Menuju Pengelolaan Arsip Secara Digital dari Hulu ke Hilir: Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Layankan Konsultasi Aplikasi Pengelolaan Arsip
Bandung,28 Juli 2026 — Seksi Pembinaan dan Pengawasan KEarsipan menerima kunjungan konsultasi Tim dari Sekolah Pascasarjana (SPS). Unit Kerja Sekolah Pascasarjana (SPS) tengah merancang sebuah terobosan: aplikasi sederhana berbasis internet yang mampu mengelola arsip secara menyeluruh, mulai dari pencatatan naskah masuk hingga pembuatan daftar arsip usul musnah. Untuk memastikan aplikasi ini tak hanya praktis digunakan tetapi juga taat pada kaidah kearsipan yang berlaku, Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan melayankan konsultasi teknis guna melakukan penyelarasan kebutuhan dan peraturan yang berlaku.
Uji Coba Langsung
Kegiatan konsultasi ini berlangsung dengan suasana diskusi yang hidup dan interaktif. Staf SPS, Gilang Nugraha, secara langsung mempergakan alur kerja aplikasi di hadapan Kepala Seksi serta Pranata Arsip Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan. Simulasi dimulai dari tahap paling awal, yaitu pencatatan agenda naskah, sehingga dapat dilihat secara nyata bagaimana sistem ini bekerja dan memberikan masukan yang tepat sasaran.
Pendekatan uji coba langsung ini dinilai efektif karena memungkinkan diskusi berjalan berdasarkan pengalaman pengguna yang konkret, bukan sekadar konsep di atas kertas.
Masukan untuk Penyempurnaan
Dari hasil konsultasi, tim Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan memberikan sejumlah rekomendasi penting agar aplikasi semakin optimal dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan kearsipan yang berlaku, di antaranya:
1. Perluasan cakupan jenis arsip — aplikasi diharapkan tidak hanya memfasilitasi arsip surat, tetapi juga seluruh berkas kerja lain seperti daftar hadir, laporan, dan dokumentasi foto kegiatan.
2. Penyesuaian Daftar Arsip — perlu adanya penyesuaian tampilan Daftar Arsip dengan memunculkan pengelompokan berkas untuk setiap klasifikasi tersier, sehingga penelusuran arsip menjadi lebih rapi dan sistematis serta sesuai tuntutan peraturan perundang-undangan.
3. Penambahan fitur pelaporan — aplikasi perlu dilengkapi fasilitas pelaporan daftar arsip, pemindahan arsip, hingga penyusunan daftar arsip usul musnah.
Dengan rekomendasi tersebut, aplikasi diharapkan dapat berfungsi secara menyeluruh dan mendukung tata kelola arsip mulai dari hulu (penciptaan arsip) hingga hilir (penyusutan dan pemusnahan arsip).
Komitmen Bersama untuk Tata Kelola Arsip yang Lebih Baik
Konsultasi ditutup dengan kesepakatan bersama untuk melakukan perbaikan pada aplikasi sesuai masukan yang telah disampaikan. Sebagai langkah lanjutan, aplikasi ini akan dikaji lebih lanjut kelengkapannya sebagai bagian dari pemenuhan instrumen pengawasan kearsipan internal.
Langkah kolaboratif Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan dengan SPS ini menjadi contoh nyata bagaimana inovasi digital dan kepatuhan terhadap regulasi dapat berjalan beriringan, demi terciptanya sistem kearsipan universitas yang lebih tertib, transparan, dan mudah diakses di masa mendatang.(Adhyana)
Kembali