kelola kearsipan yang tertib, sistematis, aman, dan akuntabel, sekaligus menjaga memori institusi yang menjadi bukti perjalanan dan perkembangan Universitas Pendidikan Indonesia. (YK)
Arsip Terlindungi, Memori UPI Terjaga.
Kembali