Evaluasi pengelolaan arsip berdasarkan hasil pengawasan kearsipan internal Tahun 2025 di Direktorat Bimbingan Konseling, Difusi Inklusi, dan Pengembangan Karir Universitas Pendidikan Indonesia
Bandung, 7 Juli 2026 – Seksi Pembinaan dan Pengawasan Arsip Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) menyelenggarakan Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip di Unit Kearsipan II dan Unit Pengolah serta Workshop Pengisian Mandiri dan Pemenuhan Bukti Dukung Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2026 di lingkungan Direktorat Bimbingan Konseling, Difusi Inklusi, dan Pengembangan Karir (BKDIPK). Kegiatan ini disambut oleh Direktur BKDIPK, Dr. Yusi Riksa Yustiana, M.Pd., yang mengapresiasi pelaksanaannya sebagai upaya meningkatkan tata kelola arsip yang tertib, sistematis, dan akuntabel. Beliau juga berharap pengelolaan arsip di BKDIPK menjadi tanggung jawab bersama melalui pembentukan pengelola arsip di setiap divisi.
Pada bimbingan teknis tersebut, Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Arsip UPI, Asep Mulyana, S.A.P., M.Pd., memaparkan hasil evaluasi penyelenggaraan kearsipan di BKDIPK. Ditemukan beberapa kendala, di antaranya masih belum rutinnya pemeriksaan surat masuk dan surat keluar pada aplikasi Sinergi oleh beberapa kepala divisi sehingga proses disposisi sering kali terhambat. Selain itu, diperlukan penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) administrasi agar alur pengelolaan surat dapat berjalan lebih jelas dan konsisten.
Bimbingan teknis juga membahas penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA) sebagai pedoman pengelolaan arsip sesuai masa simpannya. Selain itu, setiap surat yang diterima maupun diterbitkan ditekankan untuk dicatat dalam agenda surat masuk dan agenda surat keluar sehingga alur administrasi terdokumentasi dengan baik serta memudahkan penelusuran kembali apabila diperlukan. Setiap divisi juga diharapkan memiliki tempat penyimpanan arsip yang jelas sesuai jenis arsipnya.
Melalui kegiatan ini, BKDIPK berkomitmen meningkatkan kepatuhan terhadap regulasi kearsipan melalui penguatan pengelolaan surat di aplikasi Sinergi, penyusunan SOP administrasi, penerapan JRA, serta penataan sistem penyimpanan arsip. Upaya tersebut diharapkan mampu mewujudkan tata kelola arsip yang lebih profesional, transparan, dan akuntabel.(Agus Tiawan)