PENYERAHAN ARSIP STATIS KAMPUS UPI DI SERANG TAHUN 2023
Menindaklanjuti kegiatan monitoring dan penilain arsip statis dalam kegiatan akuisisi arsip statis, Direktur Kampus UPI di Serang Dr. Supriadi, M.Pd. pada hari Kamis, 9 November 2023 bertempat di Ruang Smart Class Kamda UPI Serang menyerahkan 557 (lima ratus lima puluh tujuh) arsip statis kepada Kepala Arsip Universitas, Prof. Dr. Budi Santoso, M.Si. yang terdiri dari :
- arsip tekstual berupa Surat Keputusan Direktur Kampus UPI Serang sebanyak 17 item.
- arsip skripsi media baru berupa Compact Disk tahun pembuatan 2016 s.d. 2017 sebanyak 519 CD skripsi.
- arsip tekstual berupa laporan penelitian dosen sebanyak 11 laporan.
- arsip tekstual berupa laporan pengabdian kepada masyarakat sebanyak 7 laporan.
- arsip tekstual berupa laporan audit mutu internal sebanyak 1 laporan dan berita acara hasil audit mutu internal sebanyak 2 lembar.
Penyerahaan arsip statis ini merupakan akhir dari rangkaian kegiatan akuisisi arsip statis yang diawali dengan kegiatan monitoring arsip statis oleh tim arsip statis Arsip Universitas, kemudian dilanjutkan dengan verifikasi / penilaian oleh Tim Pertimbangan /Penilai arsip statis dan terakhir adalah penyerahan arsip statis hasil penilaian.
Hasil penilaian dibuat dalam daftar arsip hasil penilaian disertai pertimbangan dari tim penilai, disampaikan ke pimpinan unit kerja pengusul untuk ditindak lanjuti dengan persiapan penyerahan arsip statis ke Arsip Universitas yang dilampiri dengan daftar arsip statis yang harus diserahkan.
Dalam sambutannya, Direktur Kampus UPI di Serang, Dr. Supriadi, M.Pd. menyambut baik kegiatan akuisisi arsip statis yang dilaksanakan oleh Arsip Universitas sebagai Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi, kegiatan akuisisi ini sangat penting karena merupakan kegiatan penyelamatan arsip dari pencipta arsip sehingga sejarah keberadaan organisasi kampus UPI di Serang tidak hilang bahkan arsip-arsip penting kampus UPI Serang ini menjadi terselamatkan sebagai bentuk pertanggung jawaban organisasi terhadap kehidupan berbangsa dan bernegara. Arsip statis ini bisa dimanfaatkan untuk kepentingan penelitian, pengembangan ilmu dan juga sebagai memori kolektif atau ingatan kita bersama. Kita dapat mengetahui proses pendirian Kampus UPI di Serang ini mulai dari penyerahan Sekolah Pendidikan Guru ke UPI dan berubah menjadi UPP PGSD kemudian berkembang sampai sekarang dengan nama Kampus UPI di Serang. Dari mana kita mengetahui Sejarah keberadaan Kampus UPi di Serang selain dari arsip. Oleh karena itu penyelamatan arsip dalam bentuk akuisisi arsip statis, adalah kegiatan yang perlu didukung oleh sivitas akademika dan tenaga kependidikan Kampus UPI Serang.
Dalam kegiatan penyerahan arsip statis Kampus UPI Serang tahun 2023 ini, turut hadir dan menyaksikan pimpinan teras Kampus UPI Serang yaitu Wakil Direktur Bidang Akademik dan Kemahasiswaan, Dr. Iik Nurulpaik, S.Pd.,M.Pd.,M.A.P, Wakil Direktur Bidang Sumber Daya; Keuangan dan Umum, Dr.Yulianti Fitriani,M.Sn; Kasi Adum, Keuangan dan Sumber Daya, Kasi Akademik dan Kemahasiswaan serta seluruh staf Prodi, staf Akadmik dan Kemahasiswaan, dan para pengelola arsip di Unit Kearsipan 2 (Record Center) Kampus UPI di Serang. Sementara dari Arsip Universitas, yang turut hadir mendampingi adalah Kepala Pengelolaan Arsip Statis Bapak Aji Ahmad Fauzi, S.T., M.Pd. lalu dua orang arsiparis yaitu Saepuddin, S.IP. dan Agun Gunawan, S.T.
Menurut Dr. Supriadi, M.Pd. Arsip Univeristas adalah salah satu unit kerja yang begitu cepat melakukan perubahan sesuai dengan tuntutan UPI sebagai perguruan tinggi “pelopor dan unggul”. Ini sangat bagus namun perlu didukung oleh Sumber Daya Manusia yang berkompeten dan Sarana Prasarana yang memadai yaitu berupa Gedung arsip yang representative. Disamping dukungan secara kelembagaan, dukungan secara fungsipun harus dikembangkan misalnya memberikan penghargaan berupa tunjangan kepada para pengelola arsip karena tenaga pengelola arsip di UPI bertugas sebagai tenaga fungsional. Jika statusnya sebagai tenaga fungsional maka tunjangannya pun harus ada dan dibayarkan.
Sementara itu Kepala Arsip Universitas Prof. Dr. Budi Santoso, M.Si. menyebutkan bahwa akusisi arsip statis sebagai implementasi dari Peraturan Kepala ANRI No. 31 Tahun 2011 tentang Tata Cara Akuisisi Arsip Statis yang dimulai dari tahap monitoring arsip statis yang menghasilkan arsip yang berpotensi statis, kemudian penilaian arsip usul permanen oleh Tim Penilai arsip statis yang dilakukan oleh Arsiparis dari Arsip universitas, dan terakhir adalah penyerahan arsip statis sesuai dengan hasil pertimbangan tim penilai. Kegiatan serah terima Arsip Statis Kampus UPI di Serang merupakan kegiatan tahap ketiga dan penyerahan arsip statis tahun 2023 adalah penyerahan arsip statis yang kedua, setelah penyerahan pada tahun 2022 lalu. Kami berharap penyerahan arsip statis ini bukan hanya arsip skripsi saja, namun arsip tentang kelembagaan berupa pendirian organisasi, SK pengangkatan pejabat di lingkungan Kampus UPI Serang, karya-karya ilmiah sivitas akademika Kampus UPI di Serang berupa buku, penelitian, HaKI, paten, dan lain-lain untuk bisa diserahkan ke Arsip Universitas sehingga dapat memperkaya khazanah arsip universitas. Proses kegiatan akusisi untuk unit akademik seperti Kampus UPI Serang ini nampaknya sudah berjalan mulai dari proses pengusulan arsip permanen, penilaian dan penyerahan arsip statis sehingga kami berasumsi bahwa unit akademik sudah memahami proses akuisisi sehingga proses penyusutan arsip, penilaian arsip inaktif usul permanen, dan penyerahan arsip permanen ke Arsip Universitas kami anggap unit kerja akademik sudah memahaminya. Namun demikian jika masih ragu, silahkan minta bantuan, saran/arahan dan bimbingan ke kawan-kawan para arsiparis di Arsip Universitas. Perlu diketahui oleh Bapak/Ibu, bahwa arsip statis yang diserahkan ke Arsip Univeristas bukan menjadi milik Arsip Universitas, tetapi tetap milik Kampus UPI Serang, hanya pengelolaannya oleh Arsip Universitas. Karena fungsi dari Lembaga kearsipan Perguruan tinggi adalah mengelola dan menyimpan arsip statis yang mengandung nilai sekunder dan intrinsic, yaitu arsip yang bernilai kesejarahan dan arsip yang memiliki keunikan, unik bisa dilihat dari bahan penciptaan arsip juga informasi arsipnya.
Setelah kegiatan penyerahan arsip statis, dilanjutkan dengan diskusi tentang kearsipan yang pada kesimpulan :
- bahwa Kamda UPI Serang ingin seluruh staf administrasi baik yang di prodi maupun di kasi, juga para pimpinannya diberikan pengetahuan yang komprehensif tentang kearsipan, bagaimana cara membuat surat yang benar itu yang menghasilkan arsip yang sah dan otentik sesuai dengan ketentuan, lalu bagaimana cara mengklasifikasikan arsip karena di Kamda UPI Serang ini kegiatannya meliputi akademik, kemahasiswaan, perkuliahan, kepegawaian, keuangan, sarana prasarana dan lain-lain yang berbeda dengan unit non akademik. Lalu bagaimana cara memberkaskan dan menyusutkan arsip. Sehingga kami menjadi faham berapa lama arsip harus disimpan di prodi atau di unit kerja yang lain, dan kapan harus diserahkan ke arsip universitas. Hal-hal seperti itulah yang ingin diketahui dan dimengerti oleh kami sivitas akademika Kampus UPI di Serang.
- Peserta baru memahami tentang surat yang disebut sah dan otentik, yaitu harus ditandatangani oleh pimpinan unit kerja, diberi cap basah, dan diberi nomor register. Sedangkan untuk otentik tidaknya sebuah arsip, dapat menggunakan instrument Tata Naskah Dinas yang berlaku saat arsip diciptakan. Oleh karena itu pimpinan UPI Kampus Serang sudah merencanakan akan memberikan diklat atau bimbingan teknis tentang pengelolaan kearsipan yang baik dan benar sesuai dengan standar kearsipan dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
- Untuk lebih menambah wawasan dan pengetahuan mengenai kearsipan di berbagai negara, pimpinan Kampus UPI Serang menyarankan agar Arsip Univeristas melakukan kunjungan ke negara-negara yang dianggap sudah bagus pengelolaan arsip statisnya seperti ke Library and Record & Archives Melbourne dan Den Haag, Belanda.