Silaturahim Arsiparis Di Lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia
Di penghujung bulan Agustus 2023, Arsip Universitas mengajak para Arsiparis yang ada di Lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia untuk bersilaturahmi berkumpul di ruang rapat Arsip Universitas, Gedung University Center Lantai 6, momen ini merupakan momen kebersamaan, diskusi, saling tukar pikiran/gagasan dan permasalahan arsip dan kearsipan yang disampaikan oleh para arsiparis mulai dari pengelolaan arsip di unitnya, bagaimana pimpinan unit saling berkoordinasi dalam proses penyelenggaraan kearsipan di unitnya, sampai dengan membicarakan karir kedepannya Arsiparis yang ada di UPI. Selain itu momen ini merupakan momen yang strategis untuk dapat menampung semua permasalahan kearsipan di UPI dan sebagai bentuk kerjasama berkelanjutan dalam kebijakan kearsipan di tahun mendatang.
Selain itu, dengan sudah diterbitkannya Surat Keputusan Rektor Universitas Pendidikan Indonesia Nomor 1267/UN40/HK.06/2023 tentang Rebranding Universitas Pendidikan Indonesia dan Tata Cara Penggunaannya terdapat Sebagian isinya yang menjadi sorotan oleh Arsip Universitas antara lain ketidaksesuaian bentuk naskah, bentuk logo, dll. Yang tidak sesuai dengan Peraturan Tata Naskah Dinas. Namun hal tersebut sudah mendapatkan klarifikasi dari yang bersangkutan bahwa memang ada kesalahan, selanjutnya pada saat sosialisasi akan disampaikan bahwa segala bentuk surat dan bagiannya sesuai dengan Tata Naskah Dinas yang sudah di tetapkan sebelumnya.
Kemudian Rektor UPI sudah memberi lampu hijau, bahwa Arsip Universitas akan diberikan Gedung Arsip yaitu Gedung yang saat ini digunakan oleh Fakultas Pendidikan Seni dan Desain (FPSD) sehubungan dengan FPSD sudah memiliki Gedung baru yang saat ini sedang proses finishing. Mudah-mudahan tahun 2024 gedung Arsip Universitas segera terwujud, sehingga penyimpanan arsip khususnya arsip statis akan lebih aman dan tidak bercampur dengan tempat penyimpanan arsip media baru lainnya.
Sebagai informasi, dalam Pengawasan internal kearsipan yang dilakukan pada tahun 2022 yang lalu hasil sementara penilaian baru bisa disampaikan pada akhir bulan Juli 2023 untuk selanjutnya review kembali oleh unit tersebut apabila ada yang tidak sesuai atau ada yang perlu dibicarakan serta di tandatangani. Setelah itu hasil sementara tersebut akan ditindaklanjuti oleh Arsip Universitas untuk dibuatkan LAKI.
Adapun tindak lanjut dari pengawasan ini, kami akan melakukan bimbingan teknis khususunya bagi unit-unit yang tidak memiliki arsiparis, karena jika unit nya memiliki arsiparis pembinaan kearsipan bisa dilakukan oleh arsiparis yang ada di unit tersebut. Namun jika membutuhkan bantuan Arsip Universitas, maka kami siap membantunya. Sementara untuk unit akademik, diharapkan bisa menyelenggarakan sendiri kegiatan bimteknya dnegan mengundang narasumber dari Arsip Universitas. sedangkan untuk unit non akademik yang tidak memiliki Kasi Adum dan Sumber Daya seperti UPT, maka pelaksanaan bimbingann teknis kearsipannya akan difasilitasi oleh Arsip Universitas.
#UPI
#UniversitasPendidikanIndonesia
#ArsipUniversitas
#ArsipTertataUPITerjaga
(FR)
Kembali