UPI Gelar Pengarahan Persiapan Audit Keuangan: Penataan Arsip Jadi Prioritas
BANDUNG – Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) menunjukkan komitmennya terhadap transparansi dan akuntabilitas dengan menggelar rapat pengarahan persiapan audit keuangan, bagi pimpinan unit,BPP,Staf BPP,Pengelola Arsip Unit Kerja periode s.d Agustus 2025 berdasarkan SOTK UPI Tahun 2022 Yang mengalami perubahan di SOTK UPI Tahun 2025.Kegiatan ini Diinisiasi oleh Satuan Pengawas Internal (SPI) bekerjasama dengan Arsip Universitas di bawah arahan dan koordinasi Wakil Rektor Bidang Perencanaan dan Keuangan (Warek PK), kegiatan ini fokus utama pada keberlangsungan pengelolaan untuk penyelamatan arsipnya. Rapat yang diadakan di Gedung University Center pada Senin (26/1/2026) ini menekankan pentingnya pengelolaan dokumentasi yang rapi sebagai syarat mutlak sebuah kegiatan dianggap sah.
Kepala Arsip Universitas mengingatkan seluruh peserta tentang prinsip dasar akuntabilitas. "Jika tidak didokumentasikan, kegiatan itu dianggap tidak terjadi," tegasnya, menyoroti tanggung jawab kearsipan yang melekat meskipun terjadi pergantian pejabat. Pesan ini menjadi pengingat serius bagi 31 peserta yang hadir mengenai konsekuensi bila arsip tidak tertata dengan baik, mulai dari terhambatnya transparansi hingga meningkatnya risiko kesalahan data.
Guna memastikan kesiapan optimal, Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan memaparkan rencana kerja yang terstruktur dalam dua tahap. Tahap pertama, yang berlangsung dari 26 hingga 29 Januari 2026, berfokus pada penyiapan awal arsip dan pemeriksaan kesiapan. Tahap kedua yang lebih intensif dijadwalkan pada 23–27 Februari 2026, mencakup pembuatan daftar arsip, penataan fisik dalam boks, dan proses serah terima arsip secara resmi.
Antusiasme peserta terlihat dari berbagai pertanyaan yang muncul, termasuk diskusi mengenai kebutuhan sarana prasarana penunjang , Perwakilan SPI juga turut memberikan panduan penting, meminta para BPP tidak hanya menyiapkan Buku Kas Umum (BKU), tetapi juga kelengkapan lain yang sering diminta auditor, seperti data arsip SDM dan aset.
Sesi diskusi berlangsung interaktif saat membahas kendala teknis, salah satunya terkait keterbatasan ruang simpan di unit kerja. Riksa Akhmad Khaydar, A.Md. (Staf BPP Wakil Rektor), memberikan atensi terkait tumpukan arsip yang kian bertambah.
Menanggapi hal tersebut, Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan menjelaskan bahwa arsip sejatinya mengalir mengikuti siklus hidupnya. Dengan manajemen yang benar, arsip tidak akan menumpuk di unit pencipta karena muaranya adalah penyerahan ke Depo Arsip sebagai arsip statis atau dimusnahkan jika telah habis masa retensinya.
Rapat pengarahan ini ditutup dengan semangat kolektif dan kesepakatan untuk melaksanakan seluruh tahapan kegiatan sesuai jadwal yang telah ditetapkan. Melalui inisiatif ini, UPI menunjukkan keseriusannya dalam menciptakan tata kelola keuangan yang akuntabel dan berbasis bukti kearsipan yang kuat, memastikan kelancaran proses audit di masa mendatang.