SMK Bina Essa Laksanakan Kunjungan dan Pembelajaran Kontekstual Bidang Kearsipan di Arsip Universitas UPI
Bandung, 22 September 2026 — Dalam rangka memperkuat pembelajaran kontekstual, SMK Bina Essa melaksanakan kunjungan ke Arsip Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) pada Selasa, 22 September 2026. Kegiatan ini menjadi bagian dari implementasi pembelajaran pada Konsentrasi Keahlian Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis, khususnya untuk memberikan pengalaman langsung kepada peserta didik mengenai pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan. Kunjungan tersebut dibuka oleh Kepala Seksi Pengelolaan dan Pelestarian Arsip, Dr. Yudi Kusumah, M.Pd., dan diikuti oleh peserta didik serta guru pendamping SMK Bina Essa. Melalui kegiatan ini, peserta didik mendapatkan kesempatan untuk mengenal lingkungan kerja kearsipan, memahami pengelolaan arsip secara langsung, serta berdiskusi mengenai pentingnya arsip dalam mendukung administrasi dan keberlangsungan informasi suatu lembaga.
Kepala SMK Bina Essa, Dr. Rini Risanti, S.Si., M.P., menyampaikan bahwa kegiatan kunjungan tersebut dilaksanakan agar peserta didik tidak hanya memperoleh pengetahuan secara teoritis di sekolah, tetapi juga mendapatkan pengalaman dan wawasan mengenai penerapan kearsipan di lingkungan kerja. Menurutnya, kompetensi kearsipan menjadi salah satu keterampilan penting bagi peserta didik yang nantinya akan memasuki dunia kerja, khususnya di bidang administrasi dan manajemen perkantoran. Namun, kemampuan mengelola arsip tidak hanya dibutuhkan dalam lingkungan perusahaan atau lembaga.
Keterampilan tersebut juga relevan dalam berbagai bidang, termasuk organisasi, pendidikan, maupun kegiatan kewirausahaan. Kemampuan mengelola dokumen dan informasi secara tertib, sistematis, serta mudah ditemukan kembali merupakan bagian penting dalam mendukung tata kelola yang baik. Dr. Rini juga menekankan bahwa kearsipan tidak dapat dipandang hanya sebagai kegiatan menyimpan dokumen, karena arsip memiliki peran dalam menjaga informasi, menyediakan bukti kegiatan, serta merekam perjalanan dan sejarah suatu organisasi. Bagi peserta didik kelas X yang masih berada pada tahap mengenal Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis, kegiatan ini diharapkan dapat membuka wawasan mengenai apa itu kearsipan, mengapa arsip penting, serta bagaimana penerapannya dalam lingkungan kerja.
Kepala Arsip Universitas UPI, Dr. Rasto, M.Pd., dalam pemaparannya memperkenalkan lingkungan kerja dan sumber daya manusia yang terlibat dalam pengelolaan kearsipan di Arsip Universitas UPI. Ia menjelaskan bahwa pengelolaan arsip membutuhkan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi, mengingat arsip memiliki peran penting dalam mendukung penyelenggaraan administrasi, pendidikan, serta keberlangsungan informasi suatu lembaga. Dr. Rasto juga mengajak peserta didik untuk melihat bidang kearsipan sebagai salah satu bidang yang memiliki peluang pengembangan kompetensi dan dunia kerja yang luas, karena pengelolaan arsip tidak hanya dilakukan pada lembaga kearsipan, tetapi juga dibutuhkan di berbagai unit kerja, fakultas, universitas, perusahaan, organisasi, dan institusi lainnya. "Dokumen harus dikelola oleh sumber daya manusia. Oleh karena itu, peluang kerja di bidang kearsipan bukan hanya ada di lembaga kearsipan," jelas Dr. Rasto.
Ia juga mengingatkan peserta didik agar tidak memandang pengelolaan arsip sebagai pekerjaan yang berada di belakang layar, karena pengelola arsip memiliki peran penting sebab arsip menjadi sumber informasi dan pengetahuan yang mendukung aktivitas organisasi. Lebih lanjut, Dr. Rasto mengaitkan kearsipan dengan manajemen pengetahuan (knowledge management), di mana pengetahuan yang dimiliki organisasi perlu dikelola dan dijaga agar dapat dimanfaatkan secara berkelanjutan. "Jangan minder menjadi pengelola arsip. Arsip memiliki peran penting. Belajarlah dengan sungguh-sungguh dan praktikkan pengelolaan arsip dalam kehidupan sehari-hari," pesannya kepada peserta didik. Dalam kesempatan tersebut, peserta didik juga mendapatkan pengenalan mengenai aspek teknis kearsipan, termasuk pentingnya autentikasi arsip untuk memastikan arsip dapat dipercaya sebagai sumber informasi dan bukti.
Sementara itu, Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Arsip Universitas UPI, Asep Mulyana, S.A.P., M.Pd., memberikan pemahaman mengenai nilai strategis arsip sekaligus perkembangan penyelenggaraan kearsipan di lingkungan UPI. Ia menyampaikan bahwa penyelenggaraan kearsipan di UPI terus menunjukkan perkembangan positif, yang salah satunya tercermin dari pelaksanaan pengawasan kearsipan eksternal oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) terhadap UPI. Asep menjelaskan bahwa dalam proses pengawasan tersebut, tidak terdapat poin penilaian yang sebelumnya diberikan oleh Tim Pengawas Kearsipan Internal UPI yang kemudian dikoreksi oleh Tim Pengawas Kearsipan Eksternal ANRI. "Hal ini menunjukkan bahwa kompetensi kita dalam penyelenggaraan dan pengawasan kearsipan telah mendapatkan apresiasi. Apa yang selama ini kita kerjakan tidak sia-sia, karena proses yang dilakukan secara internal dapat dipertanggungjawabkan ketika diverifikasi melalui pengawasan eksternal," jelas Asep.
Tidak hanya membahas aspek pengawasan, Asep mengajak peserta didik untuk memahami arsip dari perspektif yang lebih luas. Menurutnya, arsip tidak semestinya dipahami hanya sebagai kumpulan dokumen yang disimpan dan ditata, tetapi memiliki nilai penting bagi kehidupan manusia maupun organisasi, karena arsip merupakan bagian dari memori dan ingatan yang dapat menunjukkan identitas diri, perjalanan keluarga, berbagai peristiwa yang pernah terjadi, serta perkembangan suatu organisasi. Dalam konteks kelembagaan, arsip menjadi rekaman perjalanan organisasi yang menunjukkan identitas, perkembangan, kegiatan, dan berbagai capaian yang telah diraih, sehingga tidak hanya berkaitan dengan masa lalu, tetapi juga menjadi sumber informasi untuk kebutuhan masa kini dan masa depan. Asep juga mengajak peserta didik untuk mengubah cara pandang terhadap arsip yang selama ini sering dipersepsikan sebagai tumpukan dokumen lama, berdebu, rusak, dan tidak terpakai. "Ketika mendengar kata arsip, sering kali yang terbayang adalah tumpukan dokumen lama, kotor, rusak, dan memenuhi ruangan. Padahal, arsip tidak hanya seperti itu. Arsip memiliki nilai informasi, nilai pembuktian, serta nilai sejarah yang sangat penting," ungkap Asep.
Ia menjelaskan bahwa pengelolaan arsip yang baik akan memudahkan organisasi dalam menemukan kembali informasi yang dibutuhkan, sekaligus mendukung proses pengambilan keputusan, pelayanan, pertanggungjawaban kegiatan, serta pemeliharaan memori kelembagaan. Karena itu, peserta didik didorong untuk memahami kearsipan sebagai kompetensi yang memiliki nilai strategis, bukan sekadar pekerjaan administratif, agar generasi muda mampu menciptakan, mengelola, menjaga, dan memanfaatkan arsip secara tertib dan bertanggung jawab. Kegiatan kunjungan dan pembelajaran kontekstual ini memberikan kesempatan kepada peserta didik SMK Bina Essa untuk melihat secara langsung praktik pengelolaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi, sehingga diharapkan semakin memahami bahwa arsip memiliki keterkaitan dengan berbagai aspek kehidupan, mulai dari administrasi, informasi, bukti kegiatan, sejarah, identitas, hingga pengetahuan organisasi. Kegiatan ini sekaligus menjadi bagian dari upaya memperkenalkan dunia kearsipan kepada generasi muda dan membangun kesadaran bahwa arsip bukan sekadar dokumen yang disimpan, melainkan sumber informasi, bukti, memori, identitas, dan pengetahuan yang perlu dikelola secara profesional. Arsip Universitas UPI berharap kegiatan pembelajaran kontekstual seperti ini dapat terus memberikan ruang bagi peserta didik untuk mengenal praktik kearsipan secara lebih dekat serta menumbuhkan minat dan kompetensi di bidang kearsipan sebagai bagian dari kesiapan menghadapi dunia pendidikan maupun dunia kerja. (AT)
Kembali