Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2022
Sebagai upaya untuk mewujudkan pencapaian tujuan penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan maka perlu dilakukan pengawasan kearsipan. Pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Pengawasan kearsipan dilakukan melalui kegiatan pengawasan atas pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan dan penegakan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan. Pengawasan kearsipan internal merupakan tanggung jawab Arsip Universitas sebagai penyelenggara kearsipan perguruan tinggi, yang dilakukan terhadap unit pencipta arsip dan unit pengelola arsip di lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia yang dilaksanakan melalui dua metode yaitu Audit Kearsipan dan Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan.
Pada tanggal 10 Agustus 2023 Arsip Universitas menyelengarakan rapat tindak lanjut hasil pengawasan Kearsipan Internal yang dilaksanakan secara zoom meeting yang dipimpin langsung oleh Kepala Seksi Pembinaan Pengelolaan Arsip Dinamis, Asep Mulyana, S.AP., M.Pd. Kegiatan ini dilaksanakan untuk menginformasikan ke seluruh pimpinan unit kerja baik akademik maupun non akademik tentang hasil audit sementara atau Resume Hasil Audit Kearsipan (RHAS) tentang penyelenggaraan kearsipan di setiap unit kerja.
Karena suatu hal dan lainnya RHAS Tahun 2022 baru bisa disampaikan oleh Arsip Universitas baru bisa disampaikan saat ini, maka pada kegiatan ini disampaikan bahwa RHAS tersebut memuat hasil dari penilaian pengawas yang belum terdapat nilai, namun didalamnya terdapat beberapa rekomendasi atau catatan-catatan untuk unitnya terkait hal yang belum sesuai dan perlu ditingkatkan lagi.
Audit Kearsipan sementara ini mencakup aspek – aspek terkait dengan pengelolaan kearsipan, diantaranya Sub Aspek Penciptaan Arsip, Penerimaan Arsip, Sub Aspek Penggunaan Arsip, Sub Aspek Pemeliharaan Arsip, Sub Aspek Penyusutan Arsip, Sub Aspek Sumber Daya Manusia, dan Sub Aspek Prasarana dan Sarana Kearsipan.
Sebagai bentuk tanggung jawab Arsip Universitas terhadap penyelenggaraan Kearsipan di setiap unit kerja, maka hasil audit sementara ini akan kami kirimkan kepada pimpinan unit kerja dan harus ditanda tangani kemudian disampaikan Kembali ke Arsip Universitas. Untuk memperbaiki hasil audit Kearsipan ini, kami akan menindaklanjuti dengan kegiatan bimbingan teknis Kearsipan yang akan dilaksanakan pada bulan Agustus s.d. pertengahan September 2023. Caranya adalah untuk unit kecil yang tidak memiliki Kasi Adum, akan dilakukan bimtek secara bersamaan dengan Arsip Universitas yang menyelenggarakannya. Sementara untuk unit besar yang memiliki Kasi Adum, harus menyelenggarakan sendiri dengan meminta nara sumber dari Arsip Universitas.
Setelah kegiatan bimtek ini, Arsip Universitas akan melakukan pengawasan internal tahun 2023 sebagai perbaikan atau pemenuhan kekurangan hasil pengawasan tahun 2022 sehingga diharapkan akan adanya peningkatan baik pemahaman kearsipan, pengetahuan Kearsipan, dan proses pengelolaan arsip.
#UPI
#UniversitasPendidikanIndonesia
#ArsipUniversitas
#ArsipTertataUPITerjaga
(FR)
Kembali