Penguatan Tata Kelola Dokumen Elektronik, Arsip Universitas UPI Gelar Pembinaan Kearsipan di Kantor Hukum
Bandung, 24 Juli 2026 – Arsip Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) melalui Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan menyelenggarakan kegiatan Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis sekaligus Workshop Penilaian Mandiri Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2026 di Kantor Hukum Universitas Pendidikan Indonesia. Kegiatan ini bertujuan meningkatkan pemahaman dan kepatuhan unit kerja dalam pengelolaan arsip, meliputi penciptaan dan pengendalian, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Kegiatan dibuka oleh Asep Sukarna, S.E., selaku Kepala Seksi Administrasi Umum dan Sumber Daya Kantor Hukum UPI. Turut hadir dalam kegiatan tersebut Gilang Nopiansyah, S.H., M.H., Kepala Kantor Hukum UPI, Dulhamid, S.H., Kepala Seksi Advokasi, beserta seluruh jajaran pegawai di lingkungan Kantor Hukum Universitas Pendidikan Indonesia.
Asep Mulyana, S.A.P., M.Pd. , Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Arsip Universitas UPI, sebagai narasumber, menyampaikan materi mengenai peran strategis tata kelola arsip yang sesuai dengan kebijakan universitas dan ketentuan peraturan perundang-undangan, dalam menunjang kinerja Kantor Hukum, serta mendukung capaian visi dan misi Universitas.
Dalam pemaparannya, Asep menjelaskan bahwa sebagai hasil pengawasan ke unit kerja lain, masih ditemukan praktik penggunaan barcode yang tidak tersertifikasi oleh penyelenggara sertifikat elektronik resmi, maupun pemakaian hasil pemindaian (scan) tanda tangan dalam proses pengesahan dokumen. Menurutnya, dokumen yang ditandatangani menggunakan mekanisme tersebut tidak dapat dikategorikan sebagai dokumen yang memiliki tanda tangan elektronik yang sah sehingga berpotensi menimbulkan persoalan dari aspek legalitas dan keabsahan dokumen.
"Penggunaan tanda tangan elektronik harus mengacu pada sistem yang telah ditetapkan. Jangan sampai demi alasan kemudahan pelayanan, justru menggunakan aplikasi yang tidak resmi sehingga dapat menimbulkan persoalan dari aspek legalitas maupun keabsahan dokumen," tegas Asep.
Selain itu, Asep menegaskan bahwa dokumen yang telah ditandatangani secara elektronik tidak boleh diubah atau diedit, termasuk hanya untuk memperbaiki kesalahan kecil seperti tanda baca maupun penulisan. Perubahan sekecil apa pun akan menghilangkan validitas tanda tangan elektronik yang telah melekat pada dokumen tersebut.
Dalam kesempatan tersebut, Asep juga berbagi pengalaman sebagai auditor pengawasan kearsipan. Ia menjelaskan bahwa auditor pengawasan harus memiliki sertifikasi kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan pelatihan khusus. Kompetensi tersebut menjadi bekal dalam melaksanakan pembinaan, evaluasi, serta pengawasan penyelenggaraan kearsipan secara profesional dan objektif.
Lebih lanjut, ia menyampaikan bahwa berdasarkan hasil pengawasan kearsipan, masih terdapat beberapa aspek yang perlu diperkuat oleh unit kerja Kantor Hukum, terutama dalam pengelolaan arsip, penyediaan sarana dan prasarana, serta peningkatan kompetensi sumber daya manusia (SDM) kearsipan. Aspek-aspek tersebut menjadi indikator penting dalam mewujudkan tata kelola arsip yang efektif, akuntabel, dan sesuai dengan standar nasional kearsipan.
Melalui kegiatan pembinaan ini, Arsip Universitas UPI berharap seluruh unit kerja, termasuk Kantor Hukum UPI, semakin memahami pentingnya pengelolaan dokumen elektronik yang benar, penggunaan tanda tangan elektronik yang sah, serta penerapan prinsip-prinsip kearsipan dalam setiap proses administrasi. Dengan demikian, arsip yang tercipta akan memiliki nilai autentik, utuh, terpercaya, dan dapat dipertanggungjawabkan sebagai alat bukti yang sah sekaligus mendukung terwujudnya tata kelola universitas yang baik (good university governance).(Agus Tiawan)
Kembali