Menjaga Memori Kelembagaan: Fakultas Kedokteran UPI Serahkan Arsip Vital kepada Arsip Universitas
Bandung, 20 Juli 2026 — Sebagai wujud komitmen dalam menjaga keberlanjutan memori kelembagaan, Arsip Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) melaksanakan kunjungan kerja ke Fakultas Kedokteran (FK) UPI pada Senin, 20 Juli 2026, dalam rangka serah terima arsip vital. Kegiatan ini merupakan tindak lanjut atas surat usulan penyerahan arsip vital yang disampaikan Fakultas Kedokteran kepada Arsip Universitas pada 26 Mei 2026, sekaligus menegaskan pentingnya pengelolaan arsip sebagai bagian integral dari tata kelola perguruan tinggi yang modern dan akuntabel.
Kegiatan ini dihadiri oleh unsur pimpinan dan pengelola arsip dari kedua belah pihak. Dari Fakultas Kedokteran UPI hadir Prof. dr. Hamidie Ronald Daniel Ray, M.Pd., Ph.D. selaku Dekan Fakultas Kedokteran, Dr. dr. Lucky Angkawidjaja Roring, M.Pd., AIFO. selaku Wakil Dekan Bidang Sumber Daya dan Umum, Eka Triana Yulian, S.ST., M.M. selaku Kepala Seksi Administrasi Umum dan Sumber Daya, Andzar Fauzan Hakim, S.E. selaku Pengelola Arsip, serta Yuni Permatasari, S.M. selaku Pengadministrasi Kepegawaian.
Sementara itu, Arsip Universitas diwakili oleh Dr. Rasto, M.Pd. selaku Kepala Arsip Universitas, Dr. Yudi Kusumah, M.Pd. selaku Kepala Seksi Pengelolaan dan Pelestarian Arsip, Dra. Ela Rosalina selaku Arsiparis Madya, dan Mega Rahmawati, S.Pd. selaku Pranata Kearsipan.
Kegiatan diawali dengan sambutan Dekan Fakultas Kedokteran UPI yang menyampaikan apresiasi atas pendampingan berkelanjutan dari Arsip Universitas. Beliau berharap pembinaan di bidang kearsipan dapat terus dilaksanakan secara konsisten sehingga pengelolaan arsip di lingkungan Fakultas Kedokteran semakin tertib, akuntabel, dan sejalan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Kepala Arsip Universitas kemudian membuka kegiatan secara resmi sekaligus memaparkan urgensi pengelolaan arsip vital dari perspektif akademik dan regulatif. Merujuk pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, beliau menjelaskan bahwa arsip vital merupakan arsip yang keberadaannya menjadi prasyarat mutlak bagi keberlangsungan operasional pencipta arsip, bersifat tidak dapat diperbarui (irreplaceable), dan tidak tergantikan apabila mengalami kerusakan maupun kehilangan.
Secara konseptual, arsip vital memiliki lima karakteristik utama, yaitu:
● menjamin keberlangsungan operasional organisasi;
● tidak dapat diperbarui apabila hilang atau rusak;
● tidak dapat digantikan dengan dokumen lain;
● menjadi dasar hukum dan akuntabilitas organisasi; serta
● memerlukan perlindungan dan pengamanan secara khusus.
Lebih lanjut, pengelolaan arsip vital dinilai memiliki peran strategis karena:
● menjamin keberlangsungan operasional organisasi dan pelayanan publik;
● melindungi hak serta kepentingan negara, masyarakat, dan perseorangan;
● mendukung proses pengambilan keputusan secara cepat dan tepat;
● menjaga keaslian informasi serta mencegah hilangnya memori kolektif organisasi; dan
● memenuhi kewajiban hukum sebagaimana diamanatkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Untuk memberikan gambaran yang lebih kontekstual dengan aktivitas di lingkungan fakultas kedokteran, Kepala Arsip Universitas turut memaparkan sejumlah contoh arsip vital, di antaranya surat izin praktik, ijazah, sertifikat tanah, akta nikah, serta dokumen legal lain yang menjadi dasar penyelenggaraan organisasi maupun layanan.
Pada sesi inti kegiatan, tim Arsip Universitas bersama tim Fakultas Kedokteran melakukan pembahasan mendalam terhadap arsip yang diusulkan sebagai arsip statis, yaitu berkas pendirian Fakultas Kedokteran UPI dan dokumen pembukaan program studi. Kedua jenis arsip tersebut dinilai memiliki nilai historis, administratif, hukum, dan informasional yang tinggi bagi kelembagaan.
Melalui proses identifikasi, verifikasi, dan penilaian bersama, disimpulkan bahwa seluruh arsip yang diusulkan memenuhi kriteria sebagai arsip vital karena memiliki nilai guna berkelanjutan dan menjadi bukti autentik perjalanan kelembagaan Fakultas Kedokteran UPI. Arsip-arsip tersebut sekaligus menjadi bagian penting dari memori institusi yang perlu dilestarikan demi kepentingan akuntabilitas, penelitian, serta penyediaan informasi bagi generasi mendatang.
Jalannya kegiatan dipandu oleh Eka Triana Yulian, S.ST., M.M. selaku moderator, dengan Mega Rahmawati, S.Pd. bertindak sebagai notulis, sementara dokumentasi kegiatan dilakukan oleh Andzar Fauzan Hakim, S.E.
Sebagai tindak lanjut atas hasil penilaian bersama, kegiatan diakhiri dengan penandatanganan Berita Acara Serah Terima Arsip Vital antara Fakultas Kedokteran UPI dan Arsip Universitas. Penandatanganan ini menjadi bukti resmi bahwa arsip bernilai kesejarahan dan bernilai guna permanen telah diserahkan kepada lembaga kearsipan universitas untuk selanjutnya dikelola, dilestarikan, dan dimanfaatkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Melalui kegiatan ini, Arsip Universitas UPI terus memperkuat komitmennya dalam membangun budaya sadar arsip di seluruh unit kerja. Sinergi antara Arsip Universitas dan Fakultas Kedokteran diharapkan menjadi praktik baik (best practice) dalam penyelenggaraan kearsipan yang profesional dan akuntabel, sekaligus mendukung terwujudnya tata kelola universitas yang unggul. Ke depan, kegiatan serupa akan dilaksanakan secara bertahap di seluruh fakultas dan unit kerja di lingkungan UPI sebagai bagian dari upaya menjaga memori institusi dan melestarikan warisan dokumenter Universitas Pendidikan Indonesia.(MR)
Kembali