Evaluasi penyelenggaraan kearsipan dan hasil pengawasan kearsipan internal di direktorat kemitraan dan urusan Internasioal (DKUI) UPI tahun 2026
Bandung Senin, 6 Juli 2026– Kegiatan Verifikasi Lapangan Pengawasan Kearsipan Internal dilaksanakan di lingkungan Direktorat Kemitraan dan Urusan Internasional (DKUI), dihadiri oleh Tim Kearsipan Universitas. Acara dibuka oleh Kepala Seksi Administrasi Umum dan Sumber Daya DKUI Dr. Desilavianti S.SI M.M pada pukul 08.30, mewakili unsur pimpinan menyampaikan bahwa pada dasarnya siap mengikuti arahan dan penilaian dari Tim Arsip Universitas, meskipun menyadari masih terdapat sejumlah hal yang belum sesuai, di antaranya pengelolaan arsip aktif yang masih dipusatkan pada satu pengelola serta belum tersedianya pengelola arsip di Unit Pengolah.
Pada kesempatan tersebut, Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan, Asep Mulyana, S.A.P., M.Pd., menjelaskan bahwa nilai pengawasan kearsipan internal di tiap unit yang masih relative rendah, menjadi tantangan bagi seluruh pengelola arsip untuk meningkatkan kualitas tata kelola arsip di unit kerja masing-masing. Menurutnya, arsip tidak lagi hanya tercipta dalam bentuk fisik, melainkan juga dalam bentuk elektronik, namun arsip fisik yang autentik tetap memiliki kekuatan pembuktian yang sangat penting. Ia menegaskan bahwa alih media arsip tidak serta-merta dapat dijadikan alat bukti apabila prosesnya tidak dilaksanakan sesuai dengan kaidah dan ketentuan kearsipan.
Lebih lanjut, Asep menambahkan bahwa pada tahun 2026 akan dilakukan bimbingan teknis dan pendampingan pengawasan kearsipan internal melalui pemberian arahan mengenai tata cara pengisian instrumen, kelengkapan dokumen pendukung, serta mekanisme pemenuhan bukti yang diperlukan dalam proses penilaian. Ia menjelaskan bahwa tahapan pengawasan dimulai dari pengisian instrumen secara mandiri sesuai batas waktu yang ditentukan, dilanjutkan dengan penilaian administrative (desk evaluation) berdasarkan bukti dukung yang diunggah. Pengisian instrumen tanpa dokumen pendukung tidak dapat diverifikasi sehingga nilai tidak dapat diberikan kondisi yang menurutnya disayangkan karena berpotensi menurunkan nilai pengawasan kearsipan.
Dalam kesempatan yang sama, ia menyampaikan harapan agar koordinasi pengelolaan arsip di DKUI dapat berjalan lebih baik dengan dukungan seluruh pimpinan, dengan pengalaman pengelolanya dalam mengelola arsip diharapkan menjadi modal untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di lingkungan DKUI. Ia juga menegaskan bahwa menjadi pengawas kearsipan memerlukan kompetensi khusus, dan meskipun tidak berstatus sebagai arsiparis, seseorang tetap dapat menjadi pengawas apabila memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan pelatihan, ia sendiri telah memperoleh nilai bimtek pengawasan kearsipan dengan AA sebagai bukti keseriusan dan kompetensinya sebagai pengawas/auditor pengawasan kearsipan internal.
Lebih lanjut Asep Mulyana menegaskan bahwa kepemilikan arsip tidak ditentukan oleh pejabat yang menandatangani dokumen, melainkan berdasarkan proses bisnis yang menghasilkan dokumen tersebut, sehingga arsip menjadi milik unit kerja yang mempunya dan melaksanakan kegiatan tersebut.
Kegiatan ini turut mencakup sesi workshop dan praktik pengisian Instrumen ASKI serta pelengkapan dokumen pendukung, dengan pedoman yang telah disiapkan. Peserta diarahkan menggunakan akun Sinergi sesuai divisi masing-masing, melakukan verifikasi tanda tangan elektronik melalui sistem Komdigi, serta menata arsip elektronik maupun konvensional sesuai klasifikasi primer, sekunder, dan tersier. Melalui kegiatan ini, diharapkan setiap unit dapat memperkuat tata kelola arsip, melengkapi bukti dukung yang diperlukan, serta meningkatkan kualitas layanan kearsipan, sebagai bagian dari persiapan menghadapi Pengawasan Kearsipan Eksternal oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).(Agus Tiawan)
Kembali