Evaluasi Penyelenggaraan Kearsipan dan Hasil Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2025 Di Direktorat Penelitian Dan Pengabdian Kepada Masyarakat Universitas Pendidikan Indonesia
Bandung, 9 Juli 2026 — Tim Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Arsip Universitas melaksanakan kegiatan Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan di Direktorat Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (DPPM) Universitas Pendidikan Indonesia (UPI). Kegiatan yang berlangsung di Ruang Rapat Lantai 2 Gedung DPPM ini merupakan bagian dari upaya peningkatan kualitas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia.
Acara dibuka oleh Kepala Seksi Administrasi Umum DPPM, Rida Rosmawati, S.E., M.S.Ak. , selaku pembawa acara. Dalam pembukaannya, beliau menyampaikan salam sekaligus ucapan selamat datang kepada Tim Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Arsip Universitas beserta seluruh peserta yang hadir.
Selanjutnya, Direktur DPPM, Prof. Dr. Ida Hamidah, M.Si. , menyampaikan sambutan sekaligus membuka kegiatan secara resmi. Dalam sambutannya, beliau mengungkapkan bahwa DPPM masih menghadapi beberapa tantangan dalam pengelolaan kearsipan. Kondisi tersebut bukan disebabkan oleh unsur kesengajaan, melainkan karena proses pengelolaan arsip yang belum berjalan secara optimal serta masih adanya keterbatasan pemahaman mengenai tata kelola kearsipan. Selain itu, masih terdapat sejumlah temuan yang perlu ditindaklanjuti sebagai bagian dari upaya peningkatan kualitas pengelolaan arsip.
Melalui kegiatan pembinaan dan pengawasan ini, DPPM diharapkan memperoleh arahan, masukan, serta pendampingan untuk mewujudkan pengelolaan arsip yang semakin tertib, efektif, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Beliau juga menegaskan bahwa kearsipan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas administrasi yang dilaksanakan setiap hari oleh seluruh sivitas akademika.
Sambutan berikutnya disampaikan oleh Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Arsip Universitas, Asep Mulyana, S.AP., M.Pd. Dalam pemaparannya dijelaskan bahwa penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan secara terpadu antara unit pengolah dan unit kearsipan sehingga seluruh proses dapat berjalan selaras tanpa terjadi tumpang tindih kewenangan. Peran pimpinan juga dinilai sangat penting dalam proses pengambilan keputusan, khususnya dalam pengelolaan persuratan dan pengendalian penyelesaian dokumen.
Beliau juga menyampaikan bahwa seluruh proses persuratan di lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia saat ini telah terintegrasi melalui aplikasi SINERGI , sehingga setiap unit kerja diharapkan dapat memanfaatkannya secara optimal. Melalui kegiatan pembinaan dan pengawasan ini, setiap temuan yang masih ada diharapkan dapat diperbaiki melalui proses pendampingan, sementara praktik-praktik yang telah sesuai dengan ketentuan Tata Naskah Dinas dapat terus dipertahankan.
Materi pembinaan selanjutnya disampaikan oleh Adhiyana Suryaning Putri, A.Md. dari Tim Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Arsip Universitas. Pada awal pemaparannya, beliau menekankan bahwa keberhasilan penyelenggaraan kearsipan sangat bergantung pada peran Unit Pengolah sebagai pihak yang menciptakan arsip. Oleh karena itu, seluruh instrumen pembinaan dan evaluasi yang telah disediakan diharapkan dapat diisi secara lengkap dan sesuai dengan kondisi yang sebenarnya.
Materi yang disampaikan meliputi mekanisme pengunggahan arsip, layanan kearsipan, Standar Operasional Prosedur (SOP) Tata Naskah Dinas, SOP sarana dan prasarana kearsipan, proses penciptaan arsip, penyusutan arsip, hingga pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Pada sesi diskusi, Rida Rosmawati mengajukan pertanyaan mengenai dokumen pengajuan lembar pengesahan dosen ke kementerian yang masih menggunakan tanda tangan basah Direktur. Menanggapi hal tersebut, Adhiyana Suryaning Putri menjelaskan bahwa penggunaan tanda tangan basah masih diperbolehkan apabila menjadi persyaratan dari instansi tujuan. Namun demikian, dokumen tersebut tetap wajib melalui proses alih media sesuai ketentuan kearsipan agar tersedia arsip digital yang dapat digunakan sebagai bukti autentik apabila diperlukan di kemudian hari.
Selanjutnya, Alvian mengajukan pertanyaan mengenai pengelolaan surat masuk yang diterima melalui surat elektronik (e-mail). Menanggapi pertanyaan tersebut, Ibu Adhiyana menjelaskan bahwa surat yang diterima melalui e-mail tetap harus dicatat dalam agenda surat masuk. Pengelolaannya disesuaikan dengan karakteristik dokumen, baik sebagai arsip elektronik maupun arsip konvensional, bergantung pada bentuk tanda tangan serta legalitas dokumen yang diterima.
Menutup kegiatan, Asep Mulyana kembali memberikan penguatan mengenai pentingnya membangun budaya tertib arsip di seluruh unit kerja. Beliau menyampaikan bahwa setiap dokumen yang dihasilkan dalam pelaksanaan tugas merupakan bagian dari proses penciptaan arsip sehingga harus dikelola sesuai dengan prosedur yang berlaku, khususnya dalam mekanisme pengelolaan surat keluar. Pengelolaan arsip bukanlah pekerjaan yang terpisah dari pelaksanaan tugas, melainkan bagian yang melekat pada setiap aktivitas administrasi.
Pada kesempatan tersebut, Tim Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Arsip Universitas juga menegaskan komitmennya untuk terus memberikan pembinaan dan pendampingan kepada seluruh unit kerja dalam rangka meningkatkan kualitas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia.
Kegiatan Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan pada Direktorat Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (DPPM) berlangsung dengan lancar serta memberikan pemahaman yang lebih komprehensif mengenai penyelenggaraan kearsipan. Melalui kegiatan ini, DPPM diharapkan dapat menindaklanjuti hasil pembinaan dan rekomendasi yang telah disampaikan sehingga terwujud tata kelola arsip yang semakin tertib, efektif, akuntabel, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.(Agus Tiawan)