UPI Selenggarakan Pembinaan Kearsipan melalui Layanan Preservasi Arsip Masyarakat
Bandung, 16 September 2026 — Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) melalui Arsip Universitas menyelenggarakan kegiatan Pembinaan Kearsipan: Pelayanan Preservasi Arsip Masyarakat pada Rabu, 16 September 2026. Kegiatan ini diselenggarakan bekerja sama dengan Direktorat Pelestarian dan Perlindungan Arsip, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), serta Depot Arsip Berkelanjutan ANRI Jawa Barat.
Kegiatan ini merupakan bagian dari upaya meningkatkan pemahaman masyarakat mengenai pentingnya menjaga, merawat, dan melestarikan arsip keluarga sebagai sumber informasi, identitas, serta warisan yang bernilai bagi generasi mendatang.
Kegiatan yang berlangsung di lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia tersebut dibuka secara resmi oleh Prof. Dr. Rudi Susilana, M.Si., Wakil Rektor Bidang Perencanaan dan Keuangan UPI. Dalam sambutannya, beliau menyampaikan apresiasi atas terselenggaranya kegiatan tersebut serta mengucapkan terima kasih atas kerja sama antara ANRI dan UPI. Beliau berharap kolaborasi tersebut dapat terus berkelanjutan.
Kegiatan ini menghadirkan Afrizal Zurman, S.Si., M.Han., selaku Direktur Pelestarian dan Perlindungan Arsip ANRI, yang dalam sambutannya menekankan pentingnya arsip. Turut hadir Dr. Rasto, M.Pd., selaku Kepala Arsip Universitas Pendidikan Indonesia, serta Parno Nusantara, S.T., M.T.I., selaku Ketua Tim Restorasi Arsip, yang bertindak sebagai pemateri. Kegiatan dipandu oleh Muhamad Haris Budiawan, S.S., dengan Asep Mulyana, S.A.P., M.Pd., sebagai moderator.
Kegiatan tersebut dihadiri secara luring oleh para pengelola UK II serta perwakilan mahasiswa dari Program Studi Manajemen Perkantoran dan Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi. Selain itu, kegiatan juga diikuti secara daring oleh 207 peserta yang merupakan para pengelola UP di lingkungan UPI.
Dalam pemaparannya, narasumber menjelaskan bahwa arsip keluarga merupakan khazanah arsip atau manuskrip yang tercipta sebagai informasi terekam mengenai keberadaan dan peran individu anggota keluarga dalam hubungannya dengan masyarakat, serta pengelolaan kekayaan keluarga. Arsip keluarga memiliki nilai penting karena tidak hanya berkaitan dengan aspek administrasi, tetapi juga menjadi bagian dari identitas dan perjalanan sejarah keluarga.
Lebih lanjut dijelaskan bahwa arsip keluarga dapat berfungsi sebagai bukti legalitas dan administrasi, sarana perlindungan hak, bukti kepemilikan aset, serta sumber informasi mengenai sejarah dan identitas keluarga. Dokumen seperti akta kelahiran, kartu keluarga, akta perkawinan, akta perceraian, akta kematian, ijazah, sertifikat tanah, polis asuransi, hingga dokumen kepemilikan kendaraan merupakan bagian dari arsip yang perlu dikelola dan dilindungi dengan baik.
Kegiatan pembinaan ini juga membahas berbagai faktor yang dapat menyebabkan kerusakan arsip keluarga, di antaranya kelembapan tinggi, suhu ekstrem, pencahayaan berlebihan, jamur, serangga, hewan pengerat, banjir, kebakaran, dan gempa bumi. Selain faktor lingkungan dan bencana, pengelolaan serta penyimpanan arsip yang tidak tepat juga dapat meningkatkan risiko kehilangan maupun kerusakan arsip.
Guna mengurangi risiko tersebut, masyarakat diberikan pemahaman mengenai tahapan pengelolaan arsip keluarga, mulai dari identifikasi, penataan, penyimpanan, alih media, hingga langkah penyelamatan pada saat terjadi bencana. Arsip keluarga yang telah diidentifikasi dan ditata dapat disimpan menggunakan sarana yang aman, termasuk Tas Arsip Siaga Bencana (TARSINA), sehingga memudahkan proses evakuasi apabila terjadi bencana.
Materi kegiatan juga memberikan perhatian khusus terhadap proses preservasi arsip. Penanganan arsip yang mengalami kerusakan perlu dilakukan secara hati-hati melalui beberapa tahapan, yaitu memisahkan lembar arsip, membersihkan kotoran, melakukan pengeringan secara tepat terhadap arsip yang basah, serta menata kembali arsip setelah proses penanganan selesai.
Dalam kegiatan tersebut turut dijelaskan bahwa laminasi tidak dianjurkan sebagai metode pemeliharaan arsip, antara lain karena dapat menimbulkan risiko terhadap kondisi fisik arsip, menghambat proses autentikasi, serta menyulitkan proses digitisasi. Sebagai alternatif, salah satu metode preservasi yang diperkenalkan adalah enkapsulasi, yaitu penempatan arsip di antara dua lembar film polyester transparan tanpa merekatkan film tersebut pada arsip. Metode ini dinilai efektif dalam memberikan perlindungan terhadap debu dan kotoran, memberikan dukungan terhadap arsip yang rapuh, serta relatif mudah dibuka kembali.
Selain upaya preventif, kegiatan ini juga memperkenalkan Layanan Restorasi Arsip Keluarga (LARASKA), yaitu layanan perbaikan arsip bagi masyarakat atau keluarga yang arsipnya mengalami kerusakan, termasuk akibat bencana. Layanan tersebut bertujuan membantu memulihkan arsip agar dapat digunakan kembali dalam memenuhi kebutuhan keluarga serta melindungi hak-hak keperdataan masyarakat.
Melalui kegiatan Pembinaan Kearsipan: Pelayanan Preservasi Arsip Masyarakat, UPI bersama ANRI mendorong tumbuhnya kesadaran bahwa arsip keluarga bukan sekadar dokumen yang disimpan, melainkan merupakan jejak kehidupan, identitas, bukti hak, serta warisan informasi bagi generasi berikutnya.
Kegiatan ini diharapkan dapat memperkuat pemahaman masyarakat dalam mengelola dan melindungi arsip keluarga secara tepat, sehingga informasi yang terkandung di dalamnya tetap terjaga, dapat dimanfaatkan pada saat diperlukan, dan dapat diwariskan kepada generasi mendatang.(AT)
Lestarikan Arsip, Wariskan Cerita, Bangun Masa Depan.
Kembali