Pelaksanaan Bimbingan Teknis (BIMTEK) Pengelolaan Arsip di Unit Kearsipan II dan Unit Pengolah Di Lingkungan FPBS Universitas Pendidikan Indonesia
BANDUNG, 08 Juli 2026 - Arsip Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) menyelenggarakan Bimbingan Teknis (Bimtek) Pengelolaan Arsip di Unit Kearsipan II dan Unit Pengolah di lingkungan Fakultas Pendidikan Bahasa dan Sastra (FPBS). Kegiatan yang bertempat di Auditorium FPBS B lantai 4 ini dibuka secara resmi oleh Wakil Dekan Bidang Sumber Daya dan Umum FPBS, Prof. Dr. Mohamad Zaka Al Farisi, S.Pd., M.Hum., sebagai upaya penguatan tata pengelolaan arsip dan pembentukan komitmen bersama untuk meningkatkan kepatuhan pemenuhan standar arsip.
Dalam sambutannya, Prof. Dr. Mohamad Zaka Al Farisi, S.Pd., M.Hum. menyoroti hasil evaluasi rutin tahunan di mana FPBS berada pada urutan ke-22 . Beliau menggarisbawahi bahwa hasil tersebut sangat memalukan dan berharap melalui kegiatan ini FPBS dapat melesat meraih ranking yang lebih baik. Strategi peningkatan yang ditekankan meliputi pemenuhan evidence yang lengkap, autentik, dan terdokumentasi dengan baik, serta melakukan monitoring secara berkala terkait kesiapan pengisian kearsipan.
Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan, Asep Mulyana, S.A.P., M.Pd., memaparkan hasil evaluasi penyelenggaraan kearsipan dan hasil pengawasan kearsipan internal. Beliau menegaskan bahwa penggunaan aplikasi Sinergi merupakan kewajiban dalam pengendalian naskah dinas dan disposisi, namun faktanya masih banyak program studi yang belum membuka surat di akun tersebut. Selain itu, diingatkan bahwa ketidakpatuhan terhadap tata naskah dinas dapat meragukan keaslian dokumen dan menghilangkan kekuatannya sebagai bukti hukum. Penggunaan tanda tangan hasil scan atau barcode yang tidak difasilitasi oleh BSRE dinyatakan tidak sah dan tidak boleh digunakan.
Dalam Kegiatan penciptaan hingga penyusutan dijelaskan bahwa pengelolaan arsip bersifat berjenjang dengan masa simpan rata-rata 2 hingga 3 tahun di tingkat unit sebelum dipindahkan ke fakultas. Terkait sarana prasarana, ruang simpan arsip harus tersendiri dengan ketentuan khusus mengenai suhu dan kelembaban agar ketahanan dokumen terjaga lebih lama. Melalui pengelolaan yang tertata, diharapkan pelayanan permintaan dokumen dapat dilakukan dalam hitungan detik untuk mewujudkan efektivitas administrasi.(Agus Tiawan)
Kembali