Dialog antara Arsip Universitas UPI dan Universitas Gadjah Mada
Dengan dilaksanakannya Benchmarking Pengelolaan kearsipan Bidang Arsip Universitas Gajah Mada ke Arsip Universitas, sekalian membicarakan bagaimana cara UPI untuk mendapatkan akreditasi yang telah Arsip Universitas UPI dapatkan pada tahun 2021.
Kepala Arsip Univeristas Prof. Dr. Budi Santoso, M.Si. dalam pemaparannya mengemukakan bahwa salah satu cara agar Arsip Universitas dilirik oleh pimpinan universitas adalah dengan membuat inovasi, salah satunya adalah, pada tahun 2018 Arsip Universitas melakukan pengiriman surat melalui aplikasi SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) yaitu sebuah aplikasi milik ANRI yang boleh dimanfaatkan oleh lembaga kearsipan untuk keperluan menunjang kinerja. Kemudian pada tahun 2020, SIKD ini dikembangkan di UPI menjadi SANDI, yaitu Sistem Aplikasi Naskah Dinas. System ini adalah perpaduan antara arsip elektronik dan manual, artinya pembuatannya secara elektronik namun pengirimannya terlebih dahulu harus megunduh surat, lalu dikirim secara online melalui SIKD. Tahun 2022 karena tuntutan dinamika dan perkembangan teknologi informasi, Arsip Universitas kemlai melakukan inovasi yaitu dengan memadukan antara aplikasi SIKD, SANDI menjadi SINERGI (Sistem aplikasi naskah terintergrasi). Dengan demikian proses penciptaan arsip secara elektronik yang saat ini berjalan di UPI mulai pembuatan sampai ke pendistribusian dilaksanakan dalam satu aplikasi SINERGI dan menjadi arsip digital.
Pada Januari 2020, awal menjabat Kepala Arsip Universitas, Rektor Prof. Dr. Asep Kadarohman, M.Si. dan Wakil Rektor Bidang PPSI Prof. Dr. Aim Abdulkarim, M.Pd. pada waktu itu mendatangi kantor Arsip Universitas dan memberi tantangan yang besar yaitu agar Arsip Universitas melakukan akreditasi Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi, sebagai hadiah dan kenang-kenangan sehubungan akan berakhirnya masa bakti Rektor dan Wakil Rektor periode 2015-2020 yaitu berupa akreditasi Arsip Universitas dengan nilai Sangat Baik (A). Langkah pertama yang ditempuh setelah mendapat tantangan tersebut adalah menghubungi ANRI yaitu Direktorat Pembinaan Kearsipan Perguruan Tinggi, yang hasilnya adalah pertama, bahwa Arsip Universitas harus memiliki depot arsip, kedua, arsip statis yang dikelola minimal 2000 item arsip statis hasil dari akuisisi, ketiga, kebijakan penyelenggaraan kearsipan termasuk 4 pilar kearsipan (TND, JRA, KA, dan SKKAD). Alhamdulillah, berkat kinerja yang tinggi dari para arsiparis dan pengelola arsip, maka jerih payah dan pengorbanannya menghasilkan penghargaan yang sangat baik, yaitu Arsip Universitas terakreditasi A (Sangat Baik).
Dalam Pengawasan Kearsipan Eksternal pun Arsip Universitas mendapat pujian dengan penilaian Sangat Baik. Jika akreditasi kearsipan bobot utama penilaian adalah pengelolaan arsip statis, depot arsip, sarana prasarana kearsipan, dan SDM Kearsipan. Sedangkan bobot utama dalam pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan kearsipan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Ruang lingkup pengawasan sebagaimana dijelaskan dalam pasal 2 Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 Tentang Pengawasan Kearsipan meliputi a) pengawasan atas pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan; b) pengawasan atas penegakan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan; c). pembentukan tim pengawas kearsipan; dan d) prosedur pengawasan kearsipan.
Kegiatan Studi Tiru ini dilanjutkan dengan diskusi tentang proses akusisi arsip statis dan pengawasan kearsipan internal, apakah untuk seluruh unit kerja yang ada di UPI atau hanya sampling saja. Untuk akuisisi arsip statis, Arsip Universitas telah melaksanakan prosedur yang benar sesuai Perka ANRI No. 31 Tahun 2011 tentang Pedoman Tata Cara Akuisisi Arsip Statis. Tahun 2022 telah dilakukan akuisisi arsip statis terhadap 17 unit akademik yaitu fakultas (8), Sekolah Pascasarjana (1), Kampus UPI di Daerah (5), Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (1), Direktorat Pendidikan (1), dan Direktorat Kemahasiswaan (1). Sedangkan untuk pengawasan kearsipan internal dilakukan terhadap seluruh unit kerja kecuali unit yang baru seperti SP3KS, dan Lembaga Sertifikasi Profesi. Oleh karena jumlah unit kerja yang ada di UPI banyak sementara tenaga arsiparis sangat terbatas, maka pengawasan internal berikutnya akan dilaksanakan secara sampling dengan menggunakan metode penetapan sampel agar hasilnya bisa lebih maksimal dan cepat.
Kembali