Dari Berkas ke Warisan Monitoring Usul Serah Arsip Statis Biro SDM UPI Jadi Langkah Awal Penyelamatan Arsip
BANDUNG – Arsip Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) melaksanakan kegiatan monitoring usul serah arsip statis di lingkungan Biro Sumber Daya Manusia (SDM) UPI pada Kamis, 8 Oktober 2026. Kegiatan berlangsung di Ruang Rapat Biro SDM UPI.
Dari pihak Arsip Universitas, monitoring dihadiri oleh Dr. Yudi Kusumah, M.Pd., Agun Gunawan, S.T., dan Siti Marifah Yulianti, A.Md. Sementara itu, Biro SDM UPI diwakili oleh Ahmad Syukron Surur, S.PD., M.T. selaku Kepala Seksi Data dan Informasi SDM, Fajar Syahalam, S.Sos., selaku Kepala Seksi Administrasi Umum dan Sumber Daya, dan Pengelola Arsip Biro SDM UPI.
Tiga Tahap Penyerahan Arsip Statis
Dalam kegiatan tersebut dijelaskan bahwa penyerahan arsip statis dilakukan melalui tiga tahapan utama:
- Monitoring. Arsip Universitas memeriksa apakah arsip yang diusulkan benar-benar tersedia dan telah dikelola sesuai prosedur.
- Penilaian. Tim penilai mencocokkan arsip dengan kriteria Jadwal Retensi Arsip (JRA) untuk menentukan arsip mana yang berkriteria statis. Pada tahap ini, unit kerja cukup mengajukan arsipnya, kemudian tim yang melakukan penilaian.
- Serah terima. Penyerahan dilakukan secara resmi oleh pimpinan, yakni Kepala Arsip Universitas dan Kepala Biro SDM.
Seluruh tahapan wajib mengikuti Standar Operasional Prosedur (SOP) dan terdokumentasi dengan baik. Saat ini, proses yang telah dijalankan baru sampai pada tahap monitoring.
Ketentuan Setelah Masa Retensi Berakhir
Dalam pembahasan juga ditegaskan bahwa penyerahan arsip setelah masa retensi habis memang tidak bersifat wajib secara hukum. Namun, sesuai ketentuan yang berlaku, arsip dengan keterangan permanen harus diserahkan, sedangkan arsip dengan keterangan musnah harus dimusnahkan.
Langkah Tindak Lanjut
Sebagai kelanjutan kegiatan ini, disepakati sejumlah langkah berikut:
- Biro SDM mengajukan arsip yang akan dinilai, baik arsip statis maupun arsip vital.
- Arsip Universitas menjadwalkan kegiatan monitoring lanjutan, kemudian dilanjutkan dengan penilaian.
- Dokumen pendukung disiapkan, meliputi SOP, berita acara, dan surat pertimbangan.
- Pelimpahan SK, foto pimpinan, serta arsip digital bertanda tangan elektronik (TTE) dilakukan secara bertahap.
Melalui kegiatan ini, diharapkan pengelolaan arsip di lingkungan Biro SDM UPI semakin tertib, akuntabel, dan sesuai ketentuan kearsipan, sehingga arsip yang bernilai sejarah dapat terselamatkan sebagai memori kolektif institusi. (SM)