Pembinaan kearsipan di FPBS tahun 2023
Pada hari Jumat tanggal 8 September 2023, Pembinaan Kearsipan selanjutnya dilakukan di Fakultas Pendidikan Bahasa dan Sastra (FPBS). Acara dibuka oleh bapa Wakil Dekan Bidang Sumber Daya Keuangan dan Umum FPBS, Bapa Dr. Dingding Haerudin, M.Pd. Beliau menjelaskan bahwa pengertian arsip adalah bukti kita sudah melaksanakan kegiatan. Walaupun kini sebagian besar arsip sudah beralih menjadi digital, namun arsip tersebut juga harus dikelola dengan baik. Baik arsip elektroniknya maupun arsip yang masih manual atau masih berupa kertas.
Acara dilanjutkan dengan pemaparan pematerian oleh Bapa Asep Mulyana, S.A.P., M. Pd. selaku Kepala Seksi Pembinaan dan Pengelolaan Arsip Dinamis terkait dengan penyelenggaraan kearsipan. Dalam pemaparannya beliau menjelaskan bahwa salah satu tujuan kegiatan pembinaan ke tiap tiap unit itu yaitu meluruskan pemahaman bahwa pengelolaan arsip menghabiskan waktu atau menambah pekerjaan. Karena pada dasarnya apabila penciptaan arsip dilakukan sesuai kaidah kearsipan, maka mengelola arsip akan selaras dengan penyelesaian tugas pokok sehari-hari, sehingga semua dokumen yang tercipta akan tersusun dengan baik dan rapi.
Dilanjutkan pematerian tentang penciptaan arsip oleh Bapa Saepuddin, S.I.P. Terdapat beberapa point dalam pemaparannya yaitu pembuat surat sebagai ujung tombak harus memahami hal – hal terkait yang dimuat dalam naskah dinas, misalnya nama unit kerja harus sesuai dengan ketetapan perundangan terbaru. Selain pemaparan materi dilakukan juga latihan praktik membuat naskah dinas kemudian membahas secara bersama sama dan diidentifikasi apakah surat yang dibuat sudah sesuai dengan tata naskah dinas atau belum.
Pematerian selanjutnya dilanjutkan oleh Arsiparis Bapa Agus Sobandi, beliau mennyampaikan materi terkait dengan penyimpanan dan penataan arsip. Sama dengan bapa Saepuddin selain pemaparan materi dilakukan juga praktek pemberkasan arsip aktif.
Pemaparan terakhir terkait dengan penyusutan arsip disampaikan oleh Arsiparis Bapa Agun Gunawan, S. T., beliau menjelaskan bagaimana alur tata cara menyusutkan arsip dan point point apa saja yang menjadi syarat arsip tersebut dapat disusutkan atau dimusnahkan.