Bandung,Arsip Unversitas Menyelenggarakan Bimbingan Teknis (Bimtek) dan Pendampingan Pengelolaan Arsip sebagai langkah nyata memperkuat tata kelola administrasi di Fakultas Kedokteran Universitas Pendidikan Indonesia (FK UPI ) Acara ini di hadiri oleh Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaaan Dan Kemitraan Dr. dr. Imas Damayanti, M.Kes.dan Wakil Dekan Bidang Pendidikan Dan Penjaminan Mutu,dr. Pipit Pitriani, M.Kes., Ph.D. Beserta Staf Jajaran Lainya.
Acara ini dibuka oleh Wakil Dekan Bidang Sumber Daya dan Umum, Dr. dr. Lucky Angkawidjaja Roring, M.Pd, AIFO, yang menyampaikan apresiasi atas pencapaian FK sebagai unit pengolah arsip terbaik pertama di tingkat universitas. Beliau menekankan bahwa arsip medis dan administratif memiliki nilai vital sebagai instrumen pelacakan kebijakan dan fondasi operasional fakultas, sehingga ketertiban data menjadi hal yang mutlak.
Meskipun telah meraih prestasi membanggakan, Dr. Lucky mengingatkan seluruh civitas akademika untuk terus melakukan perbaikan berkelanjutan (continuous improvement). Fokus utama ke depan adalah menyempurnakan tata cara pengarsipan sesuai standar nasional guna mempertahankan prestasi yang telah diraih. Hal ini sejalan dengan paparan Kepala Kantor Arsip Universitas, Dr. Rasto, M.Pd., yang menekankan pentingnya konsistensi dalam implementasi aturan universitas, terutama dalam menghadapi era transformasi digital melalui aplikasi Srikandi untuk mempercepat proses birokrasi.
Dr. Rasto juga menyoroti aspek keamanan data digital bagi arsip vital kedokteran serta efisiensi ruang melalui pengurangan dokumen fisik yang terstruktur. Selain digitalisasi, pemahaman mengenai siklus hidup arsip melalui penyusutan dan penataan secara periodik menjadi poin krusial. Pengelolaan yang baik harus mencakup pemusnahan dokumen yang tidak lagi memiliki nilai guna berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), sehingga arsip inaktif dapat ditemukan kembali dengan mudah saat dibutuhkan untuk keperluan audit maupun akreditasi.
Selanjutnya, Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan, Asep Mulyana, S.A.P., M.Pd., memberikan panduan teknis mengenai akurasi penentuan kode klasifikasi sejak tahap penciptaan surat. Kesalahan dalam klasifikasi dapat berdampak fatal, seperti musnahnya arsip yang seharusnya permanen. Beliau mewajibkan setiap unit kerja di tingkat fakultas maupun program studi untuk memiliki agenda surat keluar dan masuk yang terintegrasi dengan kode klasifikasi guna mempermudah staf dalam menjaga autentisitas dokumen tanpa harus membuka peraturan secara manual.
Sebagai penutup, ditekankan bahwa kesuksesan sistem kearsipan yang canggih sangat bergantung pada kompetensi sumber daya manusia yang memadai. Peserta diingatkan untuk membangun kesadaran kolektif bahwa arsip adalah aset organisasi yang berharga, bukan beban administratif. Dengan sinergi antara teknologi digital, ketertiban klasifikasi, dan SDM yang profesional, FK UPI diharapkan mampu menjadi pelopor dalam mewujudkan konsep Green Office dan birokrasi modern yang efisien di lingkungan universitas.(AT)
