BANDUNG, 5 Mei 2026 – Arsip Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) menggelar rapat koordinasi dan Bimbingan Teknis (Bimtek) penguatan sistem kearsipan internal di Fakultas Pendidikan Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FPMIPA). Kegiatan ini dihadiri oleh Wakil Dekan Bidang Sumber Daya dan Umum, Dr. Dadi Rusdiana, M.Si., serta menjadi bagian dari upaya strategis untuk menyongsong target kinerja tahun 2026. Pembenahan administrasi secara sistematis dipandang sebagai langkah penting dalam mendukung visi Dekan FPMIPA untuk mencapai kinerja institusi yang lebih unggul.
Kepala Arsip, Dr. Rasto, M.Pd., menegaskan bahwa pengelolaan kearsipan harus bertransformasi dari sekadar rutinitas administratif menjadi bagian dari Rapat Tinjauan Manajemen di tingkat fakultas. Dalam arahannya, arsip diposisikan sebagai aset data strategis, bukan sekadar kumpulan dokumen lama. Tata kelola arsip yang baik diyakini akan menjadi landasan penting bagi pimpinan dalam mengambil kebijakan yang tepat, akurat, dan berbasis data.
Evaluasi hasil pengawasan kearsipan internal tahun 2025 juga menjadi fokus utama dalam kegiatan ini. Meskipun kualitas auditor internal telah mencapai predikat AA, masih terdapat tantangan dalam optimalisasi penggunaan aplikasi Sinergi, khususnya terkait naskah dinas yang belum dibaca atau ditindaklanjuti oleh unit kerja. Selain itu, ditegaskan bahwa sistem pengelolaan arsip bersifat berjenjang, sehingga keterlambatan atau kegagalan Program Studi dalam memindahkan arsip dapat berdampak pada hilangnya data dalam sistem Artas.
Selaras dengan upaya penertiban administrasi, Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan, Asep Mulyana, S.A.P., M.Pd., mensosialisasikan aturan baru terkait penulisan nama pada naskah dinas sesuai standar kearsipan nasional. Salah satu poin utama adalah larangan penggunaan gelar akademik bagi pejabat yang menandatangani surat dinas, guna menyeragamkan format korespondensi resmi. Meski demikian, terdapat pengecualian pada surat tugas, di mana gelar akademik pihak yang ditugaskan masih diperbolehkan dicantumkan secara lengkap. Transparansi kebijakan ini juga didukung dengan penyediaan akses terhadap salinan aturan resmi bagi seluruh unit kerja.
Dalam praktik pengelolaan arsip, unit keuangan masih mempertahankan penggunaan ordner sebagai media utama penyimpanan, dengan pertimbangan kemudahan akses saat proses audit. Instruktur praktik, Adhiyana Suryaning Putri, A.Md., menekankan pentingnya standar perlakuan dokumen, khususnya untuk dokumen belanja atau Surat Pertanggungjawaban (SPJ). Dokumen fisik dilarang dilubangi atau menggunakan staples, serta wajib disimpan dalam plastik pelindung agar tetap utuh. Penyimpanan dilakukan di lemari khusus berdasarkan nomor kendali transaksi atau per-ajuan. Selain itu, penggunaan kartu tunjuk silang juga diterapkan sebagai alat bantu pelacakan dokumen antar folder, guna menciptakan sistem kearsipan yang lebih tertata, aman, dan mendukung kelancaran administrasi secara berkelanjutan.(AT)
