Universitas Pendidikan Indonesia Gelar Entry Meeting Pengawasan Kearsipan Internal dan Workshop Instrumen Audit
Universitas Pendidikan Indonesia menyelenggarakan Entry Meeting Pengawasan Kearsipan Internal dan Workshop Instrumen Audit Sistem Kearsipan Internal pada Rabu, 1 Oktober 2025. Kegiatan ini dibuka secara resmi oleh Prof. Dr. Rudi Susilana, M.Si., Wakil Rektor Bidang Perencanaan dan Keuangan. Dalam arahannya, beliau menekankan pentingnya pengawasan dan audit kearsipan sebagai bagian dari upaya menjaga akuntabilitas, transparansi, serta tertib administrasi di lingkungan UPI.
Acara kemudian dilanjutkan dengan laporan dari Kepala Arsip Universitas, Dr. Rasto, M.Pd. selaku penanggung jawab kegiatan. Dalam Laporanya, beliau menyampaikan bahwa audit kearsipan internal ini merupakan sarana penting untuk melakukan evaluasi kinerja kearsipan di setiap unit kerja. Menurutnya, melalui audit yang terstruktur, setiap unit dapat mengetahui sejauh mana kepatuhan terhadap standar pengelolaan arsip telah dilaksanakan, sekaligus menjadi momentum untuk melakukan perbaikan berkelanjutan dalam tata kelola arsip. Hal ini, tambahnya, bukan hanya terkait pemenuhan kewajiban regulatif, tetapi juga sebagai upaya strategis dalam meningkatkan kualitas pelayanan administrasi dan menjaga memori institusi UPI.
Paparan kemudian disampaikan oleh Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan, Asep Mulyana, S.A.P., M.Pd., yang memperkenalkan instrumen audit pengawasan kearsipan terbaru. Ia menjelaskan bahwa instrumen ini dirancang lebih sederhana dan aplikatif, dengan sistem levelling yang memudahkan unit kerja memahami tingkat capaian pengelolaan arsip masing-masing. Pertanyaan yang disajikan juga lebih ringkas dan fokus, sehingga lebih efisien dalam pengisian. Selain berfungsi sebagai alat evaluasi, instrumen ini juga memiliki nilai sebagai sarana pembelajaran, karena memberikan wawasan praktis bagi unit kerja untuk memperbaiki tata kelola arsip sesuai standar nasional kearsipan.
Kegiatan ini diikuti oleh 137 orang perwakilan Unit Kerja, terdiri atas pimpinan Unit Kerja, Kepala Seksi Administrasi Umum dan Sumber Daya, serta pengelola arsip dari Unit Pengolah dan Unit Kearsipan II. Pelaksanaan audit sistem kearsipan internal UPI dijadwalkan berlangsung mulai 1 Oktober hingga 30 November 2025, dengan tujuan untuk menilai kesiapan, kepatuhan, dan efektivitas tata kelola arsip sesuai standar yang berlaku. Melalui kegiatan ini, diharapkan setiap unit kerja memiliki pemahaman yang lebih komprehensif tentang instrumen audit kearsipan sehingga mampu meningkatkan kualitas pengelolaan arsip, mendukung efisiensi administrasi, serta memperkuat peran arsip dalam menunjang tata kelola universitas yang transparan dan akuntabel.(AT)
