Arsip Universitas UPI Perkuat Sinergi dan Pengawasan Kearsipan di Direktorat Perencanaan dan Organisasi
Bandung, 20 Agustus 2026 — Arsip bukan sekadar dokumen yang disimpan, tetapi menjadi sumber informasi, dasar perencanaan, dan bukti pertanggungjawaban dalam mendukung tata kelola organisasi. Semangat tersebut mengemuka dalam kegiatan pembinaan dan pengawasan kearsipan yang dilaksanakan Arsip Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) di Direktorat Perencanaan dan Organisasi UPI.
Kegiatan tersebut menjadi momentum untuk memperkuat sinergi antara Direktorat Perencanaan dan Organisasi dengan Arsip Universitas dalam meningkatkan kualitas pengelolaan arsip sekaligus memastikan setiap dokumen yang tercipta dapat dikelola secara tertib, akuntabel, dan sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Dalam kesempatan tersebut, Direktur Direktorat Perencanaan dan Organisasi UPI, Prof. Dr. Ida Kaniawati, M.Si., menyampaikan apresiasi kepada Tim Arsip Universitas atas komitmen dan kerja sama yang telah dibangun dalam mendukung penguatan tata kelola kearsipan di lingkungan UPI.
Menurut Prof. Dr. Ida Kaniawati, pengelolaan arsip memiliki peran penting dalam mendukung administrasi, akuntabilitas, serta keberlangsungan tata kelola organisasi. Oleh karena itu, diperlukan sinergi dan koordinasi yang berkelanjutan antara Arsip Universitas dan unit kerja agar berbagai pekerjaan dan kebutuhan organisasi dapat ditindaklanjuti secara optimal.
Ia juga menekankan pentingnya menindaklanjuti arahan dan hasil sinergi yang telah dibangun sebelumnya, khususnya yang berkaitan dengan pekerjaan dan kebutuhan organisasi ke depan. Dukungan Arsip Universitas diharapkan dapat membantu memastikan berbagai disposisi hasil sinergi dapat ditindaklanjuti secara terkoordinasi dan terdokumentasi dengan baik.
“Ke depan, kami mohon bantuan dan sinergi dari Tim Arsip Universitas untuk menindaklanjuti pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan disposisi dari hasil sinergi yang telah dilakukan. Hal ini penting agar setiap proses dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan organisasi,” ungkap Prof. Dr. Ida Kaniawati, M.Si.
Apresiasi tersebut sekaligus menjadi bentuk dukungan terhadap peran strategis Arsip Universitas dalam membangun tata kelola kearsipan yang semakin baik. Sinergi antara Direktorat Perencanaan dan Organisasi dengan Arsip Universitas diharapkan dapat terus dikembangkan melalui komunikasi, koordinasi, dan tindak lanjut yang berkesinambungan.
Arsip sebagai Dasar Perencanaan dan Pertanggungjawaban
Pada kegiatan yang sama, Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Arsip Universitas UPI, Asep Mulyana, S.A.P., M.Pd., menyampaikan pemaparan mengenai pentingnya pengelolaan arsip dalam mendukung perencanaan dan pelaksanaan program organisasi.
Asep Mulyana menekankan bahwa setiap program maupun permintaan yang disusun oleh unit kerja perlu memiliki dasar dokumen yang jelas, sesuai kebutuhan dan fakta, serta dapat dipertanggungjawabkan. Menurutnya, perencanaan yang baik tidak dapat dilepaskan dari ketersediaan informasi dan arsip yang akurat.
“Ketika kita berbicara mengenai dokumen sebagai dasar penyusunan perencanaan, tentunya harus sesuai dengan kebutuhan dan fakta. Karena itu, arsip memiliki peran penting sebagai sumber informasi yang dapat mendukung proses perencanaan sekaligus menjadi bukti bahwa setiap program yang dilaksanakan dapat dipertanggungjawabkan,” jelas Asep.
Ia menjelaskan bahwa dokumen yang digunakan sebagai dasar perencanaan memiliki karakteristik dan fungsi yang berbeda. Oleh sebab itu, pengelolaannya harus dilakukan secara tepat mulai dari proses penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Asep juga mengingatkan agar arsip tidak dipandang hanya sebagai beban administratif. Sebaliknya, arsip perlu ditempatkan sebagai bagian strategis dalam mendukung penciptaan produk dan layanan organisasi.
Menurutnya, arsip memiliki peran sentral dalam menyediakan informasi yang dibutuhkan organisasi, baik untuk kepentingan pelayanan, perencanaan, evaluasi, penelitian, maupun pengambilan keputusan.
“Arsip seharusnya tidak dipandang sebagai beban. Arsip memiliki peran sentral dan strategis sebagai penunjang penciptaan produk, penyediaan informasi, serta penguatan tata kelola organisasi,” ungkapnya.
Pengawasan Internal sebagai Upaya Perbaikan
Lebih lanjut, Asep menjelaskan bahwa pembinaan dan pengawasan kearsipan bukan semata-mata kegiatan evaluasi terhadap unit kerja. Kegiatan tersebut merupakan bagian dari upaya bersama untuk mengetahui kondisi penyelenggaraan kearsipan sekaligus mendorong perbaikan secara berkelanjutan.
Dalam kegiatan tersebut, Tim Arsip Universitas tidak hanya melakukan evaluasi, tetapi juga memberikan bimbingan teknis secara langsung dalam pengisian instrumen pengawasan kearsipan. Pendampingan ini diharapkan dapat membantu unit kerja memahami setiap indikator pengawasan dan melengkapi dokumen yang diperlukan secara tepat.
Penguatan pengawasan internal menjadi semakin penting dalam rangka mendukung kesiapan UPI menghadapi pengawasan kearsipan eksternal oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Hasil pengawasan internal diharapkan dapat menjadi bahan evaluasi untuk meningkatkan kualitas penyelenggaraan kearsipan di seluruh lingkungan universitas.
Asep berharap seluruh unit kerja dapat memanfaatkan kegiatan pembinaan dan pengawasan sebagai momentum untuk memperbaiki tata kelola arsip, bukan hanya untuk memenuhi kebutuhan penilaian, tetapi juga untuk memastikan informasi organisasi dapat ditemukan dan digunakan kembali ketika dibutuhkan.
Pengelolaan Arsip di Tengah Transformasi Digital
Dalam pemaparannya, Asep Mulyana juga menyoroti perkembangan teknologi informasi yang semakin memengaruhi pola kerja organisasi. Di era digital, kebutuhan terhadap informasi yang cepat, akurat, dan mudah ditemukan semakin meningkat.
Oleh karena itu, pengelolaan arsip perlu menyesuaikan dengan perkembangan teknologi tanpa mengabaikan prinsip-prinsip kearsipan. Pengelolaan harus dilakukan sejak arsip diciptakan, digunakan, dipelihara, hingga informasi tersebut dapat disediakan kembali dalam bentuk yang sesuai, baik arsip fisik maupun elektronik.
Menurut Asep, arsip dan perpustakaan sama-sama memiliki fungsi penting sebagai sumber informasi. Pengelolaan arsip yang baik dapat memberikan manfaat yang lebih luas, termasuk mendukung kegiatan penelitian, pendidikan, pelayanan administrasi, serta kebutuhan informasi bagi sivitas akademika.
“Ketika teknologi berkembang menjadi salah satu sumber informasi utama, maka informasi yang kita miliki harus dapat mengalir dengan baik. Hal tersebut hanya dapat dilakukan apabila arsip sejak awal dikelola secara tertib dan sesuai dengan standar,” tuturnya.
Mendorong Peningkatan Kualitas Pengawasan Kearsipan
Asep juga mengajak seluruh unit kerja untuk tidak memandang hasil pengawasan kearsipan semata-mata sebagai angka atau peringkat. Hasil pengawasan harus dijadikan sebagai bahan evaluasi untuk mengetahui kekuatan dan kekurangan dalam penyelenggaraan kearsipan serta menjadi dasar untuk melakukan perbaikan.
Melalui pembinaan, evaluasi, dan pendampingan secara langsung, unit kerja diharapkan semakin memahami pentingnya pengelolaan arsip sejak proses penciptaan hingga informasi tersebut dapat digunakan kembali ketika diperlukan.
Sinergi antara Arsip Universitas dan Direktorat Perencanaan dan Organisasi diharapkan dapat terus diperkuat melalui komunikasi dan koordinasi yang berkelanjutan. Dengan demikian, pengelolaan arsip tidak hanya mendukung tertib administrasi, tetapi juga menjadi bagian integral dari proses perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, dan pengambilan keputusan organisasi.
Kegiatan di Direktorat Perencanaan dan Organisasi UPI tersebut menjadi momentum penting untuk memperkuat pemahaman bahwa arsip merupakan bagian strategis dari tata kelola universitas. Melalui sinergi, pembinaan, pengawasan, dan pendampingan yang berkelanjutan, Arsip Universitas UPI terus mendorong terwujudnya pengelolaan arsip yang tertib, akuntabel, mudah ditemukan, dan mampu mendukung pencapaian tujuan organisasi.(Agus Tiawan)
Arsip Tertata, UPI Terjaga.
Kembali