PENYERAHAN ARSIP STATIS UPI KAMPUS SUMEDANG
Bertempat di Smart Class Prodi PGSD UPI Kampus Sumedang, pada hari Selasa 10 Oktober 2023 Direktur UPI Kampus Sumedang, Prof. Dr. Yudha M. Saputra, M.Ed. menyerahkan arsip statis UPI Kampus Sumedang kepada Kepala Arsip Universitas, Prof. Dr. Budi Santosos, M.Si.
Direktur UPI Kampus Sumedang, Prof. Dr. Yudha M. Saputra, M.Ed. menandatangani Berita Acara Penyerahan Arsip Statis UPI Kampus Sumedang disaksikan oleh Kepala Arsip Universitas Prof. Dr. Budi Santoso, M.Si. dalam acara penyerahan arsip statis yang tercipta dari tahun 2008 s.d. 2016.
Arsip Statis UPI Kampus Sumedang yang diserahkan pengelolaannya ke Arsip Universitas merupakan proses dari akuisisi arsip statis yang diawali dengan monitoring dan verifikasi fisik arsip kemudian dilakukan penilaian oleh Tim Penilai Arsip Statis dari Kantor Arsip Universitas dengan pengelola arsip di unit kerja pengusul untuk melakukan konfirmasi secara langsung. Dari penilaian arsip statis ini, Tim Penilai menghasilkan pertimbangan tentang status dari arsip yang diusulkan apakah seluruhnya permanen atau ada yang musnah bahkan masih ada arsip yang retensinya masih inaktif.
Dalam sambutannya, Direktur UPI Kampus UPI Sumedang, Prof. Dr. Yudha M. Saputra, M.Ed. yang dalam kesempatan penyerahan arsip statis tahun 2023 ini didampingi oleh Wakil Direktur Bidang Keuangan dan Sumber Daya, Dr. Maulana, S.Pd., M.Pd. dan Kasi Adum dan Sumber Daya Dra. Hj. Sri Utami mengungkapkan bahwa penyerahan arsip statis Kampus UPI Sumedang ini merupakan penyerahan yang kedua setelah penyerahan arsip statis yang pertama tahun 2022. Dan jumlah arsip yang diserahkan pun pada tahun 2023 ini lebih banyak dari tahun 2022, yaitu 492 item arsip yang terdiri atas karya tulis ilmiah mahasiswa berupa skripsi yang diciptakan tahun 2008 sebanyak 111 skripsi dan tahun 2009 sebanyak 221 skripsi serta arsip tekstual berupa keputusan Direktur Kampus UPI Sumedang tahun 2010 s.d. 2016 sebanyak 160 item.
Bagi UPI Kampus Sumedang keberadaan Arsip Universitas ini sangat dirasakan manfaatnya salah satunya adalah ketentuan dalam pembuatan surat yaitu dengan berpedoman kepada Peraturan Rektor UPI tentang Tata Naskah Dinas sehingga segala urusan surat menyurat dalam rangka kedinasan, kami tidak perlu repot untuk menentukan bentuk ataupun format surat. Oleh karena itu UPI Kampus Sumedang selalu mendukung program kerja Arsip Universitas. Di samping itu, kami sangat berharap kepada Arsip Universitas untuk tidak bosan-bosannya memberikan bimbingan, arahan tentang kearsipan.
Sementara itu Kepala Arsip Universitas Prof. Dr. Budi Santoso, M.Si. yang saat penyerahan arsip statis Kampus UPI Sumedang didampingi oleh Kepala Pengelolaan Arsip Statis Aji Ahmad Fauzi, S.T., M.Pd. mengatakan bahwa UPI Kampus Sumedang merupakan unit pertama yang menyerahkan arsip statis nya di tahun 2023 ini, jadi sosialisasi pengelolaan arsip statis dalam bentuk pembinaan yang kami laksanakan pada tahun 2022 lalu berhasil, karena pada waktu itu kami mengatakan bahwa untuk tahun 2023 Arsip Universitas tidak akan menlakukan monitoring dan sosialisasi arsip statis lagi, jadi jika unit kerja sudah melakukan penyusutan arsip, mana arsip yang permanen dan mana arsip yang musnah agar diusulkan ke Arsip Universitas suntuk dilakukan penilaian. Dan pada sat ini Kampus UPI Sumedang di bawah kepemimpinan Prof. Dr. Yudha M. Saputra, M.Ed. dan dikoordinasikan oleh Wadir Bidang Keuangan dan Sumber Daya Dr. Maulana, S.Pd., M.Pd. menjadi unit akademik yang pertama dalam penyerahan arsip statisnya. Mudah-mudahan ini pertanda suatu kemajuan pengelolaan kearsipan di UPI Kampus Sumedang sehingga bisa menginspirasi baik bagi 4 Kampus Daerah mauoun unit kerja akademik lainnya. Mengalirnya arsip statis dari unit kerja (Unit Kearsipan 2) ke Arsip Universitas adalah menunjukkan bahwa proses pengelolaan arsip dinamis di unit kerja sudah berjalan dengan baik.
Maka Inti dari akuisisi arsip statis ini adalah penyelamatan arsip yang bernilai guna baik primer maupun sekunder sebagai bukti pertanggung jawaban organisasi dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya. Arsip yang diakuisisi berdasarkan Undang-Undnag No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan serta Perka ANRI No. 31 Tahun 2011 tentang Tata Cara Akuisisi Arsip Statis bahwa arsip yang diakuisisi karena memiliki nilai guna, yaitu primer, nilai guna sekunder, dan nilai guna intrinsic. Nilai guna primer adalah arsip yang memiliki nilai guna karena keterkaitan dengan tugas pokok dan fungsi Perguruan tinggi yaitu tridharma, Pendidikan/pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada Masyarakat. Yang kedua adalah nilai guna sekunder, yaitu arsip yang memiliki nilai guna a) kesejarahan bagi organisasi, b) nilai guna untuk keperluan penelitian, dan c) nilai guna informasi untuk kepentingan masyarakat pengguna arsip. dan yang ketiga adalah nilai guna intrinsic, yaitu nilai guna yang melekat (inherent) pada karakteristik dokumen karena faktor keunikan yang terkandung didalamnya seperti usia arsip, isi, cap atau stempel, atau media arsipnya.
Kembali