Pembinaan penyelenggaraan kearsipan dilakukan untuk membina pengelolaan sistem kearsipan pada setiap pencipta arsip di Universitas Pendidikan Indonesia sesuai dengan arah dan sasaran perundang-undangan di bidang kearsipan. Hal ini menjadi dasar dilaksanakannya tindak lanjut hasil pengawasan internal kearsipan tahun 2022, yang mana banyak hal terkait dengan pengelolaan arsip di unit pencipta arsip (unit kerja) yang belum terpenuhi baik dari sisi penciptaan arsip maupun penyusutan arsip.
Sebagai bentuk tanggung jawab Arsip Universitas selaku Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi, maka sudah sewajarnya melakukan perbaikan-perbaikan di bidang pengelolaan kearsipan jika terdapat hal-hal yang tidak sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan. Oleh karena itu, untuk menyamakan persepsi, dan meningkatkan pengetahuan dan pemahaman tentang pengelolaan arsip, maka pada tanggl 6 September dilakukan Pembinaan Pengelolaan Kearsipan dalam bentuk Bimbingan Teknis bagi para pengelola arsip dan juga Kepala Seksi Administrasi Umum dan Sumber Daya pada unit non akademik.
Acara dibuka oleh Kepala Arsip, Dr. Budi Santoso, M.Si. Beliau menjelaskan terdapat 3 hal yang sudah Arsip Universitas raih sebagai LKPT ini yaitu pertama apresiasi pimpinan universitas terhadap Arsip Universitas yang cukup tinggi, hal ini nampak diapresiasinya Arsip Universitas, ketika menyampaikan kepada pimpinan bahwa Arsip Universitas harus memiliki gedung. Sebagai imbas dari terakreditasinya Arsip Universitas oleh ANRI. Pertama, alhamdulillah sudah disetujui yaitu Gedung (Fakultas Pendidikan Seni dan Desain) FPSD I yang kini masih dipakai kuliah oleh mahasiswa FPSD akan dijadikan Gedung Arsip Universitas. Kedua, pada tahun 2021 terakreditasinya Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) Arsip Universitas dari ANRI dengan memperoleh predikat “A” (Sangat Baik). Ketiga, pada tahun 2022 Arsip Universitas mendapatkan nilai “BB” (Sangat Baik) untuk Pengawasan Eksternal secara nasional untuk kategori Perguruan Tinggi. Bapak Rektor meminta kepada Kepala Arsip untuk melakukan re-akreditasi kembali pada tahun 2025, jadi tidak menunggu habisnya masa akreditasi yaitu tahun 2026.
Kurang lebih 25 unit di UPI diantaranya Majelis Wali Amanat, Komite Audit, Senat Akademik, Dewan Guru Besar, LPPM, Perpustakaan, Satuan Penjaminan Mutu, Satuan Pengendalian Internal, Direktorat Keuangan, Direktorat Sisten dan Teknologi Informasi, Direktorat Urusan Internasional, Direktorat Inovasi dan Pusat Unggulan Universitas, Badan Bimbingan dan Konseling dan Pengembangan Karir, Unit Kerja Pengadaan Barang dan Jasa, Kantor Hukum, Hubungan Masyarakat, Pusat Data Universitas, UPT Islamic Tutorial Center, UPT Layanan Kesehatan, UPT Keamanan dan Ketertiban Kampus, UPT Museum Pendidikan Nasional, Balai Bahasa, UPT Pusat Olahraga Universitas, dan UPT Kebudayaan yang masing – masing unit mengirimkan 2 orang perwakilannya untuk bisa mengikuti kegiatan pembinaan kearsipan.
Acara dilanjut dengan pematerian dari Kepala Seksi Pembinaan dan Pengelolaan Arsip Dinamis, Bapak Asep Mulyana, S.A.P., M. Pd., terkait dengan Penyelenggaraan Kearsipan yang diterapkan di Universitas Pendidikan Indonesia, kemudian dilanjutkan pembahasan tentang penciptaan arsip yang disampaikan oleh Arsiparis yaitu Bapak Saepuddin, S. IP. Dilanjutkan untuk praktek penyimpanan dan penataan arsip disampaikan oleh Arsiparis, Ibu Tini Kartini, S. Pd., dan terakhir terkait dengan penyusutan arsip disampaikan oleh Arsiparis Bapak Agun Gunawan, S. T. dan Ibu Dra. Ela Rosalina.
Diharapkan dengan terselenggaranya kegiatan ini dapat meningkatkan pengetahuan para pengelola arsip dan memperbaiki apa saja terkait pengelolaan arsip di unitnya supaya sesuai dengan aturan yang diterapkan di Universitas Pendidikan Indonesia.
(FR)
