BENCHMARKING PENGELOLAAN KEARSIPAN BIDANG ARSIP UNIVERSITAS GAJAH MADA KE ARSIP UNIVERSITAS
Dalam rangka persiapan akreditasi lembaga kearsipan dan pengawasan kearsipan internal, Bidang Arsip Universitas Gajah Mada (UGM) melaksanakan studi tiru tentang pengelolaan kearsipan ke Arsip Universitas, karena Arsip Universitas telah berhasil melaksanakan akreditasi lembaga kearsipan dengan memperoleh nilai “A” (Sangat Baik) dan juga telah dilakukan pengawasan kearsipan eksternal oleh ANRI dengan perolehan “Sangat Baik” juga (BB). Di samping itu Arsip Universitas telah mampu melaksanakan pengawasan kearsipan internal terhadap seluruh unit kerja di lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia baik unit pencipta arsip (pengolah) maupun unit kearsipan 2 (UK 2). Oleh karena itu Bidang Arsip UGM melakukan studi tiru ke Arsip Universitas guna memperoleh wawasan pengetahuan dan tukar pengalaman khususnya bagi pimpinan Bidang Arsip UGM dan para arsiparis yang nantinya akan menjadi garda terdepan dalam melaksanakan akreditasi dan pengawasan kearsipan. Demikian sambutan Kepala Bidang Arsip UGM, Ibu Dyana Rakhmasari Kusumaningsih, S.E., M.Ec.Dev. yang didampingi oleh Ully Isnaeni Effendi, S.E., M.Sc., dan Fitria Agustina, S.I.P., M.Sc selaku Arsiparis UGM serta Ratna Susanti, S.IP., M.A. Pemroses Kepegawaian dan PUMK, pada acara Studi Tiru Bidang Arsip UGM ke Arsip Universitas pada hari Jum’at, 8 Desember 2023 bertempat di R. Rapat Gedung PPG Universitas Pendidikan Indonesia.
Dalam acara tersebut Wakil Rektor Bidang Inovasi, Kebudayaan, dan Sistem Informasi (IKSI), Prof. Dr. Agus Rahayu, M.P. hadir mewakili Rektor UPI menerima secara langsung dan menyambut tim dari Bidang Kearsipan UGM. Dalam sambutannya beliau mengucapkan selamat datang di Bandung Kampus Universitas Pendidikan Indonesia. Kami merasa gembira dengan kedatangan Tim dari Bidang Kearsipan UGM dalam rangka untuk menggali informasi terkait pengalaman dari Arsip Universitas tentang akreditasi Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi dan pengawasan kearsipan internal sehingga Arsip Universitas mendapatkan apresiasi dari ANRI dengan memperoleh nilai “A” Sangat Baik dan nilai Pengawasan Kearsipan Eksternal pun sama mendapatkan nilai “Sangat Baik”.
Fungsi dari kegiatan pengelolaan kearsipan di UPI ini adalah dalam rangka memenuhi implementasi dan Renstra UPI untuk mencapai standar tata kelola universitas yang baik (good university governance) yaitu transparansi, akuntabilitas, partisipasi, equity, dsb. Implementasi good university governance diharapkan dapat mewujudkan excellent service terutama dalam pelayanan akademik. Good University Governance relevan dengan prinsip Good Corporate Governance.
Pimpinan UPI mendorong kepada Arsip Universitas untuk melakukan inovasi dalam bidang kearsipan baik tentang pengelolaan arsip statis dan dinamis maupun tentang pengembangan SDM Kearsipan, karena di Arsip Universitas harus menjadi contoh dalam pengelolaan kearsipan bagi unit kerja lainnya di lingkungan UPI. Universitas Pendidikan Indonesia pada tahun 2024 menganggarkan biaya untuk peningkatan kompetensi teknis, kompetensi sosiokultural dan kompetensi manajerial arsiparis UPI dalam berbagai bentuk kegiatan baik diklat, uji kompetensi, sertifikasi atau pengembangan diri yang bisa berdampak langsung terhadap kinerja universitas.
Lebih lanjut Warek Bidang IKSI menegaskan, masa berlaku akreditasi Arsip Univeristas seharusnya berakhir pada tahun 2026, namun pimpinan universitas berharap kepada Arsip Universitas, agar dapat melaksanakan persiapan reakreditasi pada tahun 2024. Jadi sebelum berakhir masa jabatan Rektor dan Wakil Rektor masa bakti 2020 – 2025, diharapkan Arsip Universitas dapat memberikan hadiah akreditasi Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi dengan predikat “AA” (UNGGUL). Untuk memenuhi kekurangan dalam penyelenggaraan akreditasi, sebagai bentuk dukungan dan kepedulian pimpinan universitas terhadap penyelenggaraan akreditasi tersebut, tahun 2024 Arsip Universitas akan menempati gedung arsip sendiri yaitu eks Gedung FPSD 1, sehingga salah satu kekurangan akreditasi yaitu agar Arsip Universitas memiliki gedung arsip sendiri dapat terpenuhi.
Kembali