Menjaga Memori Institusi, Arsip Vital Kampus Upi Di Cibiru Jalani Penilaian Dan Verifikasi
Bandung, 30 September 2026 — Menjaga arsip berarti menjaga jejak perjalanan sebuah institusi. Hal inilah yang menjadi bagian penting dalam kegiatan Penilaian/Verifikasi Arsip Vital Usul Pindah Unit Kearsipan II Kampus UPI di Cibiru yang dilaksanakan Arsip Universitas Universitas Pendidikan Indonesia (UPI), Rabu (30/9/2026).
Kegiatan yang berlangsung di Ruang Rapat Lantai II Gedung Arsip Universitas dan melalui Zoom Meeting tersebut menjadi tahapan penting untuk memastikan arsip yang diusulkan pindah benar-benar memenuhi kriteria sebagai arsip vital, sekaligus mengidentifikasi arsip yang memiliki nilai kesejarahan untuk dipertahankan sebagai arsip permanen.
Penilaian dan verifikasi ini merupakan tindak lanjut atas usulan dari Kampus UPI di Cibiru serta bagian dari tahapan Program Arsip Vital UPI sebagaimana diatur dalam Peraturan Rektor UPI Nomor 65 Tahun 2024. Dalam ketentuan tersebut, proses pemindahan arsip vital meliputi tahapan identifikasi, penilaian/verifikasi, dan penyerahan arsip.
Menelusuri Nilai di Balik Setiap Arsip
Dipimpin oleh Dr. Rasto, M.Pd., selaku Kepala Arsip Universitas sekaligus Penanggung Jawab Tim Penilai Arsip, kegiatan berlangsung bersama Tim Penilai Arsip Universitas dan Penilai dari Kampus UPI di Cibiru.
Dalam prosesnya, Dr. Yudi Kusumah, M.Pd. bertindak sebagai Koordinator Tim Penilai. Tim juga melibatkan arsiparis dan pranata kearsipan Arsip Universitas untuk melakukan pemeriksaan dan analisis terhadap daftar arsip yang diajukan.
Sebanyak 47 item arsip tercantum dalam Daftar Arsip Usul Serah Unit Kearsipan II Kampus UPI di Cibiru Tahun 2026. Setelah dilakukan pemeriksaan, ditemukan dua item yang tercatat ganda sehingga objek penilaian menjadi 45 item arsip, dengan kurun waktu penciptaan antara tahun 1990 hingga 2025.
Setiap item tidak sekadar diperiksa keberadaannya. Tim menilai berbagai aspek, mulai dari kesesuaian klasifikasi dengan Jadwal Retensi Arsip UPI, kriteria arsip vital, tingkat perkembangan dan media arsip, masa berlaku, potensi nilai kesejarahan, hingga aspek kepemilikan arsip dan unit penciptanya.
“Penilaian arsip vital tidak hanya memastikan kesesuaian arsip dengan kriteria dan ketentuan kearsipan, tetapi juga melihat nilai strategis dan kesejarahan yang terkandung di dalamnya. Melalui proses verifikasi yang cermat, kita dapat memastikan bahwa arsip yang memiliki nilai penting bagi keberlangsungan dan memori kelembagaan UPI dapat dikelola dan dilestarikan secara tepat.”
— Dr. Yudi Kusumah, M.Pd., Kepala Seksi Pengelolaan dan Pelestarian Arsip / Koordinator Tim Penilai Arsip
19 Arsip Vital dan 24 Arsip Diusulkan Permanen
Hasil penilaian menghasilkan tiga kelompok arsip. Dari 45 item yang diverifikasi, 19 item dinilai sebagai arsip vital, 24 item diusulkan sebagai arsip permanen, dan 2 item dikembalikan kepada Kampus UPI di Cibiru.
Arsip yang dinilai sebagai arsip vital antara lain mencakup sertifikat akreditasi program studi yang masih berlaku, sertifikat sistem manajemen mutu ISO 9001:2015, peta area dan sertifikat tanah kampus, site plan dan denah bangunan, serta keputusan dan peraturan rektor terkait pembukaan, perubahan, dan integrasi program studi.
Sementara itu, arsip yang diusulkan sebagai arsip permanen mencakup sejumlah arsip yang merekam perjalanan kelembagaan, termasuk arsip terkait asal-usul pendirian kampus dan program studi, sertifikat akreditasi yang telah berakhir masa berlakunya, serta sejumlah keputusan rektor mengenai perkembangan kelembagaan dan program studi.
Dua arsip lainnya dikembalikan kepada Kampus UPI di Cibiru karena pertimbangan kepemilikan. Salah satunya merupakan keputusan yang bukan menjadi kepemilikan Kampus UPI di Cibiru, sedangkan satu lainnya merupakan keputusan yang kepemilikannya berada pada Fakultas Ilmu Pendidikan UPI.
Bukan Sekadar Dokumen, tetapi Memori Institusi
Penilaian arsip dalam kegiatan ini memperlihatkan bahwa sebuah dokumen dapat memiliki fungsi yang lebih luas daripada sekadar bukti administratif. Arsip yang merekam asal-usul, pembentukan, dan perkembangan Kampus UPI di Cibiru serta program studinya mendapatkan perhatian khusus karena memiliki potensi nilai kesejarahan dan dapat menjadi bagian dari memori institusi.
Karena itu, proses penilaian menjadi penting untuk memastikan bahwa arsip yang memiliki nilai strategis dan historis tidak hanya tersimpan, tetapi juga dikelola secara tepat agar tetap tersedia dan dapat dimanfaatkan pada masa mendatang.
Hasil penilaian tersebut selanjutnya menjadi dasar untuk proses penyerahan arsip. Arsip yang telah dinilai sebagai arsip vital akan diproses pada tahap penyerahan, sementara arsip yang diusulkan sebagai arsip permanen akan diproses setelah seluruh catatan Tim Penilai ditindaklanjuti.
Melalui kegiatan ini, Arsip Universitas UPI kembali menegaskan peran strategisnya dalam memastikan arsip dikelola secara tertib, akuntabel, dan sesuai dengan kaidah kearsipan. Lebih dari itu, upaya penilaian dan pelestarian arsip menjadi bagian dari ikhtiar menjaga rekam jejak perjalanan UPI agar tetap tersedia sebagai sumber informasi, bukti kelembagaan, dan memori institusi bagi generasi mendatang.
Kembali