Direktorat BKDIPK UPI Serahkan Arsip Vital ke Arsip Universitas, Perkuat Tata Kelola Kearsipan Kelembagaan
Direktorat Bimbingan Konseling, Difusi Inklusi, dan Pengembangan Karir (BKDIPK) Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) resmi menyerahkan arsip vitalnya kepada Arsip Universitas UPI dalam sebuah acara serah terima yang berlangsung pagi ini. Direktorat BKDIPK menyerahkan arsip vital berjumlah 7 (tujuh) item arsip. Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 21 Agustus 2026 di Ruang Bimbingan Kelompok Lantai 2 Sadarjoen Siswomartojo (UC) UPI. Kegiatan tersebut menjadi bagian dari upaya pengelolaan dan penyelamatan arsip vital sebagai bukti otentik pelaksanaan fungsi serta keberlangsungan organisasi di lingkungan universitas.
Acara dihadiri langsung oleh Direktur BKDIPK, Dr. Yusi Riksa Yustiana, M.Pd., bersama jajaran Unit Pengolah I Direktorat BKDIPK. Dari pihak Arsip Universitas, hadir Kepala Arsip Universitas Dr. Rasto, M.Pd., didampingi Kepala Seksi Pengelolaan dan Pelestarian Arsip Dr. Yudi Kusumah, M.Pd., serta tim Arsiparis Madya Tini Kartini, S.Pd., dan Pranata Kearsipan Siti Ma'rifah Yulianti, A.Md.
Dalam sambutannya, Dr. Yusi Riksa Yustiana, M.Pd., menyampaikan bahwa langkah penyerahan arsip ini merupakan hasil pembelajaran dari proses pembinaan yang sebelumnya dilakukan bersama Arsip Universitas. Menurutnya, penyerahan arsip ke level universitas dilakukan agar data-data penting tidak hilang ketika sewaktu-waktu diperlukan. Ia berharap langkah penataan arsip ini dapat memberi manfaat, baik bagi direktorat maupun bagi universitas secara keseluruhan, sekaligus sebagai wujud kepatuhan terhadap tata kelola kearsipan yang baik.
Dr. Rasto, M.Pd. dalam sambutan balasannya, menjelaskan bahwa Arsip Universitas memiliki dua tim dengan tugas berbeda. Tim yang menangani pembinaan dan pengawasan kearsipan dinamis, serta tim yang khusus menangani pengelolaan arsip vital dan arsip statis.
Ia memaparkan bahwa arsip vital terbagi menjadi dua jenis, yakni arsip vital yang bersifat aset dan yang bersifat non-aset. Berdasarkan kebijakan terbaru, arsip vital berbasis aset kini dikelola oleh bagian Sarana dan Prasarana (Sarpras), sementara arsip vital non aset yang menjadi dasar kegiatan operasional unit kerja dikelola oleh Arsip Universitas. Meski demikian, hak pengelolaan tetap berada pada unit kerja pemilik arsip, dan arsip tersebut baru akan beralih status menjadi arsip statis serta disimpan terpusat setelah masa retensinya habis.
Salah satu sorotan dalam sambutan Dr. Rasto, M.Pd adalah pentingnya arsip ketokohan, yakni arsip yang merekam jejak sejarah direktorat dan para pejabatnya, mulai dari SK pendirian, struktur organisasi dari masa ke masa, hingga daftar pejabat yang pernah menjabat. Rekaman sejarah ini nantinya akan disusun menjadi narasi sejarah direktorat sejak awal berdiri hingga saat ini, lengkap dengan capaian pada setiap periode kepemimpinan, dan akan ditampilkan melalui sarana diorama serta pameran digital di situs web Arsip Universitas.
Untuk mendukung upaya tersebut, Arsip Universitas mengajukan sejumlah permohonan kepada unit-unit kerja, di antaranya:
- Menyimpan foto para pimpinan dari periode ke periode, lengkap dengan deskripsi kegiatan, tanggal, dan konteksnya, bukan hanya foto pimpinan yang sedang menjabat.
- Mendokumentasikan riwayat hidup pejabat publik, termasuk Direktur, sejak awal karier hingga menjabat, sebagai bagian dari dokumentasi publik unit kerja.
- Menghimpun data dan riwayat dosen yang meraih gelar profesor, termasuk melalui wawancara untuk merekam pesan inspirasi dan kepemimpinan.
- Menyusun profil sejarah program studi, termasuk daftar Ketua Program Studi dari periode ke periode.
Acara kemudian ditutup dengan prosesi penyerahan arsip vital secara simbolis serta penandatanganan Berita Acara Serah Terima oleh perwakilan kedua pihak, sebagai penanda resminya proses alih kelola arsip tersebut.
Kegiatan penyerahan arsip vital ini diharapkan menjadi contoh bagi unit-unit kerja lain di lingkungan UPI dalam mendukung tata kelola kearsipan yang lebih tertib dan terintegrasi di tingkat universitas. (SM)
Kembali