Koordinasi untuk Sinergi yang Lebih Baik: Dari Wakil Rektor hingga Staf ,Arsip Universitas Ikuti Rakor Capaian Kinerja di Lingkungan Wakil Rektor Bidang Perencanaan dan Keuangan UPI
Bandung, 17 Desember 2025 — Arsip Universitas UPI mengikuti Rapat Koordinasi (Rakor) Capaian Kinerja bersama unit kerja lainnya di bawah koordinasi Wakil Rektor Bidang Perencanaan dan Keuangan. Kegiatan yang berlangsung pada Selasa (17/12) ini melibatkan seluruh jajaran—mulai dari level pimpinan hingga staf pelaksana—sebagai upaya memperkuat akuntabilitas dan efisiensi pengelolaan institusi.
Rakor dihadiri langsung oleh Wakil Rektor Bidang Perencanaan dan Keuangan, Prof. Dr. Rudi Susilana, M.Si., bersama para Direktur/Kepala unit kerja yang terdiri dari: Dr. Yatun Romdonah Awaliah, S.Pd., M.Pd. (Direktur Perencanaan dan Organisasi), Prof. Dr. Ikin Solikin, S.E., M.Si. (Direktur Keuangan), Dr. Dedy Suryadi, M.Pd. (Kepala UKPBJ), dan Dr. Rasto, M.Pd. (Kepala Arsip Universitas), serta seluruh Kepala Divisi, Kepala Seksi, dan staf pelaksana dari masing-masing unit.
Rakor ini menjadi ajang dialog strategis yang tidak hanya melibatkan pimpinan, tetapi juga para pelaksana di lapangan. Pendekatan menyeluruh ini bertujuan memastikan setiap kebijakan dapat dipahami dan dijalankan dengan optimal oleh seluruh lini organisasi.
Dalam kesempatan tersebut, Kepala Arsip Universitas, Dr. Rasto, M.Pd., bersama pimpinan unit kerja lainnya memaparkan Laporan Kinerja Tahun 2025 dan Rencana Aksi 2026 dengan paparan yang padat, jelas, dan informatif. Dalam paparannya, Dr. Rasto, M.Pd.menyampaikan Laporan Capaian Kinerja Arsip Universitas Tahun 2025 yang menggambarkan pelaksanaan program dan kegiatan kearsipan yang berjalan sangat optimal dengan realisasi anggaran pada sebagian besar kegiatan mencapai di atas 95%, bahkan mendekati 100%, mencakup akuisisi dan penilaian arsip statis, re-akreditasi kearsipan oleh ANRI, pengawasan kearsipan internal, pembinaan kearsipan unit kerja, pengembangan Sistem Informasi Arsip Vital, serta kegiatan rutin kelembagaan.
Capaian penting meliputi tertatanya ribuan item arsip di UK I dan UK II, peningkatan akuntabilitas dan mutu pengelolaan arsip melalui audit internal, pembinaan 400 unit kearsipan dan unit pengolah, penguatan kapasitas SDM kearsipan dengan 47 pegawai mengikuti berbagai pelatihan, serta pelaksanaan program pelampauan RKAT seperti penelusuran arsip aset UPI, penyusunan kebijakan dan regulasi kearsipan, serta program Sobat Artas yang melibatkan 86 pendamping arsip. Secara keseluruhan, laporan ini menegaskan komitmen Arsip Universitas dalam mewujudkan tata kelola kearsipan yang profesional, akuntabel, berkelanjutan, dan mendukung perlindungan aset serta memori institusi universitas.
Arahan Strategis Wakil Rektor
Pada akhir acara, Prof. Rudi Susilana menyampaikan beberapa arahan penting untuk meningkatkan kinerja masing-masing unit, di antaranya:
1. Pemisahan Jenis IGU: Direktorat Keuangan agar mengupayakan informasi terpisah untuk masing-masing jenis IGU—perlu pemisahan jelas antara dana IGU dengan kerja sama, studi lanjut, dan kegiatan lainnya, baik dari sisi sumber maupun penggunaan.
2. Diversifikasi Pendapatan: Mengingat UKT masih menjadi sumber pendapatan terbesar, UPI perlu mengoptimalkan potensi lain, termasuk mengatur kontribusi 3% dari kegiatan narasumber eksternal oleh dosen.
3. Standarisasi Harga: Diperlukan standarisasi harga pembelian untuk efisiensi anggaran.
4. Peningkatan Layanan UKPBJ: Unit Kerja Pengadaan Barang dan Jasa diminta untuk lebih meningkatkan keterlibatan calon pengguna barang/jasa sejak tahap perencanaan, agar layanan lebih responsif terhadap kebutuhan.
5. Apresiasi untuk Direktorat Renor: Apresiasi diberikan kepada Direktorat Perencanaan dan Organisasi atas pengembangan sistem yang semakin baik, khususnya fitur pengecekan capaian kinerja yang mendukung transparansi dan akuntabilitas institusi.
Terkait pengelolaan Arsip Universitas, Wakil Rektor menyampaikan beberapa arahan strategis:
1. Strategi Pengelolaan SDM: Dalam menghadapi keterbatasan penambahan tenaga kependidikan—yang jumlahnya kini sudah melampaui dosen—solusi yang ditawarkan meliputi:
- Alih fungsi tenaga kependidikan yang ada
- Pemanfaatan mahasiswa paruh waktu untuk membantu operasional
2. Pengamanan Aset Tanah Universitas: Perhatian khusus diberikan pada pengarsipan aset tanah universitas untuk mencegah kesalahan kepemilikan dan perpindahan aset yang tidak sesuai peraturan perundang-undangan. Hal ini menjadi prioritas mengingat pentingnya dokumentasi yang akurat untuk melindungi aset institusi.
Komitmen Peningkatan Kompetensi
Salah satu komitmen yang digarisbawahi adalah peningkatan kompetensi tenaga kependidikan, termasuk arsiparis, sebagai investasi jangka panjang dalam penguatan sumber daya manusia UPI. Arsip Universitas berkomitmen untuk terus meningkatkan kapasitas tim dalam memberikan layanan kearsipan yang profesional dan mendukung tata kelola universitas yang akuntabel.
Langkah Ke Depan
Rakor kali ini menjadi momentum penting bagi Arsip Universitas untuk menyelaraskan strategi dan program kerja dengan arah kebijakan Wakil Rektor Bidang Perencanaan dan Keuangan. Dengan melibatkan seluruh lini—dari pengambil kebijakan hingga pelaksana teknis—Arsip Universitas siap berkontribusi optimal dalam mewujudkan visi besar universitas.
Koordinasi menyeluruh seperti ini akan terus diikuti secara berkala sebagai bagian dari upaya berkelanjutan Arsip Universitas dalam meningkatkan kualitas layanan dan pengelolaan kearsipan yang lebih efisien, transparan, dan responsif terhadap kebutuhan civitas academica UPI.
______________
Kontributor: Adhiyana
Korektor: Asep Mulyana
Editor, Foto, dan diunggah oleh: Agus Tiawan
Arsip Universitas UPI
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154
Telp: (022) 2013163 ext. 4305
Email: [email protected]
Website: arsip.upi.edu
Kembali