PENYERAHAN ARSIP STATIS BIRO SARANA DAN PRASARANA TAHUN 2023
Sebagai tindak lanjut dari kegiatan akuisisi arsip statis, Kepala Biro Sarana dan Prasarana Drs. Ahmad Tajudin, M.A.P. pada hari Selasa, 5 Desember 2023 bertempat di Ruang Biro Sarpras menyerahkan 125 (Seratus duapuluh lima) arsip statis kepada Kepala Arsip Universitas, Prof. Dr. Budi Santoso, M.Si. berupa arsip tekstual Surat Perjanjian Kerja (SPK) tahun penciptaan antara 1995 s.d. 2011.
Penyerahaan arsip statis ini merupakan akhir dari rangkaian kegiatan akuisisi arsip statis yang diawali dengan kegiatan monitoring arsip yang berpotensi menjadi statis oleh tim arsip statis Arsip Universitas, kemudian dilanjutkan dengan verifikasi / penilaian oleh Tim Pertimbangan /Penilai arsip statis dan terakhir adalah penyerahan arsip statis hasil penilaian.
Kepala Biro Sarana dan Prasarana, Drs. Ahmad Tajudin, M.A.P. dalam sambutannya menyambut baik kegiatan akuisisi arsip statis yang dilaksanakan oleh Arsip Universitas, “kegiatan akuisisi ini sangat penting karena merupakan penyelamatan arsip dari pencipta arsip sehingga sejarah keberadaan Biro Sarana dan Prasarana mulai dari awal pembentukan unit kerja sampai saat ini dengan nama Biro Sarana Prasarana yang memiliki sejarah yang panjang dan unik, tidak hilang bahkan arsip-arsip penting ini menjadi terselamatkan sebagai bentuk pertanggung jawaban organisasi terhadap kehidupan berbangsa dan bernegara. Arsip statis ini bisa dimanfaatkan untuk kepentingan penelitian, pengembangan ilmu dan juga sebagai memori kolektif atau ingatan kita bersama. Kita dapat mengetahui proses pendirian Biro Sarana dan Prasarana ini mulai dari awal penamaan unit kerja yang merupakan salah satu bagian atau sub bagian pada Biro Administrasi Umum kemudian berkembang tugas pokok dan fungsinya sehingga berubah menjadi Biro Sarana dan Prasarana setelah UPI menjadi PTNbh. Dari mana kita mengetahui Sejarah keberadaan tupoksi dan kewenangan Biro Sarana dan Prasarana selain dari arsip. Oleh karena itu penyelamatan arsip dalam bentuk akuisisi arsip statis, adalah kegiatan yang sangat penting dan perlu didukung oleh unsur pimpinan universitas juga sivitas akademika dan tenaga kependidikan.
Dalam kegiatan penyerahan arsip statis Biro Sarana dan Prasarana ini, turut hadir dan menyaksikan Kasi Adum dan Sumber Daya, Dra. Hj. Yanti Nuryanti, dan Asep Sukarna, S.E. selaku arsiparis. Sementara dari Arsip Univeristas, yang turut hadir mendampingi adalah Kepala Pengelolaan Arsip Statis Aji Ahmad Fauzi, S.T., M.Pd., dua orang arsiparis yaitu Saepuddin, S.IP. dan Agun Gunawan, S.T.
Menurut Drs. Ahmad Tajudin, M.A.P., arsip yang diusulkan untuk diserahkan pengelolaannya ke Arsip Universitas seluruhnya berjumlah 415 item arsip, namun hasil verifikasi dan penilaian oleh Tim Penilai Arsip Statis jumlah yang masuk kategori arsip statis untuk diserahkan pengelolaaannya ke Arsip Universitas berjumlah 125 item arsip berupa Surat Perjanjian Kerja antara UPI dengan pihak ketiga. Arsip Universitas adalah salah satu unit kerja yang baru di UPI ini, namun cepat melakukan perubahan sesuai dengan tuntutan UPI sebagai perguruan tinggi “pelopor dan unggul” yang mampu memberikan kontribusi yang baik bagi nama baik UPI yaitu memperoleh akreditasi “A” (Sangat Baik). Ini tentunya berkat dukungan Sumber Daya Manusia kearsipan yang berkompeten dan Sarana Prasarana kearsipan. Mudah-mudahan rencana peruntukan Gedung arsip eks Gedung FPSD bisa segera direnovasi agar bisa dimanfaatkan dengan maksimal untuk perkembangan kearsipan di UPI.
Sementara itu Kepala Arsip Universitas Prof. Dr. Budi Santoso, M.Si. menyebutkan bahwa akusisi arsip statis sebagai implementasi dari Peraturan Kepala ANRI No. 31 Tahun 2011 tentang Tata Cara Akuisisi Arsip Statis yang dimulai dari tahap monitoring arsip statis yang menghasilkan arsip yang berpotensi statis, kemudian penilaian arsip usul permanen oleh Tim Penilai arsip statis yang dilakukan oleh Arsiparis dari Arsip Universitas dengan mengikutsertakan Arsiparis atau Pengelola Arsip di unit kerja pengusul, dan terakhir adalah penyerahan arsip statis sesuai dengan hasil pertimbangan tim penilai. Kegiatan serah terima Arsip Statis Biro Sarana dan Prasarana merupakan penyerahan arsip statis pertama dari unit non akademik pada tahun 2023, mudah-mudahan bisa diikuti oleh unit kerja non akademik lainnya. Kami ingatkan lembali kepada Bapak/Ibu di Biro Sarpras, bahwa arsip statis yang diserahkan ke Arsip Universitas bukan menjadi milik Arsip Universitas, tetapi tetap milik Biro Sarana dan Prasarana yang kapanpun jika diminta untuk keperluan kedinasan, penelitian, dan lain-lain akan kami berikan. Arsip Universitas hanya melakukan pengelolaaannya saja. Mengapa? Karena fungsi dari Lembaga kearsipan Perguruan tinggi adalah mengelola dan menyimpan arsip statis yang mengandung nilai sekunder dan intrinsik, yaitu arsip yang bernilai guna kesejarahan, arsip yang memiliki keunikan, unik bisa dilihat dari bahan yang digunakan dalam penciptaan arsip juga informasi arsipnya, Setelah kegiatan penyerahan arsip statis, dilanjutkan dengan diskusi tentang kearsipan yang pada kesimpulannya :
- bahwa Biro Sarana dan Prasarana ada unit kerja yang banyak menyimpan arsip vital UPI seperti Sertifikat Tanah, Surat2 Kendaraan, Surat2 izin penggunaan tanah dan Gedung, Arsip Kartografi (kearsitekturan), Arsip Berita Acara Serah Terima Pekerjaan, Surat Perjanjian Kerja, dan lain-lain, yang penyimpanannya memerlukan sarana prasarana kearsipan yang memadai. seperti brankas, lemari besi untuk menyimpan arsip kartografi, ruang penyimpanan arsip yang suhunya perlu diatur, ber AC, cahaya matahari tidak langsung masuk ke ruang arsip, dll. Hal tersebut perlu diupayakan ada untuk penyelamatan arsip yang sangat bernilai bagi kelangsungan UPI. Biro Sarpras akan mengusulkan pada tahun 2024 untuk pembeliaan sarana prasarana kearsipan sebagaimana disebutkan.
- Biro Sarana dan Prasarana memiliki arsip yang sangat banyak dan penting, sementara tenaga arsiparis merangkap pengelola hanya satu orang, oleh karena itu agar pegawai Biro Sarpras yang ditugaskan di luar Sarpras, setelah selesai melaksanakan tugasnya agar ditarik ke Biro Sarpras untuk diberi tugas mengelola kearsipan. Lebih lanjut, Kepala Biro Sarana Prasarana Drs. Ahmad Tajudin, M.A.P. menyatakan akan menarik pegawai tersebut ke Biro Sarpras setelah selesai melaksanakan tugas. Dan menugaskan Kasi Adum untuk mencatat dan menindaklanjuti urusan kepegawaiannya.
- Dokumen-dokumen yang diciptakan di Biro Sarpras seperti surat perjanjian kerja, Berita Acara Serah Terima, aslinya agar tidak dijilid. Yang dijilid adalah photo kopinya untuk keperluan administrasi laporan pertanggung jawaban. Dan jika melakukan penanda tanganan secara basah, agar menggunakan ballpoint warna biru agar otentik karena sesuai dengan Tata Naskah Dinas yang berlaku di UPI.