Pelaksanaan Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Pada Perpustakaan Universitas Pendidikan Indonesia
Bandung, 30 Juli 2026 – Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) menyelenggarakan Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip di Unit Kearsipan II dan Unit Pengolah serta Workshop Pengisian dan Pemenuhan Bukti Dukung instrumen Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2026 di lingkungan Perpustakaan Univesitas Pendidikan Indonesia. Kegiatan ini disambut oleh Kepala Perpustakaan, Dr. Richie Cynthia Johan, M.Si. , yang mengapresiasi pelaksanaannya sebagai upaya meningkatkan kinerja pengelolaan arsip yang tertib, sistematis, dan akuntabel. Beliau juga berharap pengelolaan arsip di Perpustakaan menjadi lebih terorganisir dan terstruktur.
Pada bimbingan teknis tersebut, Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Arsip UPI, Asep Mulyana, S.A.P., M.Pd., memaparkan hasil evaluasi penyelenggaraan kearsipan di Perpustakaan. Ditemukan beberapa temuan, di antaranya masih belum dilakukannya pencatatan pada agenda masuk dan agenda keluar baik di tingkat Divisi/Seksi maupun di tingkat Unit Kearsipan II Perpustakaannya. Selain itu, diperlukan penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) surat masuk dan surat keluar agar alur pengelolaan surat dapat berjalan lebih jelas dan konsisten.
Bimbingan teknis juga membahas penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA) sebagai pedoman pengelolaan arsip sesuai masa simpan dan nasib musnah atau permanennya. Setiap divisi juga diharapkan memiliki tempat penyimpanan arsip yang sesuai dengan jenis arsipnya.
Kegiatan ini menjadi salah satu bentuk komitmen bersama, Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Arsip Universitas dengan Perpustakaan dalam meningkatkan kepatuhan terhadap peraturan kearsipan dari sejak proses penciptaan sampai bagaimana arsip itu harus disusutkan. Berbagai langkah dilakukan secara terpadu, mulai dari penguatan pengelolaan surat menggunakan aplikasi Sinergi, penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) persuratan sebagai pedoman pelaksanaan, penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA) untuk menjamin pengelolaan arsip sesuai siklus hidupnya, hingga penataan sistem penyimpanan arsip yang lebih tertib dan sistematis. Dengan adanya upaya tersebut, diharapkan pengelolaan arsip di Perpustakaan dapat berjalan secara lebih efisien, profesional, transparan, dan akuntabel, serta mampu mendukung efektivitas penyelenggaraan administrasi dan tata kelola institusi secara berkelanjutan.(Agus Tiawan )
Kembali