UPI Berbagi Strategi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan dalam FGD Instrumen ASKE PTN di ANRI
Selasa, 6 Oktober 2026 | Arsip Universitas UPI
Jakarta, UPI
Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) turut berkontribusi dalam penyempurnaan instrumen pengawasan kearsipan nasional melalui kegiatan Focus Group Discussion (FGD) Instrumen Pengawasan Audit Sistem Kearsipan Eksternal (ASKE) untuk Perguruan Tinggi Negeri (PTN). Kegiatan yang diselenggarakan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) melalui Pusat Pengawasan dan Akreditasi Kearsipan ini berlangsung pada Selasa, 6 Oktober 2026, di Ruang Sumartini, Gedung A, ANRI, Jakarta.
FGD dihadiri perwakilan pimpinan dan staf arsip dari 35 perguruan tinggi di seluruh Indonesia. Kegiatan ini digelar untuk mereviu perubahan Instrumen Audit Sistem Kearsipan Eksternal PTN sebagaimana diatur dalam Keputusan Kepala ANRI Nomor 250 Tahun 2024 dan Nomor 130 Tahun 2025, sekaligus menghimpun masukan dari para pengguna instrumen. Peserta diminta mempelajari form ASKE sebelum acara agar dapat memberikan tanggapan secara langsung dalam diskusi.
Acara diawali dengan sambutan dan pembukaan resmi oleh Kepala Pusat Pengawasan dan Akreditasi Kearsipan ANRI, dilanjutkan sesi sharing session bertema strategi pengawasan kearsipan dan diskusi. Pada sesi tersebut, UPI dan Universitas Airlangga diundang untuk berbagi pengalaman. Sesi berikutnya diisi pemaparan draf perubahan instrumen, khususnya pembahasan indikator baru, oleh arsiparis Pusat Pengawasan dan Akreditasi Kearsipan.
UPI diwakili Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Arsip Universitas, Asep Mulyana, S.A.P., M.Pd., berdasarkan surat tugas Wakil Rektor Bidang Perencanaan dan Keuangan. Dengan tajuk “Pembinaan Kuat, Pengawasan Akurat, Kearsipan Sehat”, ia memaparkan pengalaman UPI dalam membenahi pembinaan dan pengawasan kearsipan sebagai strategi menghadapi pengawasan eksternal.
Dalam paparannya, Asep Mulyana menjelaskan bahwa pada Juli 2023 peran Arsip Universitas sebagai lembaga kearsipan perguruan tinggi belum berjalan optimal. Arsip masih menumpuk di unit pencipta, Daftar Arsip belum tersedia, penetapan Unit Pengolah dan Unit Kearsipan II belum jelas, dan penyusutan arsip belum pernah dilakukan. Pengawasan kearsipan pun belum menghasilkan nilai yang dapat dipertanggungjawabkan.
Menjawab kondisi tersebut, UPI menempuh langkah pembenahan yang berfokus pada regulasi, perangkat, dan pembinaan berbasis praktik. Beberapa langkah yang dibagikan antara lain:
1. Penyusunan format terpadu Daftar Arsip dalam bentuk aplikasi yang mudah digunakan tanpa menunggu pengembangan aplikasi induk, sehingga Daftar Arsip terbentuk otomatis dari pengisian agenda naskah.
2. Bimbingan langsung ke unit kerja secara rutin dan terjadwal, disertai supervisi atau pendampingan berkala untuk memantau implementasi.
3. Forum diskusi, koordinasi, dan konsultasi yang mempertemukan pengelola arsip di tingkat pelaksana dengan pimpinan unit kerja.
4. Layanan konsultasi melalui helpdesk daring dengan chatbot 24 jam dan aplikasi SIBINWASARTAS.
5. Pemeringkatan dan penghargaan bagi Unit Kearsipan II dan Unit Pengolah terbaik, dengan nilai pengawasan kearsipan internal yang ditetapkan Rektor dan diumumkan pada kegiatan Dies Natalis.
Untuk menghadapi ASKE, UPI mendorong pengelola arsip di setiap lini mempelajari instrumen terbaru, melakukan evaluasi mandiri, serta mengumpulkan dan mengunggah bukti dukung sepanjang tahun melalui bagian Pengawasan pada SIBINWASARTAS. Dengan cara ini, pemenuhan bukti tidak menumpuk pada waktu tertentu dan tidak mengganggu kegiatan lainnya. Koordinasi dan konsultasi dengan tim pengawasan kearsipan eksternal juga dinilai penting untuk menjawab kendala yang belum dipahami.
Selain berbagi pengalaman, Asep Mulyana menyampaikan sejumlah masukan untuk penyempurnaan instrumen ASKE. Di antaranya, pemanfaatan aplikasi berbasis web yang dapat digunakan seluruh objek pengawasan dalam pengawasan internal maupun eksternal, penggunaan bahasa instrumen yang lebih mudah dipahami oleh objek pengawasan yang belum semuanya akrab dengan istilah kearsipan, serta peninjauan kembali penilaian yang berulang pada satu butir. Contohnya, ketiadaan arsiparis yang berpotensi dinilai dua kali karena ketidakkompetensian juga ikut dinilai.
Selain itu, Asep Mulyana memberikan masukan juga, agar bahasa dalam instrumen dibuat lebih sederhana dan tidak ambigu yang dapat menimbulkan banyak tafsir. Penggunaan istilah juga agar lebih konsisten sehingga tidak membingungkang pengguna. Masukan lain yang disampaikan termasuk pada item sumber daya keuangan, dimana penambahan 25% setiap tahun dengan kondisi saat ini, itu tentu akan memberatkan. Intrumen yang dibuat hendaknya ada acuan dasarnya, sehingga pada akhirnya dapat memotret kondisi kearsipan yang sesungguhnya.
Melalui keikutsertaan dalam FGD ini, Arsip Universitas UPI berharap pengalaman dan masukan yang disampaikan dapat memperkaya penyempurnaan instrumen pengawasan kearsipan PTN. UPI juga berkomitmen terus memperkuat pembinaan dan pengawasan kearsipan agar penyelenggaraan kearsipan di lingkungan kampus semakin tertib, akuntabel, dan sehat.
Unit Kerja: Arsip Universitas, Universitas Pendidikan Indonesia
Kembali