Jaga Arsip, Jaga Akuntabilitas Direktorat BKDIPK UPI Jalani Verifikasi Arsip Vital
Bandung, 4 Agustus 2026- Arsip Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) menggelar kegiatan penilaian dan verifikasi arsip vital usul serah dari Direktorat Bimbingan Konseling, Difusi Inklusi, dan Pengembangan Karir (BKDIPK). Dalam kegiatan tersebut, sebanyak 16 item arsip diajukan untuk dinilai oleh tim penilai/verifikator arsip universitas.
Kegiatan ini dibuka secara resmi oleh Kepala Seksi Pengelolaan dan Pelestarian Arsip, Dr. Yudi Kusumah, M.Pd., sebagai bagian dari implementasi program penyelamatan arsip vital di lingkungan UPI. Prosesnya mencakup tiga tahap, yaitu identifikasi oleh unit pencipta arsip, penilaian dan verifikasi, hingga penyerahan arsip kepada Arsip Universitas.
Dalam sambutannya, Dr. Yudi Kusumah menegaskan bahwa arsip vital memiliki peran krusial bagi keberlangsungan organisasi karena sifatnya yang tidak dapat digantikan apabila mengalami kerusakan atau kehilangan. Karena itu, pengelolaan arsip vital harus dilakukan secara cermat, sistematis, dan sesuai dengan pedoman yang berlaku. Ia mengapresiasi langkah BKDIPK yang telah melaksanakan identifikasi arsip vital sebagai tahap awal program penyelamatan arsip, yang menurutnya menjadi bukti komitmen bersama dalam mewujudkan tata kelola arsip yang tertib, akuntabel, dan berkelanjutan. Ia berharap kegiatan ini tidak sekadar menjadi rutinitas administratif, melainkan juga menjadi wadah berbagi pengalaman serta penyamaan persepsi mengenai pengelolaan arsip vital sesuai ketentuan yang berlaku di UPI.
Sementara itu, perwakilan BKDIPK, Bapak An An, menyampaikan apresiasi dan terima kasih kepada tim Arsip UPI yang telah bersedia melaksanakan proses penilaian arsip di lingkungan direktoratnya. Ia menyebut arsip yang dimiliki BKDIPK memiliki nilai guna yang sangat penting bagi keberlangsungan organisasi. Kegiatan penilaian ini, menurutnya, menjadi bentuk masukan dan rekomendasi yang bermanfaat agar pengelolaan arsip di lingkungan BKDIPK semakin tertata dan terdokumentasi sesuai standar pengelolaan arsip universitas. Ia juga mengajak seluruh pegawai dari setiap divisi di lingkungan BKDIPK untuk menjadikan kegiatan ini sebagai momentum penguatan tertib arsip.
"Arsip bukanlah sekadar kegiatan administrasi, melainkan bagian dari upaya menjaga memori organisasi yang mendukung akuntabilitas," ujarnya dalam sambutan tersebut.
Sesuai dengan tahapan identifikasi sebagaimana diatur dalam Peraturan Rektor Nomor 65 Tahun 2024 tentang Program Arsip Vital Universitas Pendidikan Indonesia, BKDIPK selaku unit kerja pemilik arsip melaksanakan pendataan terhadap 16 (enam belas) item arsip yang diperkirakan memenuhi kriteria arsip vital. Hasil pendataan tersebut selanjutnya diverifikasi oleh Tim Arsip Universitas bersama tim BKDIPK dengan memeriksa kesesuaian antara kriteria arsip vital dan hasil analisis hukum maupun analisis risiko sebagaimana diatur dalam Lampiran Romawi I dan Romawi II Peraturan Rektor Nomor 65 Tahun 2024.
Hasil verifikasi menunjukkan bahwa dari 16 (enam belas) item arsip yang diajukan, tidak seluruhnya memenuhi kriteria arsip vital sebagaimana diatur dalam Pasal 5 ayat (2) Peraturan Rektor Nomor 65 Tahun 2024. Sebanyak 7 (tujuh) item arsip dinyatakan memenuhi kriteria dan ditetapkan sebagai arsip vital, sedangkan 9 (sembilan) item arsip lainnya tidak memenuhi kriteria dimaksud sehingga dikeluarkan dari kategori arsip vital dan diusulkan sebagai arsip permanen (arsip statis).
Kedua belah pihak berharap proses penilaian arsip vital ini dapat berjalan lancar dan menghasilkan rekomendasi yang bermanfaat bagi peningkatan pengelolaan arsip, baik di lingkungan BKDIPK maupun UPI secara keseluruhan.