Kementerian Agama RI Kunjungi Arsip Universitas UPI, Dalami Pembentukan LKPT pada PTKN
Bandung, 12 Oktober 2026 — Arsip Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) menerima kunjungan Kementerian Agama Republik Indonesia (Kemenag RI) dalam rangka memperoleh informasi dan pengalaman mengenai tata cara pembentukan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) pada Perguruan Tinggi Keagamaan Negeri (PTKN) di lingkungan Kementerian Agama.
Kunjungan yang berlangsung di Ruang Rapat Gedung Partere UPI tersebut diterima langsung oleh Prof. Dr. Rudi Susilana, M.Si., Wakil Rektor Bidang Perencanaan dan Keuangan UPI. Kegiatan dilanjutkan dengan pemaparan mengenai penyelenggaraan dan tata kelola kearsipan perguruan tinggi oleh Dr. Rasto, M.Pd., Kepala Arsip Universitas UPI.
Turut hadir Dr. Yudi Kusumah, M.Pd., Kepala Seksi Pengelolaan dan Pelestarian Arsip, serta Asep Mulyana, S.A.P., M.Pd., Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan.
Sementara itu, rombongan Kemenag RI terdiri atas Fiestyo Imanta Santoso, S.E., Wakil Ketua Tim Kearsipan dan Persuratan, Dwi Lindawati, S.E., Taufik Dwi Pamungkas, S.E., dan Andrila Eka Yasmita, S.Kom.I.
Mendorong Pembentukan LKPT pada PTKN
Kunjungan tersebut merupakan bagian dari program Kementerian Agama RI dalam mendorong pembentukan LKPT pada PTKN yang berada di bawah Kementerian Agama. Diskusi difokuskan pada kebutuhan, tata cara, serta tahapan pembentukan LKPT sebagai bagian dari penguatan tata kelola kearsipan perguruan tinggi.
Pembentukan LKPT tidak hanya dipandang sebagai pemenuhan kewajiban hukum di bidang kearsipan, tetapi juga memiliki fungsi strategis dalam menyelamatkan memori kolektif perguruan tinggi, mendukung akuntabilitas dan akreditasi, serta melindungi arsip vital dan aset kelembagaan, termasuk dokumen penting seperti ijazah.
Dalam diskusi, pembentukan LKPT dinilai perlu mendapat dukungan kebijakan secara top-down dari kementerian, sehingga implementasinya dapat berlangsung secara seragam pada PTKN sekaligus memperoleh dukungan prioritas dalam penganggaran.
Salah satu langkah awal yang dipandang penting adalah penyusunan naskah akademik kementerian sebagai landasan untuk mengharmonisasi rasional, bentuk kelembagaan, kedudukan, serta level organisasi LKPT pada PTKN.
Berbagi Pengalaman Kelembagaan Kearsipan UPI
Dalam pemaparannya, UPI membagikan pengalaman dalam membangun kelembagaan kearsipan, termasuk model organisasi, pembagian tugas dan fungsi, pengembangan sumber daya manusia, sarana dan prasarana, hingga tahapan menuju akreditasi.
Model kelembagaan yang diterapkan UPI menempatkan LKPT sebagai satuan organisasi mandiri yang memiliki kewenangan dalam penyelenggaraan kearsipan, dengan posisi strategis di bawah pimpinan universitas. Struktur tersebut kemudian terhubung dengan Unit Kearsipan 2 (UK2) pada fakultas atau unit kerja serta Unit Pengolah (UP) sebagai pelaksana pengelolaan arsip.
Untuk memperkuat legitimasi kelembagaan, diperlukan SK Rektor tentang pendirian LKPT dan SK Rektor tentang SOTK pengelolaan kearsipan, disertai perangkat kebijakan dan regulasi pendukung lainnya.
Dalam praktiknya, tugas utama LKPT mencakup pengelolaan arsip statis, pembinaan dan pengawasan arsip dinamis, serta pelestarian arsip melalui kegiatan konservasi dan digitalisasi. Fungsi tersebut juga mendukung kebutuhan akuntabilitas, akreditasi, pengamanan arsip vital, pemeliharaan memori institusi, serta layanan akses arsip.
Penguatan SDM, Sarana, dan Sistem Kearsipan
Aspek sumber daya manusia menjadi salah satu perhatian penting dalam pembentukan LKPT. Berdasarkan pengalaman UPI, terdapat 9 arsiparis yang terdaftar, dengan 3 orang yang berfokus penuh pada unit arsip. Sementara itu, pengelolaan kearsipan pada Unit Pengolah dan Unit Kearsipan juga melibatkan pranata administrasi serta pegawai lainnya.
Pengalaman tersebut menunjukkan bahwa keberadaan arsiparis perlu diikuti dengan komitmen pimpinan dan kepatuhan unit kerja agar penyelenggaraan kearsipan dapat berjalan secara konsisten.
Pemenuhan kebutuhan SDM dapat dilakukan secara bertahap melalui pengembangan formasi arsiparis, inpassing, pelatihan teknis bersama ANRI, serta pengembangan karier dan jalur fungsional di bidang kearsipan. Setidaknya, keberadaan kepala LKPT yang memiliki kompetensi kearsipan serta arsiparis pada tingkat pusat menjadi kebutuhan penting dalam tahap awal pembentukan kelembagaan.
Selain SDM, pembentukan LKPT juga memerlukan dukungan sarana dan prasarana yang memadai, antara lain depo arsip, ruang konservasi, ruang layanan dan akses, serta fasilitas penyimpanan arsip vital. Sistem informasi kearsipan dan penyimpanan arsip digital juga menjadi bagian penting dalam mendukung keamanan, pengindeksan, akses, serta kesiapsiagaan terhadap risiko bencana.
Empat Pilar dan JRA sebagai Instrumen Penting
Dalam diskusi juga ditekankan pentingnya penyusunan empat pilar/Norma, Standar, Prosedur, dan Kriteria (NSPK) sebagai dasar operasional penyelenggaraan kearsipan. Selain itu, diperlukan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang terperinci sebagai instrumen dalam menentukan masa simpan dan nasib akhir arsip.
Penyusunan regulasi tersebut perlu didasarkan pada analisis proses bisnis perguruan tinggi agar JRA, SOP, formulir, serta berbagai instrumen kearsipan yang dihasilkan benar-benar sesuai dengan kebutuhan organisasi.
UPI juga membagikan pengalaman dalam implementasi kearsipan melalui pendekatan langsung ke unit kerja. Pembinaan dilakukan secara intensif melalui komunikasi dan pendampingan kepada unit-unit pengolah dan unit kearsipan untuk meningkatkan pemahaman sekaligus kepatuhan terhadap ketentuan kearsipan.
Pembentukan LKPT Dilakukan Secara Bertahap
Dalam diskusi tersebut, UPI menjelaskan bahwa pembentukan LKPT dan pencapaian akreditasi tidak dapat dilakukan secara instan. Prosesnya membutuhkan tahapan yang berkesinambungan, mulai dari persiapan, perencanaan, perumusan kelembagaan, penetapan regulasi, pengadaan sarana dan prasarana, implementasi, evaluasi, hingga pengembangan secara berkelanjutan.
Pengalaman UPI menunjukkan bahwa pembangunan pilar kearsipan membutuhkan konsistensi dan kesinambungan dari satu periode kepemimpinan ke periode berikutnya. Dengan demikian, komitmen pimpinan menjadi salah satu faktor penting dalam memastikan keberlanjutan penyelenggaraan kearsipan.
Pengawasan juga menjadi instrumen penting untuk mendorong kepatuhan unit kerja. Hasil pengawasan yang disampaikan kepada pimpinan dapat menjadi dasar evaluasi sekaligus mendorong peningkatan perhatian dan dukungan anggaran terhadap penyelenggaraan kearsipan.
Penguatan Kebijakan dan Sinergi Kelembagaan
Dalam konteks regulasi, diperlukan harmonisasi kebijakan agar pembentukan LKPT pada PTKN memiliki dasar kelembagaan yang kuat dan tidak menghadapi hambatan struktural. Salah satu hal yang menjadi perhatian adalah perlunya peninjauan atau penyesuaian terhadap KMA Nomor 44 Tahun 2010 agar kedudukan unit kearsipan pada perguruan tinggi keagamaan dapat selaras dengan kebutuhan penyelenggaraan kearsipan saat ini.
Selain itu, sinergi antara Kementerian Agama dan ANRI diperlukan dalam memberikan pembinaan, penguatan regulasi, serta pengembangan standar penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi.
Memperkuat Memori dan Akuntabilitas Perguruan Tinggi
Kunjungan Kementerian Agama RI ke Arsip Universitas UPI menjadi momentum penting untuk berbagi pengalaman dan pengetahuan dalam membangun kelembagaan kearsipan perguruan tinggi.
Pembentukan LKPT pada PTKN diharapkan tidak hanya memenuhi tuntutan regulasi, tetapi juga menjadi instrumen strategis dalam melindungi memori kelembagaan, menjaga autentisitas arsip, mendukung akuntabilitas dan akreditasi, serta mengamankan aset dan informasi penting perguruan tinggi.
Ke depan, langkah yang perlu diperkuat meliputi penyusunan naskah akademik kementerian, penetapan model kelembagaan minimal, penyusunan empat pilar/NSPK dan JRA, penguatan sumber daya manusia, serta perencanaan sarana dan prasarana secara bertahap.
Melalui pertukaran pengalaman dan sinergi antarlembaga, diharapkan pembentukan LKPT pada PTKN dapat terlaksana secara terarah, seragam, dan berkelanjutan, sehingga tata kelola kearsipan semakin mampu mendukung penyelenggaraan perguruan tinggi yang tertib, autentik, akuntabel, dan berdaya dukung terhadap akreditasi.(Arsip Universitas)
Kembali