Arsip Universitas UPI Tuntaskan Penilaian Lanjutan Arsip Usul Musnah FPEB
Bandung, 28 September 2026 , Menjaga arsip bukan hanya tentang menyimpan, tetapi juga memastikan setiap rekaman informasi memiliki perlakuan yang tepat sesuai dengan nilai dan masa retensinya. Prinsip tersebut menjadi bagian penting dalam kegiatan Penilaian dan Verifikasi Arsip Usul Musnah Fakultas Pendidikan Ekonomi dan Bisnis (FPEB) Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) Lanjutan ke-2 yang dilaksanakan oleh Arsip Universitas UPI pada Senin (28/9).
Kegiatan berlangsung di Ruang Rapat Lantai II Gedung Arsip Universitas dan melalui Zoom Meeting, mulai pukul 09.00 hingga 15.00 WIB. Kegiatan ini merupakan kelanjutan dari penilaian pertama pada 17 September 2026 yang belum dapat diselesaikan karena keterbatasan waktu, sekaligus tindak lanjut atas usulan pemusnahan arsip dari FPEB melalui surat Nomor T-14636/UN40.A7/KA.06.01/2026 tanggal 8 September 2026 perihal Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip. Pelaksanaannya mengacu pada Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (Perka ANRI) Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip.
Penilaian dilakukan oleh Tim Penilai Arsip Universitas berdasarkan Surat Tugas Nomor 11020/UN40.R3/KA.06.01/2026 tanggal 23 September 2026. Tim ini terdiri atas Dr. Rasto, M.Pd. selaku Penanggung Jawab, Dr. Yudi Kusumah, M.Pd. selaku Koordinator, Dra. Ela Rosalina selaku Arsiparis Madya, Tini Kartini, S.Pd. selaku Arsiparis Madya, Agun Gunawan, S.T. selaku Arsiparis Pertama, serta Siti Ma'rifah Yulianti, A.Md. selaku Pranata Kearsipan. Dari FPEB selaku unit pencipta arsip, hadir Tri Suroso, S.E. sebagai perwakilan Tim Pengelola Arsip FPEB.
Menilai Sebelum Memusnahkan
Rapat dibuka oleh Dr. Yudi Kusumah, M.Pd. selaku Kepala Seksi Pengelolaan dan Pelestarian Arsip Universitas dan Kordinator Tim Penilai Arsip. Dalam prosesnya, Tim Penilai tidak hanya melihat apakah suatu arsip telah melewati masa retensinya. Setiap kelompok arsip diperiksa secara menyeluruh berdasarkan:
- kesesuaian klasifikasi arsip,
- Jadwal Retensi Arsip (JRA) UPI (Peraturan Rektor Nomor 74 Tahun 2024),
- masa retensi,
- nilai guna primer dan sekunder,
- potensi nilai kesejarahan,
- keterkaitan dengan audit, pemeriksaan, maupun perkara hukum.
120 Berkas Layak Musnah, 1 Berkas Diselamatkan
Tim Penilai memeriksa 121 berkas arsip FPEB tahun 2010, 2011, dan 2012. Hasilnya, 120 berkas direkomendasikan untuk dimusnahkan dan 1 berkas ditetapkan sebagai arsip permanen. Rinciannya sebagai berikut.
Tahun Arsip | Jumlah Berkas | Direkomendasikan Musnah | Arsip Permanen |
2010 | 13 | 13 | - |
2011 | 9 | 9 | - |
2012 | 99 | 98 | 1 |
Jumlah | 121 | 120 | 1 |
Penetapan ini memperlihatkan bahwa penyusutan arsip tidak berhenti pada keputusan mengenai arsip yang dapat dimusnahkan. Di dalamnya terdapat tanggung jawab untuk mengidentifikasi arsip yang penting bagi keberlangsungan memori institusi.
Arsip permanen tersebut akan diproses untuk diserahkan kepada Arsip Universitas sebagai arsip statis melalui prosedur yang berlaku. Untuk saat ini, arsip tersebut dikembalikan kepada FPEB guna melengkapi dokumen pendukung usulan Guru Besar yang bersangkutan. Adapun 120 berkas yang dinyatakan layak musnah akan memasuki tahapan penyusutan berikutnya setelah memperoleh persetujuan pihak yang berwenang.
Memperkuat Tata Kelola Kearsipan UPI
Bagi Arsip Universitas UPI, penilaian arsip berperan strategis dalam menjaga keseimbangan antara efisiensi pengelolaan arsip dan kewajiban melindungi arsip yang bernilai penting bagi institusi. Dengan demikian, penyusutan tidak sekadar mengurangi volume arsip, tetapi memastikan informasi yang masih bernilai guna dan bernilai sejarah tetap terlindungi.
Rapat berlangsung tertib dan lancar, dan seluruh peserta menyepakati hasil penilaian sebagaimana tercantum dalam Daftar Arsip Hasil Penilaian. Melalui kegiatan ini, Arsip Universitas UPI terus memperkuat penyelenggaraan kearsipan yang sistematis, akuntabel, dan berorientasi pada keberlanjutan memori institusi. Karena dalam setiap arsip yang diseleksi, terdapat informasi yang harus dipertanggungjawabkan, dan dalam setiap arsip yang diselamatkan, terdapat bagian dari perjalanan Universitas Pendidikan Indonesia yang perlu diwariskan kepada generasi berikutnya. (YK)
Arsip Tertata, UPI Terjaga.
Kembali